dan selanjutnya didisposisikan ke Ka Bidang. Sampai disini Kepala Bidang akan menentukan langkah apa yang harus dilakukan terkait surat dan
dokumen yang diterimanya. Kelemahan yang ada pada sistem yang berjalan ini adalah proses
disposisi berlevel dilakukan secara manual akan menimbulkan beberapa permasalahan, seperti akan memakan banyak waktu untuk menunggu proses
tidak lanjut terhadap surat dan dokumen yang datang, penyebabnya adalah terkadang pihak yang bersangkutan sedang tidak berada di tempat, sehingga
dokumen dan surat yang datang akan hanya diletakkan di mejanya, hal ini juga akan membuat resiko tercecer dan hilangnya surat dan dokumen
tersebut. Selain itu, dengan berpindah-pindahnya dokumen fisik dari satu pihak ke pihak yang lain, hal ini mempersulit dalam kegiatan pengarsipan,
karena tidak adanya dokumentasi dan pencatatan yang jelas akan keberadaan dokumen tersebut. Selain itu, arsip dokumen yang dimiliki oleh Bidang
Pengarsipan hanya berbentuk salinan disposisi dan fotocopy dokumen dan surat tersebut sehingga akan mengurangi tingkat otentikasi suatu arsip yang
dimiliki perusahaan.
Adapun alur kerja sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
Gambar 4.2. Flowchart sistem berjalan surat masuk
4.2.3. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian singkat serta flowchart sistem yang sedang berjalan di Semen Padang, maka dapat diidentifikasikan kelemahan-kelemahan dari
sistem yang sedang berjalan ini, yaitu: 1.
Proses disposisi yang dikirimkan secara manual akan memakan banyak waktu dalam pengirimannya.
2. Proses disposisi secara manual akan memerlukan penggunaan
kertas untuk pencatatan dan membuat kartu disposisi.
3. Surat fisik yang sedang dalam proses disposisi dan akan
diarsipkan akan sangat rentan terhadap resiko kehilangan data yang dapat disebabkan oleh hilang karena tercecer, rusak, basah,
maupun robek. 4.
Dari sisi efisiensi dan efektifitas, untuk mencari data arsip surat masuk tertentu, pihak kearsipan harus mencari pada tumpukan
data yang telah diarsipkan. Hal ini tentu saja sangat menyulitkan. 5.
Pihak kearsipan dan kesekretariatan akan kerepotan dalam mengumpulkan serta mengorganisasikan data surat masuk yang
ada.
4.2.4. Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam pengimplementasian sistem yang masih manual tersebut, penulis bermaksud
mengusulkan sebuah sistem untuk penanganan lalu lintas surat masuk dan keluar yang berbasis komputer. Pada pengembangannya, penulis melakukan
studi kasus di lingkungan sekretariat PT Semen Padang. Usulan sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi yang diusulkan diharapkan dapat membantu pengguna
dalam pengelolaan lalu lintas data dengan menggunakan sistem aplikasi yang berbasis web dengan menggunakan PHP dan MySQL
untuk memudahkan dalam mengakses data dari mana saja, tanpa terbatas ruang dan waktu
2. Dari aplikasi ini diharapkan dapat memudahkan sekretaris dalam
mengelola surat masuk secara terkomputerisasi dan dapat melayani pengguna secara cepat dan tepat.
3. Setiap user account yang telah dibuat akan memiliki kewenangan
yang berbeda dalam mengisi dan mengubah data yang ada di dalam sistem.
4.2.5. Perancangan Use Case Diagram
Use Case Diagram digunakan untuk menjelaskan apa yang akan
dilakukan oleh sistem serta aktor-aktor yang akan berhubungan dengan proses-proses yang ada pada sistem.
a. Penentuan Aktor
Pada sistem yang diusulkan ini, penulis memisahkan aktor menjadi dua tingkatan yaitu, admin dan user. Setiap aktor akan memiliki
wewenang yang berbeda dalam mengelola data yang ada di dalam sistem: 1.
