Teori Komunikasi Organisasi Rancangan Teori

1.6.1 Teori Komunikasi Organisasi

Komunikasi Organisasi yang merupakan bagian dari Komunikasi Antar Manusia, adalah aktivitas yang menghubungkan antar manusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Manusia sebagai mahluk sosial, umumnya menyukai cara hidup berkelompok. Perasaan senang berkumpul ini, dimulai saat seseorang tergabung dalam keluarga, tingkatan organisasi yang terkecil dalam masyarakat, sampai tingkat dimana seseorang dengan kesadaran pribadi menggabungkan dirinya pada kumpulan orang-orang yang memiliki kesamaan tujuan dengannya pada jenjang pendidikan umum maupun kemasyarakatan. Menurut Alo Liliweri 2004:64, ada beberapa hal yang menjadi tujuan dan fungsi komunikasi organisasi,  Tujuan utama komunikasi organisasi, yaitu : a. Sebagai tindakan koordinasi. Komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mengkoordinasikan sebagian atau seluruh tugas dan fungsi organisasi yang telah dibagi-bagi dalam bagian atau sub bagian yang melaksanakan visi dan misi organisasi di bawah pimpinan seorang pemimpin atau manajer serta para bawahan mereka. Tanpa komunikasi maka organisasi hanya merupakan kumpulan orang-orang yang terbagi dalam tugas dan fungsi masing-masing yang melaksanakan aktivitas mereka tanpa keterkaitan satu sama lain tanpa Universitas Sumatera Utara sinkronisasi dan harmonisasi. Organisasi tanpa koordinator, organisasi tanpa komunikasi sama dengan organisasi yang menampilkan aspek individual dan bukan menggambarkan aspek kerjasama. b. Membagi informasi. Salah satu tujuan komunikasi yang penting adalah menghubungkan seluruh aparatur organisasi dengan tujuan organisasi. Komunikasi mengarahkan manusia dan aktivitas mereka dalam organisasi. Sebuah informasi atau pertukaran informasi berfungsi untuk membagi kemudian menjelaskan informasi tentang tujuan organisasi, arah dari suatu tugas, bagaimana usaha untuk mencapai hasil dan pengambilan keputusan. c. Menampilkan perasaan dan emosi. Manusia dalam organisasi mempunyai keinginan bahkan kebutuhan untuk menyatakan kegembiraan atas pekerjaan dan prestasi yang mereka lakukan, mungkin mereka ingin mengatakan perasaan marah karena mereka telah gagal bertugas sebagai seorang pemimpin. Mereka juga dapat mengungkapkan kekhawatiran dan kecemasan yang akan dihadapi baik oleh diri sendiri, kelompok dan unit kerja bahkan oleh organisasi. Di saat yang lain mereka pun dapat mengungkapkan kepercayaan mereka tentang apa yang dikerjakannya. Universitas Sumatera Utara  Fungsi Umum dan Fungsi Khusus Komunikasi Organisasi, a. Fungsi Umum - To Tell. Komunikasi berfungsi untuk “menceritakan” informasi terkini mengenai sebagian atau keseluruhan hal yang berkaitan dengan pekerjaan. - To Sell. Komunikasi berfungsi untuk “menjual” gagasan dan ide, pendapat, fakta, termasuk menjual sikap organisasi, tentang sesuatu yang merupakan subyek layanan. - To Learn. Komunikasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para karyawan agar mereka bisa “belajar: tentang atau dari organisasi lain internal, belajar tentang apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dikerjakan orang lain, tentang apa yang “dijual” atau yang “diceritakan” oleh orang lain tentang organisasi. - To Decide. Komunikasi berfungsi untuk “menentukan” apa dan bagaimana organisasi membagi pekerjaan, atau siapa menjadi atasan dan siapa menjadi bawahan, besaran kekuasaan dan kewenangan, menentukan bagaimana menangani sejumlah orang, bagaimana memanfaatkan sumber daya, mengalokasikan manusia, mesin, metode dan teknik dalam organisasi. Universitas Sumatera Utara b. Fungsi Khusus - Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam issu- issu organisasi lalu menerjemahkannya ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah “komando”. - Membuat para karyawan menciptakan dan menangani “relasi” antar sesama bagi peningkatan produk organisasi. - Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani atau mengambil keputusan-keputusan dalam suasana yang “ambigu dan tidak pasti”. Komunikasi organisasi meliputi komunikasi antar pribadi dalam kelompok formal, yang disesuaikan dengan struktur organisasinya semakin formal organisasi, pesan juga semakin formal sehingga tujuan dan maksud komunikasi umumnya berstruktur. Sehingga dalam penyelesaian penelitian ini, peneliti juga menggunakan teori komunikasi antar pribadi dan teori komunikasi kelompok.  