67
1 Apabila terdengar bunyi telpon masuk salah satu lampu pada nomor
saluran akan menyala. 2
Kemudian kita menekan nomor saluran yang menyala, ucapkan salam, identitas diri dan tawarkan bantuan
3 Sambungkan ke nomor yang diminta dengan menekan “T”interhal
terlebih dahulu. 4
Apabila kita salah menyambungkan, kembalikan saluran ke awal dengan menekan “V” Void dan hubungkan ke nomor yang benar.
5 Apabila saluran yang diminta kosong beritahukan kepada penerima
telepon bahwa ada telpon dari seseorang. 6
Apabila penerima telepon bersedia bicara, sambungkan langsung dan persilahkan bicaradan tekan “E” Erase agar merreka langsung
bicara.
7 Apabila penerima telepon tidak mau menerima telepon, karena
sesuatu alasan, kembalikan ke saluran awal dengan menekan “V”Void lau tekan “U” under line untuk kembali berbicara ke luar
dengan penelepon, sampaikan alasan penerima tidak mau menerima teleponberbicara, tawarkan bantuan apabila ada pesan
yang harus disampaikan untuk penerima telepon.
8 Apabila saluran yang diminta tidak ada yang mengangkat sampaikan kepada penerima telpon bahwa tidak ada yang
mengangkat.
b. Saluran sedang sibuk
Langkah-langkah yang harus dilakukan jika menanagni saluran yang sedang sibuk atau saluran yang sedang dipakai untuk bicara
adalah: 1
Setelah disambungkan ke nomor yang diinginkan maka akan terdengar bunyi yang
menandakan saluran sedang dipakai nada yang terdengar; tut....tut....tut.... beritahukan
kepada penelpon bahwa saluran sedang dipakaisedang sibuk atau sedang bicara.
2 Minta penelpon untuk menghubungi kembali
atau menunggu sampai pembicaraan selesai atau bisa berbicara dengan orang lain pada
nomor yang lain dengan menekan “V _ U “
3 Apabila mereka tidak ingin menunggu atau tidak ingin berbicara
dengan orang lain, tanyakan apakah ada pesan yang ingin disampaikan
68
4 Apabila penelpon ingin menunggu sampai mereka selesai berbicara
maka saluran dari luar ini harus disimpan dengan menekan “W” waiting sehingga saluran tersimpan dan penelpon bisa melayani
saluran lain, saluran yang tersimpan tidak bisa dipergunakan oleh orang lain dan terlihat lampu akan tetap menyala.
5 Apabila nomor yang diminta sudah selesai berbicara tekan nomor
yang tersimpan dan petugas akan berbicara dengan penelpon yang menunggu untuk mempersilahkan mereka berbicara dengan
menekan “I” Interline dan nomor yang diminta lalu tekan “E”.
6 Apabila ada sambungan dari luar, yang sangat penting misalnya
“long distance call” usahakan hubungi mereka yang sedang berbicara dengan dengan mempergunakan “break in “dengan
menekan “O” Open atau sadap dengan menyela pembicaraan kemudian beritahukan bahwa ada telepon penting dari seseorang
yang ingin berbicara.
7 Apabila mereka ingin memutuskan pembicaraan dan menerima
telepon yang penting kembalikan saluran ke operator dengan menekan tombol “V” Void dan hubungkan kembali kepada yang
diminta.
c. Saluran dari dalam dan luar
Langkah langkah yang harus kita lakukan dalam menerima telpon dari dalam instansi adalah:
1 Apabila lampu “H” House menyala dan terdengar bunyi telepon
masuk hal ii menandakan ada telepon dari dalam masuk, tekanlah tombol “O” kemudian ucapkan salam identitas penerima telepon,
operator dan tawarkan bantuan, catatlah setiap pesan dan permintaan setelah selasai dan mengakhiri pembicaraan kemudian
tekan “E”.
2 Menerima permintaan telepon dari luar untuk sistem jenis pesawat
telepon PABX Swtcchboard setiap saluran dari dalam yang ingin mengadakan telepon keluar dapat menekan kode tertentu misalnya
“9” sampai terdengar ada terdengar ada nada saluran kosong kemudian barulah menekan nomor yang diinginkan. Jika penelepon
ingin meminta disambungkan melalui operator maka operator akan mencari kode atau saluran yang kosong apabila sudah ada tekan
nomor yang diinginkan, setelah itu barulah disambungkan pada nomor yang diinginkan dengan menekan “I” lalu tekan “E” agar
mereka dapat berbicara langsung.
Hal yang perlu dilakukan dalam melakukan percakapan melalui telepon yaitu
