Perancangan Sequence Diagram Object Oriented Design

menjadi disposisi kemudian akan membuat data disposisi surat baru yang ditujukan kepada user lain, dan tersimpan di dalam database. 7. Sequence diagram untuk input dan disposisi surat internal Gambar. 4.40. Sequence diagram input dan disposisi surat internal Gambar 4.40. menggambarkan proses yang dilakukan seorang admin dan user dengan jabatan sekretaris ketika menerima surat dari pihak departemen tertentu yang ada dalam perusahaan, yang kemudian surat itu disebutnya surat internal. Surat internal yang diterima akan dilakukan proses pencatatan dan disposisi secara elektronik, dengan menginput detail dan hasil scan surat ke dalam sistem. Proses ini dapat dilakukan jika admin telah melakukan proses login terlebih dahulu. Proses penginputan dan disposisi surat dilakukan dengan memilih menu surat keluar, kemudian sistem menampilkan form input surat, selanjutnya admin input detail surat. Sebelum data tersimpan dalam database, sistem akan melakukan validasi kelengkapan data terlebih dahulu. 8. Sequence diagram untuk membaca surat internal yang didisposisikan dari entry Gambar. 4.41. Sequence diagram baca surat internal disposisi masuk dari entry Gambar 4.41. menjelaskan tentang proses yang dilakukan seorang user ketika dia ingin mengecek dan membaca surat internal yang didisposisikan kepada user tersebut langsung dari entry, yaitu admin dan user dengan jabatan sekretaris. User memilih menu notifikasi surat internal dan memilih notifikasi inbox, yang akan menampilkan list surat internal yang masuk dari entry. Setelah user membaca detail surat eksternal. Sistem secara otomatis akan mengubah status surat yang tersimpan di database dari un_read menjadi read. 9. Sequence diagram untuk menerima dan disposisi kembali surat internal yang didisposisikan dari entry Gambar. 4.42. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat internal disposisi masuk dari entry Gambar 4.42. menjelaskan tentang proses yang dilakukan user untuk merubah status disposisi surat internal yang masuk dari entry, yaitu admin dan user dengan jabatan sekretaris. Surat yang telah dibaca user, perlu ditindak lanjuti, yaitu apakah user akan menerima dan tindak lanjuti surat atau mendisposisikan kembali surat internal tersebut kepada user lainnya. Setelah melakukan proses login, user memilih menu notifikasi surat internal, kemudian sistem akan menampilkan antrian surat yang harus didisposisikan atau diterima. Dengan melakukan rangkaian yang tergambar dalam diagram di atas, sistem akan mengubah status surat internal menjadi diterima jika surat diterima dan ditindak lanjuti oleh user tersebut. Jika surat tersebut didiposisikan kembali ke user lain, sistem akan mengubah status disposisi surat menjadi disposisi, kemudian membuat data disposisi kepada user tujuan, yang akan tersimpan detail nya di dalam database. 10. Sequence diagram untuk menerima dan disposisi kembali surat internal yang didisposisikan dari user lain Gambar. 4. 43. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat internal disposisi masuk dari user lain. Gambar 4.43. menjelaskan tentang rangkaian proses yang dilakukan seorang user ketika dia mendapatkan disposisi surat internal dari user lain. Proses ini akan mengubah status disposisi surat menjadi diterima jika surat diterima dan ditindak lanjuti oleh user tersebut, sehingga alur surat akan berhenti pada user itu. Jika user ingin mendisposisikan kembali ke user lain, makan sistem akan mengubah status disposisi menjadi disposisi kemudian akan membuat data disposisi surat baru yang ditujukan kepada user lain, dan tersimpan di dalam database. 11. Sequence diagram untuk input dan edit surat keluar Gambar 4.44. Sequence diagram input dan edit surat keluar Gambar 4.44. menjelaskan tentang rangkaian proses yang dilakukan seorang entry yaitu admin dan user dengan jabatan sekretaris untuk mencatat arsip elektronik surat yang akan keluar dari departemen dimana entry bertugas. Sebelum melakukan proses ini, admin dan sekretaris harus login terlebih dahulu. Untuk menginput data surat keluar baru admin atau sekretaris mengakses halaman surat keluar dengan memilih menu surat keluar, begitu juga dengan proses edit data surat keluar. Admin akan penginput data surat keluar baru atau perubahan data surat pada form yang akan ditampilkan sistem. Sebelum menyimpan data surat keluar baru atau perubahan data ke dalam database, sistem akan melakukan verifikasi kelengkapan data terlebih dahulu. 12. Sequence diagram untuk hapus data surat keluar Gambar 3.45. Sequence diagram hapus surat keluar Gambar 3.45. menjelaskan tentang proses yang akan dilakukan admin dalam menghapus data surat keluar yang pernah tersimpan dalam database. Admin terlebih dahulu login, kemudian memilih menu surat keluar. Selanjutnya admin memilih salah satu data surat keluar yang akan dihapus. Sebelum data terhapus secara permanen dari database, sistem akan melakukan konfirmasi ulang untuk menghindari kesalahan pilihan data yang akan dihapus. 13. Sequence diagram untuk laporan Gambar. 3.46. Sequence diagram laporan Gambar 3.46. menjelaskan tentang rangkaian proses yang akan dilakukan, ketika admin membutuhkan dokumen laporan surat-surat tersimpan dalam komputer untuk kemudian bisa dicetak. Sebelum melakukan proses ini admin harus login terlebih dahulu. Kemudian memilih menu laporan, sehingga sistem akan menampilkan form input permintaan laporan surat apa yang diinginkan berdasarkan jenis dan interval waktu tertentu. Setelah admin memilih permintaan laporan surat, admin bias melihat print preview sebelum admin dapat men- download laporan surat ke dalam komputer, sehingga admin dapat mencetaknya. 14. Sequence diagram untuk histori Gambar. 3.47. Sequence diagram histori Gambar 3.47. menjelaskan tentang rangkaian proses yang akan dilakukan, ketika admin dan user membutuhkan informasi tentang hitori surat-surat disposisi. Sebelum melakukan proses ini admin dan user harus login terlebih dahulu. Kemudian memilih menu histori, sehingga sistem akan menampilkan halaman daftar surat dengan historinya. Selanjutnya user bisa mengklik salah satu tombol detail histori untuk melihat detail histori surat tersebut dalam bentuk popups.