Administratoradmin Data-data surat masuk maupun keluar adalah data yang sangat
penting. Dimana surat yang masuk dan keluar akan dicatat, sebagai bentuk bukti dari surat-surat tersebut. Sehingga diperlukan suatu pengelolaan data
dengan baik, agar data-data yang ada dapat tersimpan dengan baik dan rapi. Untuk mengelola keseluruhan sistem beserta data yang ada,
diperlukan satu aktor yang bisa juga memiliki hak akses dari user lainnya, jika memang diperlukan. Maka tugas tersebut akan dilakukan oleh
Administrator. Account Administrator akan di pegang oleh seorang staf admin
di kesekretariatan Perusahaan. Selain itu admin kesekretariatan ini jg berlaku sebagai actor pertama yang memiliki tugas untuk menerima
surat yang datang, mengecek, mencatat, men-scan serta menyortir surat- surat tersebut kepada departemen mana surat itu akan didisposisikan.
Secara spesifik, wewenang admin yaitu: a.
Meregistrasi data user account baru berdasarkan struktur organisasi.
b. Melakukan perubahan data user account.
c. Melakukan penghapusan data user account.
d. Melakukan input data departemenbagian.
e. Melakukan perubahan data departemenbagian.
f. Melakukan penghapusan data departemenbagian.
g. Melakukan input data jabatan.
h. Melakukan perubahan data jabatan.
i. Melakukan penghapusan data jabatan
j. Memasukkan data surat-surat masuk dan keluar perusahaan.
k. Melakukan perubahan terhadap data surat masuk dan keluar
perusahaan. l.
Melakukan penghapusan terhadap data surat masuk dan keluar perusahaan.
m. Melihat browsing data sistem informasi yang telah tersimpan
secara keseluruhan.
n. Melihat sistem log atau histori untuk mengetahui kapan terakhir
informasi dalam sistem berubah. o.
Melakukan export atau menyimpan laporan yang berisikan informasi data-data surat masuk dan keluar.
2. User
Tingkatan user merupakan tingkatan yang berada dibawah admin pada sistem. User adalah pengguna sistem yang akan diberikan account
tertentu dengan tingkat hak akses yang berbeda berdasarkan jabatannya di dalam struktur organisasi yang digambarkan simulasi struktur organisasi
sebagai berikut:
Gambar. 4.3. Simulasi Struktur Organisasi Secara umum, berikut wewenang yang dimiliki oleh seorang user:
a. Melihat surat masuk yang didisposisikan kepada user tersebut.
b. Melakukan aksi terhadap surat disposisi yang dating kepada user
tersebut. c.
Melakukan perubahan terhadap profil account milik user tersebut.
d. Melakukan perubahan password untuk login ke sistem.
e. Melihat browsing histori surat yang telah didisposisikan
maupun telah di terima. Khusus untuk user dengan jabatan sekretaris, selain wewenang
diatas, dia akan mendapat wewenang tambahan sebagai berikut: a.
Melakukan input data surat internal dan keluar dari bagiandepartemen di tempat dia menjabat.
b. Melakukan perubahan data surat internal dan keluar.
c. Melihat browsing histori arsip surat internal dan keluar.
