dan selanjutnya didisposisikan ke Ka Bidang. Sampai disini Kepala Bidang akan menentukan langkah apa yang harus dilakukan terkait surat dan
dokumen yang diterimanya. Kelemahan yang ada pada sistem yang berjalan ini adalah proses
disposisi berlevel dilakukan secara manual akan menimbulkan beberapa permasalahan, seperti akan memakan banyak waktu untuk menunggu proses
tidak lanjut terhadap surat dan dokumen yang datang, penyebabnya adalah terkadang pihak yang bersangkutan sedang tidak berada di tempat, sehingga
dokumen dan surat yang datang akan hanya diletakkan di mejanya, hal ini juga akan membuat resiko tercecer dan hilangnya surat dan dokumen
tersebut. Selain itu, dengan berpindah-pindahnya dokumen fisik dari satu pihak ke pihak yang lain, hal ini mempersulit dalam kegiatan pengarsipan,
karena tidak adanya dokumentasi dan pencatatan yang jelas akan keberadaan dokumen tersebut. Selain itu, arsip dokumen yang dimiliki oleh Bidang
Pengarsipan hanya berbentuk salinan disposisi dan fotocopy dokumen dan surat tersebut sehingga akan mengurangi tingkat otentikasi suatu arsip yang
dimiliki perusahaan.
Adapun alur kerja sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
Gambar 4.2. Flowchart sistem berjalan surat masuk
4.2.3. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian singkat serta flowchart sistem yang sedang berjalan di Semen Padang, maka dapat diidentifikasikan kelemahan-kelemahan dari
sistem yang sedang berjalan ini, yaitu: 1.
Proses disposisi yang dikirimkan secara manual akan memakan banyak waktu dalam pengirimannya.
2. Proses disposisi secara manual akan memerlukan penggunaan
kertas untuk pencatatan dan membuat kartu disposisi.
3. Surat fisik yang sedang dalam proses disposisi dan akan
diarsipkan akan sangat rentan terhadap resiko kehilangan data yang dapat disebabkan oleh hilang karena tercecer, rusak, basah,
maupun robek. 4.
Dari sisi efisiensi dan efektifitas, untuk mencari data arsip surat masuk tertentu, pihak kearsipan harus mencari pada tumpukan
data yang telah diarsipkan. Hal ini tentu saja sangat menyulitkan. 5.
Pihak kearsipan dan kesekretariatan akan kerepotan dalam mengumpulkan serta mengorganisasikan data surat masuk yang
ada.
4.2.4. Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam pengimplementasian sistem yang masih manual tersebut, penulis bermaksud
mengusulkan sebuah sistem untuk penanganan lalu lintas surat masuk dan keluar yang berbasis komputer. Pada pengembangannya, penulis melakukan
studi kasus di lingkungan sekretariat PT Semen Padang. Usulan sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi yang diusulkan diharapkan dapat membantu pengguna
dalam pengelolaan lalu lintas data dengan menggunakan sistem aplikasi yang berbasis web dengan menggunakan PHP dan MySQL
untuk memudahkan dalam mengakses data dari mana saja, tanpa terbatas ruang dan waktu
2. Dari aplikasi ini diharapkan dapat memudahkan sekretaris dalam
mengelola surat masuk secara terkomputerisasi dan dapat melayani pengguna secara cepat dan tepat.
3. Setiap user account yang telah dibuat akan memiliki kewenangan
yang berbeda dalam mengisi dan mengubah data yang ada di dalam sistem.
4.2.5. Perancangan Use Case Diagram
Use Case Diagram digunakan untuk menjelaskan apa yang akan
dilakukan oleh sistem serta aktor-aktor yang akan berhubungan dengan proses-proses yang ada pada sistem.
a. Penentuan Aktor
Pada sistem yang diusulkan ini, penulis memisahkan aktor menjadi dua tingkatan yaitu, admin dan user. Setiap aktor akan memiliki
wewenang yang berbeda dalam mengelola data yang ada di dalam sistem: 1.
Administratoradmin Data-data surat masuk maupun keluar adalah data yang sangat
penting. Dimana surat yang masuk dan keluar akan dicatat, sebagai bentuk bukti dari surat-surat tersebut. Sehingga diperlukan suatu pengelolaan data
dengan baik, agar data-data yang ada dapat tersimpan dengan baik dan rapi. Untuk mengelola keseluruhan sistem beserta data yang ada,
diperlukan satu aktor yang bisa juga memiliki hak akses dari user lainnya, jika memang diperlukan. Maka tugas tersebut akan dilakukan oleh
Administrator. Account Administrator akan di pegang oleh seorang staf admin
di kesekretariatan Perusahaan. Selain itu admin kesekretariatan ini jg berlaku sebagai actor pertama yang memiliki tugas untuk menerima
surat yang datang, mengecek, mencatat, men-scan serta menyortir surat- surat tersebut kepada departemen mana surat itu akan didisposisikan.
Secara spesifik, wewenang admin yaitu: a.
Meregistrasi data user account baru berdasarkan struktur organisasi.
b. Melakukan perubahan data user account.
c. Melakukan penghapusan data user account.
d. Melakukan input data departemenbagian.
e. Melakukan perubahan data departemenbagian.
f. Melakukan penghapusan data departemenbagian.
g. Melakukan input data jabatan.
h. Melakukan perubahan data jabatan.
i. Melakukan penghapusan data jabatan
j. Memasukkan data surat-surat masuk dan keluar perusahaan.
k. Melakukan perubahan terhadap data surat masuk dan keluar
perusahaan. l.
Melakukan penghapusan terhadap data surat masuk dan keluar perusahaan.
m. Melihat browsing data sistem informasi yang telah tersimpan
secara keseluruhan.
