Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip

12 penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara untuk menjalankan fungsi- fungsi tersebut dengan baik.

2.4 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip

Menurut Sedarmayanti 2003: 110, “pemeliharaan arsipdokumen adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab”. Dalam Peraturan Bupati Pemalang 2010: 1 menjelaskan bahwa: “Pemeliharaan adalah suatu usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip”. Sedangkan menurut Asad, et al. 2009: 1 bahwa: “pemeliharaan merupakan kegiatan mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat mengalami kerusakan, awet, dan bisa dipakai lebih lama serta bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan”. Menurut Sedarmayanti 2003: 111 Tujuan pemeliharaan arsip adalah: 1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. 2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. Berdasarkan pendapat di atas dapat diuraikan bahwa pemeliharaan adalah suatu kegiatan untuk melakukan perawatan terhadap arsip, dengan tujuan untuk menjamin keamanan dan pencegahan terjadinya kerusakan dalam penyimpanan arsip. Untuk pencegahan kerusakan pada arsip yang harus dilakukan dalam pemeliharan dalam Sedarmayanti 2003: 112 pencegahan kerusakan dapat dilakukan dengan cara: Universitas Sumatera Utara 13 1. Penggunaan Air Condition, dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik. 2. Fumigasi,yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegahmembasmi serangga atau bakteri. Fumugasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu: a. fumigasi untuk seluruh gudang, b. fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip. c. fumigasi untuk beberapa bundel arsip. d. fumigasi rutin. 3. Restorasi arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada dua cara, yaitu: a. tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas”handmade” dan “chippon”. b. laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas arsip diantara lembar plastik. 4. Mikrofil adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Pengatur ruangan, ruangan penyimpanan arsip harus: a. dijaga agar tetap kering temperatur ideal antara 60°-75°F, dengen kelembaban antara 50-60, b. terang terkena sinar matahari tak langsung, mempunyai ventilasi yang merata, d. terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga, dan sebagainya. 2. Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi. 3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, salah satunya caranya adalah meletakkan kapur barus kamper di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala. 4. Larangan-larangan, perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain: a. dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan arsip, b. dalam ruangan Universitas Sumatera Utara 14 penyimpanan arsip dilarang merokok karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran. 5. Kebersihan, arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Menurut Asad, et al. 2009: 1, beberapa cara pencegahan kerusakan: 1. Faktor Biologi a. Tikus, diupayakan agar setiap pengunjung dilarang membawa makanan dan minuman ke ruang baca. b. Serangga − Diupayakan ruangan tetap selalu bersih − Susunan buku dalam rak-rak ditata secara rapi, sehingga ada sirkulasi udara udara. − Rak harus dibuat dari bahan yang tidak disukai oleh serangga kayu jatilogam − Pada rak diberikan bahan yang berbau, dan tidak disukai oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dan lain-lain. − Penyuntikan dengan bahan anti serangga DTT − Fumigasi : mencegah, mengobati dan mensterilkan bahan pustaka c. Jamur − memeriksa buku secara berkala − membersihkan tempat penyimpanan − menurunkan suhu udara − susunan tidak terlalu rapat, supaya ada sirkulasi udara Universitas Sumatera Utara 15 2. Faktor Fisika a. Debu − dilakukan penyedotan debu vacuum cleaner − dipasang ACfilter penyaring udara − dipasang alat pembersih udara air cleaner − disediakan almari kaca b. Suhu UdaraKelembaban − mengatur suhu udara dalam ruangan menjadi 20– 24 C − memasang alat dehumidifier untuk ruangan atau silicale untuk almari, untuk mengatur tingkat kelembaban c. Cahaya − Matahari, koleksi dihindarkan dari sinar matahari langsung, dengan memasang filter flexy glass atau polyester film. − LampuListrik, koleksi harus dihindarkan dari sinar ultra violet yang berasal dari lampu neon dengan cara memberikan filter UV fluorescent light atau seng oksida dan titanium oksida. 3. Faktor Kimia a. Dengan memilih bahan pustaka yang baik dengan teliti, perlu dilihat jenis kertas dan tulisan. b. Menetralkan asam yang terkandung dalam kertas dengan deasidifikasi atau memberi bahan penahan buffer Universitas Sumatera Utara 16 4. Faktor Lain-Lain a. Manusia − menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai tentang pentingnya peduli terhadap keutuhan bahan pustaka − memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka. − memasang rambu-rambu Tata Tertib. b. Bencana Alam − menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik. − dilarang merokok di dalam ruangan − memeriksa kabel listrik secara berkala − memasang alarm smoke detector − menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat tersendiri. − mengontrol air setiap ada turun hujan. Berdasarkan penjelasan di atas maka untuk melakukan perawatan terhadap arsip atau dokumen, perlu diperhatikan secara rutin bertujuan menjamin mutu atau kualitas arsipdokumen.Demikian hal yang perlu dilakukan dalam pencegahan kerusakan pada arsip adalah dengan menggunakan AC di tempat penyimpanan.

2.5. Penyusutan Arsip