Gambar. 4.4. Use case diagram untuk pengelolaan user
Gambar. 4.5. Use case diagram untuk pengelolaan surat masuk eksternal
Gambar. 4.6. Use case diagram untuk pengelolaan surat eksternal
Gambar. 4.7. Use case diagram untuk pengelolaan surat keluar
Gambar. 4.8. Use case diagram untuk pengelolaan laporan
Gambar. 4.9. Use case diagram untuk history
b. Use Case Scenario
Use case scenario merupakan penjelasan yang lebih terperinci
mengenai masing-masing use case yang terjadi di dalam system. Tabel 4.1. Narasi dari use case registrasi data user account
Nama Use Case Registrasi data user account
Aktor yang terlibat Admin
Trigger Admin
ingin menambahkan data user account
. Precondition
Login sebagai admin
Data user account baru belum terdaftar Action
Controlleruser.php Insert
data user account baru Post condition
Data user account baru telah terdaftar masuk ke dalam database
Tabel 4.2. Narasi dari use case edit data user account Nama Use Case
Edit data user account Aktor yang terlibat
Admin Trigger
Dibutuhkan perubahan data user account Precondition
Login sebagai admin
Data user account telah terdaftar Action
Controlleruser.php Update
data user account Post condition
Data user account yang telah diubah tersimpan ke dalam database
Table 4.3. Narasi dari use case hapus data user account Nama Use Case
Hapus data user account Aktor yang terlibat
Admin Trigger
User account sudah tidak aktif
Precondition Login
sebagai admin
Data user account sudah terdaftar Action
Controlleruser.php Delete
data user account Post condition
Data user account terhapus dari database
Tabel 4.4. Narasi dari use case lihat data user account Nama Use Case
Lihat data user account yang telah terdaftar Aktor yang terlibat
Admin,user Trigger
Aktor membutuhkan data user yang terdaftar dalam system
Precondition Login
sebagai admin atau user Data user account telah ada di dalam
database Action
Controlleruser.php Get_user
Post condition Data user account ditampilkan
Tabel 4.5. Narasi dari use case ubah data profil user Nama Use Case
Ubah profil data user account Aktor yang terlibat
User Trigger
Dibutuhkan perubahan data profil user account
Precondition Login
sebagai user Data user account telah terdaftar
Action Controlleruser.php
Update_user data user account
Post condition Data profil user account yang telah diubah
tersimpan ke dalam database
Tabel 4.6. Narasi dari use case ubah password untuk login Nama Use Case
Ubah data password user account untuk login sistem
Aktor yang terlibat User
Trigger Dibutuhkan perubahan data password user
account Precondition
Login sebagai user
Data user account telah terdaftar Action
Controlleruser.php Update_pswd
Post condition Data profil user account yang telah diubah
tersimpan ke dalam database
Table 4.7. Narasi dari use case Input data surat masuk eksternal Nama Use Case
Input data surat masuk eksternal Aktor yang terlibat
Admin Trigger
Admin ingin menambahkan data surat masuk
ekstenal baru Precondition
Login sebagai admin
Data surat masuk eksternal baru belum terdaftar
Action Controllersurat.php
Insert data surat masuk eksternal
Post condition Data surat masuk eksternal baru telah
terdaftar masuk ke dalam database
Tabel 4.8. Narasi dari use case membaca surat eksternal disposisi masuk dari Admin
Nama Use Case Membaca surat eksternal disposisi masuk
dari Admin Aktor yang terlibat
User Trigger
User membaca data surat masuk ekstenal
baru yang didisposisikan dari admin Precondition
Login sebagai user
Data surat masuk eksternal baru sudah tercatan dalam system dan database
Action Controllernotifikasi.php
Update_surat data surat masuk eksternal
Post condition Data status surat masuk eksternal baru telah
ubah dari un_read menjadi read ke dalam database
Table 4.9. Narasi dari menerima surat eksternal disposisi masuk dari Admin
Nama Use Case Menerima surat eksternal disposisi masuk
dari Admin Aktor yang terlibat
User Trigger
User menerima dan menindak lanjuti surat
masuk ekstenal yang baru didisposisikan dari admin
Precondition Login
sebagai user Data surat masuk eksternal baru sudah
tercatat dalam sistem dan database Action
Controllernotifikasi.php Update_status_surat
