7
Widjaja 1993 : 8 mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuan untuk menyimpan surat dengan nyaman dan mudah selama diperlukan, menyiapkan
surat setiap saat di perlukan, mengumpulkan bahan-bahan yang bersangkutan dengan suatu masalah yang diperlukan sebai pelengkap.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 pada Bab II menjelaskan bahwa arsip bertujuan sebagai berikut :
1.Menjamin ketersediaan arsip yang auntik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
2.Menjamin terwujudnya pngelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3.Menjamin pelindungan kepentingan dan hak hak keperdataan rakyat melalui dan pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
4.Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
5.Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
6.Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
7.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
2.2.2 Fungsi Arsip
Arsip punya peranan penting dalam berbagai bidang pekerjaan, karena arsip di butuhkan dalam mengambil suatu tindakan atas keputusan.Arsip juga
merupakan suatu catatan dan alat komunikasi, serta di butuhkan oleh individu maupun bagi administrasi atau manager dalam pelaksanaan pekerjaannya.
Oleh karena itu pentingnya arsip data dilihat dari fungsi arsip baik secara makro maupun mikro dalam kesatuan kearsipan adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
8
1. Arsip sebagai sumber informasi
2. Arsip sebagai sumber penelitian
3. Arsip sebagai sumber sejarah
4. Arsip sebagai suber ingatan
5. Arsip sebagai sumber komunikasi
Dari kelima fungsi arsip tersebut arsip harus mempunyai sifat antara lain : 1.Informasi adalah arsip tersebut dapat di gunakan sebagai bahan data dalam
kegiatan dan arsip tersebut harus dapat menggerakkan baik individu maupun orrganisasi untuk berbuat sesuatu.
2.Dokumntasi adalah arsip tersebut dapat dengan nyata, data dilihat dan dapat disebarluaskan dalam pentingnya dan dipertanggungjawaban .
Dari uraian diatas jelaslah bahwa arsip berfungsi sebagai sumber informasi untuk kegiatan yang dilaksanakan serta dalam pengambilan keputusan
bagi kelangsungan hidup suatu instansi atau organisasi. Fungsi arsip bagi setiap organisasi menurut Wursanto 1991:33 yaitu
aktifitas yang dimilliki oleh kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis, dapat dijadikan sebagai
bukti-bukti tertulis apabila terkena masalah, dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban serta dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga.
Adapun fungsi arsip lain adalah sebagai berikut : 1.Menbantu pengambilan keputusan
Dalam mengambil keputusan, para manajer atau pimpinan memerlukan informasi
2.Menunjang perencanaan Untuk membuat perencanaan memerlukan informasi, bagi perencanaan jangka
panjang informasi retrospektif yang tersedia pada arsip inaktif dan statis. Untuk
Universitas Sumatera Utara
9
menengah 1-5 tahun informasi terdapat pada arsip aktif, semiaktif dan inaktif dan untuk jangka pendek informasi terdapat pada arsip aktif.
2.2.3 Peranan Arsip