4.3.3. Perancangan Class Diagram

Class diagram ini digunakan untuk menggambarkan kumpulan dari class dan hubungannya. Diagram ini merupakan diagram yang paling umum ditemukan dalam pemodelan sistem berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan suatu sistem, sekaligus layanan untuk memanipulasi keadaaan metode atau fungsi sehingga class memiliki tiga area pokok, yaitu: nama, atribut, dan metode. Selain itu setiap class yang ada dapat menjadi sebuah form saat pembuatan program. Class diagram sistem yang diusulkan dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar. 4.48 . Class diagram models Gambar. 4.49. Class diagram views Gambar. 4.50. Class diagram controllers

4.3.4. Perancangan Basis Data

a. Perancangan Tabel Relasional

Rancangan sistem basis data database ini merupakan rancangan sistem informasi berbasis web yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Database ini didapat dari pemetaan maaping class entity yang telah digambarkan dalam class diagram sebelumnya. Pemetaan data-data yang berhubungan dalam sistem dijabarkan dalam bentuk tabel. Berikut adalah tabel-tabel database yang dihubungkan oleh foreign key untuk menunjukkan relasi atau disebut juga Relational Database Management System RDBMS. Gambar. 4.51. Rancangan relasional tabel basis data

b. Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data sistem manajemen surat antara lain: 1. Nama file : mst_user Primary key : id_user Foreign key : id_bagian, id_jabatan, id_rootJab Struktur file : No. Field Type Field lengthvalues Keterangan 1. id_user int 11 Id user 2. user_name varchar 50 User name 3. nik varchar 30 NIK user 4. nama_user varchar 50 Nama user 5. jenis_kelamin enum ‘laki-laki’, ‘perempuan’ Jenis kelamin user 6. tgl_lahir date Tanggal lahir 7. handphone varchar 12 Nomor handphone 8. email varchar 30 Alamat email 9. alamat text Alamat user 10. password varchar 50 Password user 11. id_bagian int 11 Id bagian 12. id_jabatan int 11 Id jabatan 13. id_rootJab int 11 Id root jabatan 14. authority int 11 Authority 15. last_login timestamp Login terakhir 2. Nama file : mst_bagian Primary key : id_bagian Foreign key : - Struktur file : No. Field Type Field lengthvalues Keterangan 1. id_bagian int 11 Id bagian 2. kode_bagian varchar 30 Kode bagian 3. nama_bagian varchar 50 Nama bagian 4. keterangan varchar 50 Keterangan 3. Nama file : mst_jabatan Primary key : id_jabatan Foreign key : id_bagian, id_rootJab Struktur file : No. Field Type Field lengthvalues Keterangan 1. id_jabatan int 11 Id jabatan 2. nama_jabatan varchar 50 Nama jabatan 3. id_bagian int 11 Id bagian 4. level enum ‘0’, ‘1’, ‘2’ Level 5. parent_jab varchar 20 Jabatan atasan 6. id_rootJab int 11 Root jabatan 7. keterangan text Keterangan 4. Nama file : mst_rootjabatan Primary key : id_rootJab Foreign key : - Struktur file : No. Field Type Field lengthvalues Keterangan 1. id_rootJab int 11 Id root jabatan 2. root_jab varchar 50 Nama Root jabatan 5. Nama file : mst_surat Primary key : id_surat Foreign key : id_user Struktur file : No. Field Type Field lengthvalues Keterangan 1. id_surat int 11 Id surat 2. No_surat varchar 50 Nomor surat 3. Tanggal_surat date Tanggal surat 4. Jenis_surat enum ‘private’, ‘penting’, ‘biasa’ Jenis surat 5. Tipe_surat enum ‘interna’, ‘eksterna’, ‘keluar’ Tipe surat 6. Asal_surat varchar 50 Asal surat 7. Dari varchar 30 Pengentri surat 8. Id_user int 11 Id user 9. Tujuan_surat_keluar varchar 100 Tujuan surat keluar 10. Perihal varchar 200 Perihal 11. Tembusan varchar 100 Tembusan 12. No_berkas varchar 50 Nomor berkas arsip 13. Status_surat varchar 50 Status surat 14. Status_disposisi varchar 50 Status