Teori Komunikasi Antar Pribadi KAP Jika dipandang secara material, maka organisasi merupakan komposisit bangunan, mesin, gedung, atau perangkat keras lainnya. Namun, apabila kita memandang organisasi secara spiritual, maka organisasi merupakan “konteks” tempat terjalinnya komunikasi antar manusia. Dalam konteks tersebutlah para anggota dan pimpinan organisasi melaksanakan komunikasi antar pribadi. Universitas Sumatera Utara Komunikasi antar pribadi KAP adalah pertukaran informasi yang terjadi diantara dua orang. KAP berbeda dengan bentuk komunikasi lain, terutama dalam hal jumlah para partisipan atau para interaktor. Komunikasi antar pribadi sering dikatakan komunikasi dyad – yaitu komunikasi yang melibatkan antara dua atau tiga orang partisipan, jarak fisik di antara mereka sangat dekat, partisipan menggunakan banyak saluran sensoris, dan sifat umpan baliknya, dapat diketahui dengan segera. Menurut Alo Liliweri 2004 yang menjadi fungsi KAP, yaitu : a. Menumbuhkan informasi Harapan kita berkomunikasi antar pribadi adalah untuk menumbuhkan pengetahuan tentang orang lain, oleh karena itu kita dapat berinteraksi dengan mereka secara efektif teori penetrasi sosial. Kita dapat meramalkan bagaimana orang lain itu berpikir, merasakan dan bertindak jika kita tahu siapa mereka. Kita menambah informasi secara pasif dengan mengamati mereka, dan secara aktif menanyakan melalui orang lain, siapakah dia, atau secara interaktif langsung – mendekati dia secara langsung. Self – Disclosure acap kali digunakan untuk memperoleh dan menumbuhkan informasi dari orang lain. Universitas Sumatera Utara b. Membangun satu konteks pemahaman. Komunikasi antar pribadi dapat menolong diri sendiri supaya lebih mengerti tentang apa yang orang katakan dalam satu konteks tertentu. c. Membentuk identitas. Peranan yang dimainkan dalam relasi dengan orang lain, menolong kita membangun identitas. Dengan identitas itu, kita menampilkan wajah kita kepada publik sehingga mereka mempunyai gambaran tentang diri kita. Peran dan tampila itu dibentuk berdasarkan pada bagaimana kita berinteraksi dengan orang lain. d. Memenuhi kebutuhan antar pribadi William Schutz dalam teori FIRO Fundamental Interpersonal Relations Orientation, telah mengidentifikasi tiga kebutuhan manusia, yakni : • Inklusi, adalah kebutuhan untuk terlibat bersama dengan orang lain. • Kontrol, adalah kebutuhan untuk mengontrol, mengawasi bahkan menguasai orang lain. • Afeksi, adalah kebutuhan untuk mengembangkan relasi dengan orang lain, kebutuhan untuk dikasihi orang lain. Komunikasi Antar Pribadi akan berhasil, jika pengenalan akan diri telah berlangsung terlebih dahulu. Teori yang dapat dipelajari untuk Universitas Sumatera Utara dapat mengenal komunikasi diri dengan baik adalah teori Self Disclosure.  Teori Self Disclosure Self Disclosure SD dilihat sebagai strategi yang bermanfaat untuk membagi sharing informasi dengan orang lain. Dengan membagi informasi, maka kita menjadi lebih akrab dengan orang lain dan relasi antar pribadi makin diperkuat. SD bukan merupakan sesuatu proses yang sederhana bagi pembentukan informasi tentang sesama. Banyak ahli mendefinisikan SD sebagai sharing informasi dengan orang lain, karena mereka pun tidak selalu mengetahui atau menemukan sesuatu tentang diri kita bahkan tentang dirinya sendiri. Daya guna SD dapat dilihat dalam model bagan Jendela Johari Johary Windows berikut. Dengan bagan ini, dapat ditunjukkan jalan untuk mengetahui bagaimana sebagaian besar informasi yang anda tahu tentang diri anda dan seberapa benyak informasi dari orang lain mengenai diri anda. Universitas Sumatera Utara Bagan 1.1 Jendela Johari Diketahui oleh diri anda Tidak diketahui oleh diri anda Diketahui oleh orang lain Bidang Terbuka Diketahui oleh diri anda dan diketahui pula oleh orang lain Bidang