c. Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah
orang atau pejabat sekaligus. 6.
Jenis surat berdasarkan segi keamanannya Ditinjau dari segi keamanan isinya, surat dapat diklasifikasikan
sebagai berikut: a.
Surat rahasiakonfidensial biasa diberi kode “RHS” atau “R”, yakni surat atau dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain
selain yang jelas dituju orah surat itu. Pengiriman surat rahasia dilakukan dengan mempergunakan dua amplop. Adapun surat
konfidensial ialah surat yang isinya cukup diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi rahasia.
b. Surat sangat rahasia biasa diberi kode “SRHS” atau “SR”, yakni
surat yang tingkat kerahasiaannya sangat tinggi, biasanya yang berhubungan erat dengan keamanan negara. Pengiriman surat sangat
rahasia dilakukan dengan menggunakan tiga buah amplop. Amplop pertama diberi tanda “sangat rahasia” dan kemudian dilem.
Kemudian amplop ini dimasukkan dalam amplop kedua yang diberi tanda “sangat rahasia” dan dilem. Selanjutnya, kedua amplop ini
dimasukkan pada amplop ketiga, yang merupakan amplop biasa tidak diberi tanda.
c. Surat biasa, yakni surat rutin yang kalau isinya terbaca oleh orang
lain tidak akan menimbulkan sesuatu yang berakibat buruk bagi pihak-pihak yang terkait.
7. Jenis surat berdasarkan kemendesakannya
Berdasarkan kemendesakan atau urgensinya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya ditanggapi
atau diselesaikan atau diketahui oleh penerima. Oleh karena itu, pengirimannya pun harus dilakukan dalam waktu yang sesingkat-
singkatnya. b.
Surat segera, yakni surat yang isinya harus segera ditanggapi atau diselesaikan atau diketahui oleh penerimanya, tetapi tidak perlu
dalam waktu yang sesingkat-singkatnya seperti surat yang bersifat “sangat segera”.
c. Surat biasa, yakni surat yang isinya memerlukan tanggapan atau
penyelesaiannya secara cepat. Pengurusannya dilakukan menurut urutan datangnya surat.
2.7. Arsip
Arsip records yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap
catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek pokok persoalan ataupun
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Barthos : 2007
Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk pada pengertian arsip tersebut adalah surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga,
kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu Archeon, Arche
yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan kantor. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara
maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut: a.
Arsip berbasis kertas paper records yaitu arsip-arsip berupa teks yang tertulis diatas kertas. Bentuk arsip yang bermedia kertas ini juga lazim
disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
b. Arsip pandang-dengar audio-visual records merupakan arsip yang
dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang-dengar dapat dirinci kembali dalam 3 kategori:
c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di
dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records.
1. Arsip gambar statik static image, contohnya foto.
2. Arsip citra bergerak moving image, contohnya video, film, dan
sebagainya. 3.
Arsip rekaman suara sound recording, contohnya kaset.
2.8. Arsip dan Administrasi
Hubungan arsip dengan administrasi merupaka suatu hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip
sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
1. Proses
Arsip tercipta sebagai endapan informasi yang terekam dari pelaksanaan kegiaatan administrasi suatu instansikorporasi. Arsip
merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:
a. Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk
kepentingan operasional instansi korporasi secara fungsional.
b. Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit
informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam
waktu yang secepat mungkin. 2.
Fungsi Arsip Menurut UU No. 7 Tahun 1971, fungsi arsip membedakan: Barthos :
2007 a.
Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya dan dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi
manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna yang
berkelanjutan continuing value. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadui dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus
diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi.
Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
2.9. Records Management Manajemen Arsip Dinamis
