16
4. Faktor Lain-Lain a. Manusia
− menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai tentang pentingnya peduli terhadap keutuhan bahan pustaka
− memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka. − memasang rambu-rambu Tata Tertib.
b. Bencana Alam − menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik.
− dilarang merokok di dalam ruangan − memeriksa kabel listrik secara berkala
− memasang alarm smoke detector − menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat tersendiri.
− mengontrol air setiap ada turun hujan. Berdasarkan penjelasan di atas maka untuk melakukan perawatan terhadap arsip
atau dokumen, perlu diperhatikan secara rutin bertujuan menjamin mutu atau kualitas arsipdokumen.Demikian hal yang perlu dilakukan dalam pencegahan
kerusakan pada arsip adalah dengan menggunakan AC di tempat penyimpanan.
2.5. Penyusutan Arsip
Sedarmayanti 2003: 102 dalam Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979, maka penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan: 1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengelolaan ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing- masing.
Universitas Sumatera Utara
17
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.
Sedangkan Martono 1997: 39 menyatakan bahwa: “penyusutan merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan, kegiatan
ini merupakan upaya mengurangi jumlah arsip yang tercipta”. Dalam Sedarmayanti 2003: 102 tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
c. Mempercepat penemuan kembali arsip d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja 1993: 180 tujuan penyusutan arsip adalah:
a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang kurang diperlukan.
b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan fidingnya.
c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan record yang diperlukan.
d.Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu
ruang tempat bekerja. e.Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai arsip,
diawetkan dimicrofilmkan atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.
Universitas Sumatera Utara
18
Dan menurut Martono 1997: 39 tujuan penyusutan arsip adalah: a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis aktif dan inaktif c.Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih
diperlukan dan bernilai tinggi d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Berdasarkan pendapat di atas dapat didefinisikan bahwa penyusutan merupakan suatu kegiatan yang mengurangi jumlah arsip yang tercipta, atau
pemindahan arsip in-aktif, memusnahkan arsip, atau menyerahkan arsip statis ke arsip nasional.Yang mana penyusutan bertujuan untuk memudahkan pengawasan,
pemeliharaan, menghemat tempat terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi.Kegiatan penyusutan yang perlu dilakukan adalah penentuan jadwal
retensi. Sedarmayanti 2003: 102 menyatakan bahwa: Jadwaldaftar retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan
seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.dengan demikian jadwaldaftar retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan: 1.
Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip file in-aktif, dan 2. Jangka waktu
penyimpanan masing-masingsekelompok arsip belum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip nasional.
Sedangkan Martono 1997: 44 menyatakan bahwa: “jadwal retensi merupakan suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip
dan penetapan simpan permanen dan musnah”. Menurut Abubakar 1996: 99 bahwa: “jadwal retensi adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman”.
Universitas Sumatera Utara
19
Berdasarkan pendapat di atas dijabarkan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar kegiatan yang memuat kebijaksanaan dalam menentukan jangka waktu,
sejauh mana arsip dapat digunakan, disimpan, dan dimusnahkan.
2.5.1 Penemuan Kembali Arsip
