24
b. Arsip korespondensi adalah arsip-arsip diklasifikasikan menurut abjad. c. Arsip informasi, semua arsip diberi kode sesuai dengan isi arsip tersebut.
d. Arsip ihwal adalah arsip-arsip yang diklasifikasikan menurut hal atau menurut pokok surat atau menurut subjeknya, dengan demikian arsip disimpan
berdasarkan subjek sebagai kode penyimpanan, arsip disimpan dan disusun menurut susunan abjad subjek surat yang bersangkutan.
Berdasarkan pendapat di atas diuraikan bahwa sistem klasifikasi dapat mempermudah kinerja seorang dokumentalis dalam pencarian dokumen, sistem
penyimpanan dokumen pada umumnya yang digunakan adalah sistem nomor numerikal dan abjad alfabetis.
2.5.3 Kode Arsip
Widjaja 1993: 133-141 menyatakan bahwa: “kode merupakan alat untuk memelihara hubungan dan urusan masalah dalam pola klasifikasi, juga merupakan
alat pengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan jika penataannya berdasarkan masalah secara sistematis systematic subject filing”. Sesuai dengan
fungsi kegunaannya kode harus: a. Sederhana, b. Singkat, c. Mudah diingat, d. Dapat ditulis, e Dapat ditulis, diketik.
Menurut Sedarmayanti 2003: 38-39 bahwa: “kode arsip adalah tanda pengenal urusanmasalah dari klasifikasi arsip”. Syarat-syarat pemberian kode
harus: a. Sederhana, b. Mudah diingat, c. mudah untuk menulisnya. Sedangkan menurut Wursanto 1991: 196 bahwa: “kode adalah alat untuk
mengenali masalah yang dikandung dalam warkatarsip”. Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa kode merupakan
alatsarana untuk pengatur susunan atau urutan berkas dalam penyimpanan, maka penataannya tersusun secara sistematis dan mudah di temu balik
dokumenarsip.Dan syarat dalam pemberian kode harus sederhana, mudah diingat, mudah ditulis, dan diketik.
Universitas Sumatera Utara
25
2.5.4 Indeks Arsip
Widjaja 1993: 172 menyatakan bahwa: “ indeks adalah kata tanggap caption, catch word dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi,
masalah subject dan nama tempat negara, provinsi, kota dsb”. Menurut Abubakar 1996: 58: Indeks merupakan sarana penemuan
kembali surat atau arsip dengan cara mengindentifisir surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut
dengan lainya atau alat pembantu dalam penemuan informasi dalam arsip. Syarat-syarat indeks: a. singkat, jelas dan mudah diingat, b. kata benda
atau kata pengertian kebendaan, c. harus berasal dari surat masuk atau keluar si pemakai, d. harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai.
Sedangkan menurut Sedarmayanti 2003: 27:Indeks merupakan petunjuk atau tanda pengenal caption untuk memudahkan, menentukan tempat
penyimpanan dan penemuan kembali. Syarat-syarat mengindeks yaitu: a. singkat, jelas dan mudah diingat, b. berorientasi kepada kebutuhan pemakai, c.
merupakan kata yang mudah dimengerti, d. diambil atau ditentukan dari isi surat. Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa indeks
merupakan sarana yang dapat memudahkan penemuan kembali dokumen dengan cara mengidentifikasikan melalui tanda pengenal, dan dalam mengindeks harus
singkat, mudah dingat, kata mudah mengerti, dan berasal dari surat masuk atau keluar.
Menurut Widjaja 1993: 147 indek dapat disusun sebagai berikut: a. Menurut abjad seperti kamus dictionary arrangement, ataupun secara
kelompok yang sejenis yang tersusun secara abjad, misalnya kelompok nama orang, nama tempat, nama barang, dan sebagainya.
b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah pertama yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan masalah pokok kedua, ketiga, dan
seterusnya, yang merupakan bagian dari masalah pokok pertama atau bagian dari
Universitas Sumatera Utara
26
masalah pokok kedua dan seterusnya masing-masing disusun secara abjad sesuai dengan tingkatnya.
Sedangkan menurut Abubakar 1997: 16 indeks disusun berdasarkan: a. Nama orang, nama instansiperusahaan dan nama wilayah.
b. Subyek. c. Nama orang yang mempunyai gelar bangsawangelarkeserjanaan
pangkatprofesi. d. Nama keluarga majemuk compound surname. Indeks nama dan subjek ini
disusun dalam kartu-kartu. Selanjutnya menurut Sedarmayanti 2003: 28 mengindeks dapat digolongkan
kedalam empat kategori, yaitu: a. Indeks nama orang
b. Indeks nama badan pemerintah swasta. c. Indeks organisasi atau badan sosial dan sejenisnya.
d. Indeks nama tempat atau wilayah Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa indeks disusun untuk
menentukan ciri atau tanda dari suatu arsip, yang dijadikan suatu petunjuk dan memudahkan penyusunan pada file, yang nantinya dapat ditemukan kembali.
2.5.5 Tunjuk Silang Arsip
