tahun 2010 data server diletakkan di Serpong yaitu German Center. PT. Semen Padang yang dahulunya memakai sistem database oracle, mulai 1
Januari 2010 PT. Semen Padang beralih ke SAP. PT. Semen Padang memiliki jaringan Virtual Private Network VPN dengan PT. Semen Tonasa dan PT.
Semen Gresik.
4.1.2. Visi dan Misi PT Semen Padang
a. Visi
Menjadi industri semen yang andal, unggul dan berwawasan lingkungan
b. Misi
1. Meningkatkan nilai perusahaan bagi stakeholder, bertumbuh dan
memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. 2.
Mengembangkan industri berwawasan lingkungan. 3.
Mengembangkan sumber daya manusia yang kompeten dan profesional.
4.1.3. Struktur Organisasi PT Semen Padang
Struktur organisasi mempunyai peranan penting dalam perusahaan karena menggambarkan adanya pembagian ker ja sebagai penjabaran tugas
sehingga setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab untuk melakukan tugas tertentu sesuai dengan tugas masing-masing. Melalui struktur organisasi
dapat diketahui garis pertanggung jawaban di dalam sebuah perusahaan.
Setiap unit akan mempertanggung jawabkan semua kegiatan dan usaha yang telah dijalankan sesuai dengan batas wewenang yang diberikan. Makin tinggi
tingkatan suatu unit tertentu, maka makin luas bidang tanggung jawabnya. Struktur organisasi PT Semen Padang sering mengalami perubahan sesuai
dengan tuntutan perkembangan dan kemajuan perusahaan. Struktur organisasi yang terlihat pada gambar berikut adalah struktur organisasi yang ditetapkan
oleh Surat Keputusan Direksi No.003SKDDESDM01.2006. Struktur organisasi PT Semen Padang bila dikelompokkan berdasarkan
tugas dan wewenang adalah sebagai berikut: 1.
Dewan Komisaris Dewan Komisar is dipilih dalam rapat umum pemegang saham RUPS.
Tugas dewan ini secara umum adalah sebagai dewan pengarah steering committee
dan tempat berkonsultasi bagi direktur dalam mengambil suatu keputusan.
2. Dewan Direksi
Dewan Direksi terdiri dari Direktur Utama yang dibantu oleh 4 empat orang Direktur yaitu Direktur Pemasaran, Direktur Produksi, Direktur
Litbang dan Operasi serta Direktur Keuangan yang diangkat berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan No. 296KMK.0161995 tanggal 6 Juli
1995. Direktur Utama merupakan orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh aktifitas dan jalannya perusahaan. Dalam menjalankan
aktivitasnya Direktur Utama dibantu oleh direktur-direktur dan staf ahli bagian pengawasan intern serta program pengendalian mutu terpadu dan
lembaga-lembaga penunjang lainnya. Departemen yang langsung berada dibawah Direktur Utama adalah:
1. Direktur Pemasaran yang membawahi
a. Departemen Penjualan
b. Departemen Perencanaan dan Pengembangan Pemasaran
c. Departemen Distribusi dan Transportasi
2. Direktur Produksi yang membawahi
a. Departemen Tambang
b. Departemen Produksi IIIII
c. Departemen Produksi IV
d. Departemen Produksi V
e. Departemen Perencanaan Teknik Pabrik
3. Direktur Litbang dan Operasi yang membawahi
a. Departemen Penelitian dan Pengembangan
b. Departemen Rancang Bangun dan Rekayasa
c. Departemen Jaminan Kualitas dan Perwakilan Manajemen
d. Departemen Perbekalan
4. Direktur Keuangan yang membawahi
a. Departemen Perbendaharaan
b. Departemen Akuntansi dan Pengendalian Keuangan
c. Departemen Sumber Daya Manusia
d. Departemen Sistem Informasi
Keempat direktur ini bertindak sebagai pengelola langsung Dewan Direksi. Selain departemen yang tersebut di atas Dewan Direksi dibantu oleh
badan setingkat departemen yang memiliki tanggung jawab langsung terhadap Dewan Direksi, yaitu :
1. Satuan Pengawasan Intern.
2. Sekretaris perusahaan.
Untuk operasionalnya masing-masing direksi dibantu oleh karyawan yang dibagi atas Divisi Pabrik, 1982 :
1. Karyawan tetap
a. Staf sebagai kepala departemen, sub departemen, biro, dan
kepala bidang. b.
Non Staf, sebagai kepala regu asisten supervisor sebagai penanggung jawab distribusi dan kelancaran kerja di lingkungan
seksinya beserta bawahannya. 2.
Karyawan harian Karyawan yang tidak memiliki nomor induk pegawai perusahaan
dan masa kerja sehar ian. 3.
Karyawan honor Sama dengan karyawan harian tapi kedudukannya lebih dan waktu
kerja yang sama.
Gambar 4.1. Struktur organisasi PT Semen Padang
4.2. Object-Oriented Analysis
4.2.1. Identifikasi Kebutuhan User Need Assessment
Mengidentifikasi kebutuhan merupakan langkah awal dalam perencanaan sistem. Kebutuhan itu dapat juga diartikan sebagai suatu
keinginan atau suatu hal. Untuk itu dibuat suatu sistem yang dapat memenuhi kebutuhan informasi manajemen surat dan pengarsipan. Dari hasil penelitian
dan melakukan wawancara ke PT Semen Padang dengan Bapak Suwirman
Direktur utama
Satuan Pengawasan Intern
Direktur Pemasaran
Departemen Penjualan
Dept. Perencanaan Pengembangan
Pemasaran Dept. Distribusi
Transportasi Direktur Produksi
Departemen Tambang
Departemen Produksi IIIII
Departemen Produksi IV
Departemen Produksi V
Departemen Perencanaan Teknik
Pabrik Direktur Litbang dan
Operasi Departemen
Penelitian
Pengembangan Departemen Rancang
Bangun Rekayasa Departemen Jaminan
Kualitas Perwakilan
Manajemen Departemen
Perbekalan Direktur Keuangan
Departemen Perbendaharaan
Departemen Akuntansi
Pengendalian Keuangan
Departemen SDM
Departemen SISFO Satuan Pengawasan
Intern Sekretaris
Perusahaan
Komite Eksekutif