Arsip dan Administrasi LANDASAN TEORI

Gambar 2.3. Life cycle of the records Adapun proses mencakup pengelolaan informasi yang terkandung dalam arsip mulai dari penciptaan, pengurusan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Dari sebuah proses manajemen kearsipan akhirnya akan tercipta komponen output yakni informasi yang siap digunakan untuk fungsi primer penunjang aktivitas instansi. Informasi sebagai input dapat berupa arsip kertas dan non-kertas. Equipment dan supplies dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak sedangkan money sebagi sumber pendanaan yang diperlukan untuk perencaan, pelaksanaan, dan operasional, serta kontrol. Sementara itu people adalah SDM yang dibutuhkan untuk mendukung sistem manajemen kearsipan adalah bentul-betul profesional. Komponen-komponen tersebut merupakan kesatuan subsistem sebagai komponen dasar dalam sistem manajemen kearsipan. Apabila salah satu komponen dalam sub-sistem tersebut tidak berjalan maka akan mengacaukan sub-sistem yang lain atau dalam konteks ini proses manajemen kearsipan akan mengalami hambatan-hambatan. Komponen proses adalah keseluruhan total dari fungsi-fungsi sistem manajemen kearsipan yakni records creationreceipt, distribution, use, maintenance, dan disposition. Records management merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsio life cycle of a records. Daur hidup arsip meliputi creation and receipt correspondence, forms, reports, drawings, copies, microform, computer inputoutput, distribution internal and external, use decision making, documentation, response, reference, legal requirements, maintenance file, retrieve, transfer, disposition inactive storage, archive, discard, destroy. Ricks : 1992 Pengertian lembar disposisi adalah suatu formulir yang disertakan pada surat masuk sebagai sarana untuk mencatumkan disposisi pengarahan catatan dari pejabat yang berwenang atau yang memperolah delegasi wewenang untuk menyelesaikan atau menangani substansi surat serta sebagi sarana pengendalian yang berisi informasi perkembangan penanganan surat atau berkas.

2.10. Object Oriented Analysis and Design OOAD

OOAD adalah metode analisis yang memeriksa requirements dari sudut pandang kelas-kelas dan objek yang ditemui dalam ruang lingkup permasalahan yang mengarahkan arsitektur software yang didasarkan pada manipulasi objek- objek sistem atau subsistem. OOAD merupakan cara baru dalam memikirkan suatu masalah dengan menggunakan model yang dibuat menurut konsep sekitar dunia nyata. Dasar pembuatan adalah objek, yang merupakan kombinasi antara struktur data dan perilaku dalam satu entintas. OOAD mencakup analisis dan desain sebuah sistem dengan pendekatan objek, yaitu analisis berorientasi objek OOA dan desain berorientasi objek OOD. OOA adalah metode analisis yang memeriksa requirement syaratkeperluan yang harus dipenuhi sebuah sistem dari sudut padang kelas- kelas dan objek-objek yang ditemui dalam ruang lingkup perusahan. Sedangkan OOD adalah metode untuk mengarahkan arsitektur software yang didasarkan pada manipulasi objek-objek sistem atau subsistem.

2.11. Flowchart

Flowchart adalah bagan – bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah – langkah suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma Ladjamuddin : 2005. Flowchart menggambarkan logika – logika yang berjalan pada proses di dalam aplikasi. Ada 2 macam flowchart yang menggambarkan proses dengan komputer: 1. Sistem flowchart Bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan menunjukkan alat media input, output, serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data. 2. Program flowchart Bagan yang memperlihatkan instruksi yang digambarkan dengan simbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program. Ladjamuddin : 2005 Dengan menggunakan flowchart maka kerja dari suatu proses dapat dipantau untuk pengembangan atau perbaikan. Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program. Simbol-simbol yang digunakan dapat dibagi menjadi 3 tiga kelompok, yaitu : 1. Flow Direction Symbols Simbol Penghubung atau Alur Tabel 2.1 Simbol Penghubung Ladjamudin : 2005 No Symbol Nama dan Keterangan 1. Symbol arus flow Untuk menyatakan jalannya arus suatu proses