data surat masuk eksternal
Post condition Data status surat masuk eksternal baru telah
ubah dari read menjadi diterima ke dalam database
Tabel 4.10. Narasi dari user case mendisposisikan kembali surat eksternal disposisi masuk dari Admin
Nama Use Case Mendisposisikan kembali surat eksternal
disposisi masuk dari Admin Aktor yang terlibat
User Trigger
User mendisposisikan kembali kepada user
lain, surat masuk ekstenal yang baru didisposisikan dari admin
Precondition Login
sebagai user Data surat masuk eksternal baru sudah
tercatat dalam sistem dan database
Action Controllernotifikasi.php
Update_status_surat data surat masuk
eksternal Post condition
Data status disposisi surat masuk eksternal baru telah ubah dari un_disposisi menjadi
disposisi ke dalam database sehingga surat terdisposisi kepada user lain
Tabel 4.11. Narasi dari use case menerima surat eksternal disposisi masuk dari User lain
Nama Use Case Menerima surat eksternal disposisi masuk
dari User lain Aktor yang terlibat
User Trigger
User menerima dan menindak lanjuti surat
masuk ekstenal yang baru didisposisikan dari user lain
Precondition Login
sebagai user Data surat masuk eksternal dan disposisi
surat sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controllernotifikasi.php
Update_disposisi data disposisi surat
masuk eksternal Post condition
Data status surat eksternal yang
didisposisikan dari user lain telah diubah dari un_read dan un_disposisi menjadi read
dan diterima ke dalam database
Tabel 4.12. Narasi dari use case mendisposisikan kembali surat eksternal disposisi masuk dari User lain
Nama Use Case Mendisposisikan kembali surat eksternal
disposisi masuk dari User lain Aktor yang terlibat
User Trigger
User mendisposisikan kembali surat masuk
ekstenal yang baru didisposisikan dari user
lain Precondition
Login sebagai user
Data surat masuk eksternal dan disposisi surat sudah tercatat dalam sistem dan
database
Action Controllernotifikasi.php
Update_disposisi data disposisi surat
masuk eksternal Post condition
Data status surat eksternal yang didisposisikan dari user lain telah diubah
dari un_read dan un_disposisi menjadi read dan didisposisi ke dalam database
Table 4.13. Narasi dari use case Input data surat masuk internal Nama Use Case
Input data surat internal Aktor yang terlibat
Admin, sekretaris
Trigger Admin
ingin menambahkan data surat masuk internal baru
Precondition Login
sebagai admin atau sekretaris Data surat masuk internal baru belum
terdaftar Action
Controllersurat_internal.php Insert
data surat masuk internal Post condition
Data surat masuk internal baru telah terdaftar masuk ke dalam database
Tabel 4.14. Narasi dari use case membaca surat internal disposisi masuk dari entry
Nama Use Case Membaca surat internal disposisi masuk dari
entry Aktor yang terlibat
User Trigger
User membaca data surat masuk internal
baru yang didisposisikan dari entry yaitu admin
dan sekretaris Precondition
Login sebagai user
Data surat masuk internal baru sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controllernotifikasi_internal.php
Update_surat data surat masuk internal
Post condition Data status surat masuk internal baru telah
ubah dari un_read menjadi read ke dalam database
Table 4.15. Narasi dari menerima surat internal disposisi masuk dari entry
Nama Use Case Menerima surat internal disposisi masuk
dari entry Aktor yang terlibat
User Trigger
User menerima dan menindak lanjuti surat
masuk internal yang baru didisposisikan dari entry
yaitu admin dan sekretaris Precondition
Login sebagai user
Data surat masuk internal baru sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controllernotifikasi_internal.php
Update_status_surat data surat masuk
internal Post condition
Data status surat masuk internal baru telah ubah dari read menjadi diterima ke dalam
database
Tabel 4.16. Narasi dari user case mendisposisikan kembali surat internal disposisi masuk dari entry
Nama Use Case Mendisposisikan kembali surat eksternal
disposisi masuk dari entry Aktor yang terlibat
User Trigger
User mendisposisikan kembali kepada user
lain, surat masuk internal yang baru didisposisikan dari entry yaitu admin dan
