Saluran sedang sibuk Mengetahui cara-cara menelepon keluar

68 4 Apabila penelpon ingin menunggu sampai mereka selesai berbicara maka saluran dari luar ini harus disimpan dengan menekan “W” waiting sehingga saluran tersimpan dan penelpon bisa melayani saluran lain, saluran yang tersimpan tidak bisa dipergunakan oleh orang lain dan terlihat lampu akan tetap menyala. 5 Apabila nomor yang diminta sudah selesai berbicara tekan nomor yang tersimpan dan petugas akan berbicara dengan penelpon yang menunggu untuk mempersilahkan mereka berbicara dengan menekan “I” Interline dan nomor yang diminta lalu tekan “E”. 6 Apabila ada sambungan dari luar, yang sangat penting misalnya “long distance call” usahakan hubungi mereka yang sedang berbicara dengan dengan mempergunakan “break in “dengan menekan “O” Open atau sadap dengan menyela pembicaraan kemudian beritahukan bahwa ada telepon penting dari seseorang yang ingin berbicara. 7 Apabila mereka ingin memutuskan pembicaraan dan menerima telepon yang penting kembalikan saluran ke operator dengan menekan tombol “V” Void dan hubungkan kembali kepada yang diminta.

c. Saluran dari dalam dan luar

Langkah langkah yang harus kita lakukan dalam menerima telpon dari dalam instansi adalah: 1 Apabila lampu “H” House menyala dan terdengar bunyi telepon masuk hal ii menandakan ada telepon dari dalam masuk, tekanlah tombol “O” kemudian ucapkan salam identitas penerima telepon, operator dan tawarkan bantuan, catatlah setiap pesan dan permintaan setelah selasai dan mengakhiri pembicaraan kemudian tekan “E”. 2 Menerima permintaan telepon dari luar untuk sistem jenis pesawat telepon PABX Swtcchboard setiap saluran dari dalam yang ingin mengadakan telepon keluar dapat menekan kode tertentu misalnya “9” sampai terdengar ada terdengar ada nada saluran kosong kemudian barulah menekan nomor yang diinginkan. Jika penelepon ingin meminta disambungkan melalui operator maka operator akan mencari kode atau saluran yang kosong apabila sudah ada tekan nomor yang diinginkan, setelah itu barulah disambungkan pada nomor yang diinginkan dengan menekan “I” lalu tekan “E” agar mereka dapat berbicara langsung. Hal yang perlu dilakukan dalam melakukan percakapan melalui telepon yaitu 69 ƒ Sebelum memutarmenghubungi nomor yang diinginkan hendaknya mencari atau mencocokan dengan buku telponteledex; ƒ Mencatat pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note; ƒ Jika salah sambung hendaknya segera meminta maaf ƒ Bila hubungan telah tersambung segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon; ƒ Bila selesai mengadakan pembicaraan letakanlah gagang telepon dengan baik.

d. Cara perawatan

Agar pesawat telepon dapat dipakai dengan baik diperlukan perawatan, antara lain: ƒ Bersihkan pesawat telepon secara rutin dengan mengelapnya, terutama bagian hornegagang telepon yang digunakan untuk berbicara. Biasakan berbicara dengan tidak menempelkan bibir pada gagang telepon; ƒ Letakkan gagang telepon dengan benar, sehingga jika ada telepon masuk dapat diketahui; ƒ Lakukan pemeriksaan kabel penyambung telepon ke sentralkotak telepon, jika suatu saat saluran telepon agak terganggu; ƒ Jika telepon mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas telkom terdekat. B Telex dan faksimili. Di era teknologi informasi belakangan ini, hampir semua perkantoran menyediakan berbagai alat komunikasi yang canggih. Tentu saja fasilitas ini untuk memudahkan dan mendukung tugas-tugas anda di kantor. Fasilitas seperti telepon, e-mail dan faks adalah daftar alat-alat canggih yang memudahkan komunikasi dan pekerjaan anda. Mengirim pesan lewat faks juga ada aturannya. Jangan menggunakan faks untuk mengirim pesan yang tebalnya lebih dari 10 halaman. Hindari juga pengiriman surat yang bersifat rahasia, dokumen berwarna seperti brosur atau foto. Gunakan faks untuk mengirim pesan dinas secara singkat, padat namun jelas. Sebaiknya gunakan kertas berlogo perusahaan untuk mengirim pesan yang sifatnya resmi seperti perjanjian dan kontrak. Telex tele printer exchange adalah media komunikasi untuk mengirim dan menerima pesaninformasi yang berupa tulisan dari jarak jauh. Bentuk mesin telex ini mirip dengan mesin tulis modern. Pada mesin telex terdapat beberapa tombol dengan fungsinya masing-masing. Langkah-langkah pengiriman berita melalui telex adalah sebagai berikut: