Saluran dari dalam dan luar

69 ƒ Sebelum memutarmenghubungi nomor yang diinginkan hendaknya mencari atau mencocokan dengan buku telponteledex; ƒ Mencatat pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note; ƒ Jika salah sambung hendaknya segera meminta maaf ƒ Bila hubungan telah tersambung segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon; ƒ Bila selesai mengadakan pembicaraan letakanlah gagang telepon dengan baik.

d. Cara perawatan

Agar pesawat telepon dapat dipakai dengan baik diperlukan perawatan, antara lain: ƒ Bersihkan pesawat telepon secara rutin dengan mengelapnya, terutama bagian hornegagang telepon yang digunakan untuk berbicara. Biasakan berbicara dengan tidak menempelkan bibir pada gagang telepon; ƒ Letakkan gagang telepon dengan benar, sehingga jika ada telepon masuk dapat diketahui; ƒ Lakukan pemeriksaan kabel penyambung telepon ke sentralkotak telepon, jika suatu saat saluran telepon agak terganggu; ƒ Jika telepon mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas telkom terdekat. B Telex dan faksimili. Di era teknologi informasi belakangan ini, hampir semua perkantoran menyediakan berbagai alat komunikasi yang canggih. Tentu saja fasilitas ini untuk memudahkan dan mendukung tugas-tugas anda di kantor. Fasilitas seperti telepon, e-mail dan faks adalah daftar alat-alat canggih yang memudahkan komunikasi dan pekerjaan anda. Mengirim pesan lewat faks juga ada aturannya. Jangan menggunakan faks untuk mengirim pesan yang tebalnya lebih dari 10 halaman. Hindari juga pengiriman surat yang bersifat rahasia, dokumen berwarna seperti brosur atau foto. Gunakan faks untuk mengirim pesan dinas secara singkat, padat namun jelas. Sebaiknya gunakan kertas berlogo perusahaan untuk mengirim pesan yang sifatnya resmi seperti perjanjian dan kontrak. Telex tele printer exchange adalah media komunikasi untuk mengirim dan menerima pesaninformasi yang berupa tulisan dari jarak jauh. Bentuk mesin telex ini mirip dengan mesin tulis modern. Pada mesin telex terdapat beberapa tombol dengan fungsinya masing-masing. Langkah-langkah pengiriman berita melalui telex adalah sebagai berikut: 70 • Menyiapkan berita atau pesan yang akan dikirimkan; • Menghidupkan mesin telex dengan cara menekan tombol lokal; • Mengeluarkan pita dengan cara menekan tombol feed key; • Merekam pesan atau berita yang akan dikirim dengan menekan tombol punch onoff; • Mengetik pesan atau berita yang akan dikirim; • Kemudian tekanlah kembali tombol lokal dan feed key; • Setelah selesai potonglah pita telex. Dalam mengirimkan pesan atau berita melaui mesin telex terdapat dua cara, yaitu domestik dan internasional. Tata cara pengiriman telex domestik dalam negeri adalah sebagai berikut: • Mempersiapkan pita telex yang telah berisi rekaman pesan atau berita yang akan dikirimkan pada tape reder unit; • tekanlah tombol call sampai lampu indikator menyala. Ketik nomor telex yang akan dituju. Apabila nomor yang dihubungi dadapatkan maka lampu indikator akan menyala untuk menghasilkan answer back dari telex yang dihubungi tekanlah tombol “Who are you”. Tekanlah tombol “here is”, new line, auto disconnect dan read onoff secara berturut-turut; • Apabila nomor yang dihubungi tidak tersambung maka akan muncul kode OCC, DER, atau NC. Kode OCC menunjukkan telex yang kita hubungi sedang sibuk. Kode DER menunjukkan telex yang dipanggil sedang rusak. Kode NC menunjukkan bahwa nomor telex tersebut dapat dihubungi kembali. Tata cara pengiriman telex internasional luar negeri adalah sebagai berikut: • Langkah-langkahnya sama seperti dalam pengiriman telex domestik • Tekanlah tombol call sampai lampu indikator menyala. Ketiklah angka nomor telex dan tunggu sebentar; • Apabila telah keluar kode answer back dengan huruf GA go ahead, cepatlah ketik nomor aarea kode dari negara dan nomor telex yang akan dihubungi. • Tombol-tombol yang terdapat dalam telex ¾ Tombol local digunakan untuk menghidupkan dan mematikan mesin ¾ Tombol feed key digunakan untuk mengeluarkan pita