Buta Tidak diketahui oleh diri anda, namun diketahui oleh orang lain Tidak diketahui oleh orang lain Bidang Tersembunyi Terbuka bagi diri anda, namun tersembunyi bagi orang lain Bidang Gelap Tidak diketahui oleh diri anda maupun orang lain Keterangan : • Bidang Terbuka , merupakan bidang KAP yang paling efektif. Pada bidang ini, baik diri sendiri maupun orang lain sama-sama mengetahui atau memiliki informasi yang diperlukan dalam melakukan komunikasi. Bidang ini meliputi semua informasi yang diketahui oleh 2 dua orang yang terlibat dalam relasi, seperti mengetahui warna rambut, tinggi badan, tampilan fisik, karena kedua pihak saling melihat dan tahu persis. • Bidang Buta . Pada bidang buta, diri sendiri tidak mengetahui informasi yang relevan secara lengkap tetapi orang lain mengetahuinya. Universitas Sumatera Utara • Bidang Tersembunyi , berisi informasi yang menurut anda harus disembunyikan karena bersifat pribadi. Misalnya, keinginan dan kebutuhan anda, mimpi dan ambisi anda. • Bidang Gelap adalah segala sesuatu yang diri sendiri dan orang lain tidak tahu tentang sesuatu. Misalnya, jika sekelompok orang yang saling berkomunikasi dari bidang keahlian yang berbeda dalam pelaksanaan tugas mereka.  Teori Komunikasi Kelompok Robert Rich dalam bukunya Tales of a New America mengemukakan bahwa hubungan peranan kelompok sangat penting dalam meningkatkan era teknologi organisasi. Banyak laporan riset dan praktek organisasi menunjukkan bahwa mereka yang bekerja dalam tim lebih sukses daripada bekerja sendiri. Bahkan mereka sukses kerja tim, karena mengandalkan prinsip two head are better then one. Komunikasi kelompok adalah suatu studi tentang segala sesuatu yang terjadi pada saat individu-individu berinteraksi dalam kelompok kecil dan bukan deskripsi mengenai bagaimana seharusnya komunikasi terjadi serta bukan pula sejumlah nasehat tentang cara-cara bagaimana yang harus ditempuh Joseph de vito. Sedangkan menurut Alvin A. Goldberg dan Carl E. Larson, komunikasi kelompok adalah suatu bidang studi penelitian dan Universitas Sumatera Utara terapan yang tidak menitikberatkan perhatiannya pada proses kelompok secara umum, tetapi pada tingkah laku individu dalam diskusi kelompok tatap muka yang kecil. Kelompok yang di dalamnya terdiri atas manusia berjiwa yang memiliki pikiran, hasrat, rasa dan kehendak yang berbeda-beda, membuat kehidupan kelompok tidak berada dalam keadaan statis, tetapi berada dalam keadaan dinamis sebagai pertanda bahwa kelompok itu berkembang dengan baik. Agar memberi pengertian yang jelas tentang kelompok dan aktivitasnya, dinamika kelompok akan diikutsertakan dalam kerangka teori penelitian ini.  Dinamika Kelompok Dinamika Kelompok berarti suatu kelompok yang teratur dari dua individu atau lebih yang mempunyai hubungan psikologis secara jelas antara anggota satu dengan yang lain. Persoalan dinamika kelompok adalah semua gejala kejiwaan yang disebabkan oleh kehidupan bersama dalam kelompok yang face to face. Santosa 1999 mengatakan, Ruth Benedict membagi persoalan yang ada dalam dinamika kelompok, sebagai berikut : a. Kohesi persatuan Dalam persoalan komunikasi ini akan dilihat tingkah laku anggota dalam kelompok. Seperti proses pengelompokan, intensitas anggota, arah pilihan, nilai kelompok, dan sebagainya. Universitas Sumatera Utara b. Motif dorongan Persoalan motif ini berkisar pada interest anggota terhadap kehidupan kelompok. Seperti kesatuan kelompok, tujuan bersama, orientasi diri terhadap kelompok dan sebagainya. c. Struktur Persoalan ini terlihat pada bentuk pengelompokan, bentuk hubungan, perbedaan kedudukan antar anggota, pembagian tugas, dan sebagainya. d. Pimpinan Persoalan pimpinan tidak kalah pentingnya pada kehidupan kelompok, dimana hal ini terlihat pada bentuk-bentuk kepemimpinan, tugas pimpinan, sistem kepemimpinan, dan sebagainya. e. Perkembangan Kelompok Persoalan perkembangan kelompok dapat pula menentukan kehidupan kelompok selanjutnya, dan ini terlihat pada perubahan dalam kelompok, senangnya anggota tetap berada dalam kelompok, perpecahan kelompok, dan lain sebagainya.

1.6.2 Teori Sosialisasi