19
Berdasarkan pendapat di atas dijabarkan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar kegiatan yang memuat kebijaksanaan dalam menentukan jangka waktu,
sejauh mana arsip dapat digunakan, disimpan, dan dimusnahkan.
2.5.1 Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana suatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu yang cepat dan
tepat. Penemuan kembali arsip atau dokumen sangat erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan, jika tidak memiliki sistem yang mendukung
dapat mempersulit dalam pencarian arsip atau dokumen yang diinginkan. Temu balik informasi merupakan kegiatan yang menyediakan informasi
bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan berdasarkan kebutuhan pemakai.Maka dalam temu balik informasi dibutuhkan suatu alat sistem tertentu
yang dapat membantu dalam mencari atau menemukan bahan informasi yang diperlukan, alat atau sistem inilah yang merupakan kunci untuk mengetahui segala
isi kekayaan suatu lembaga adalah pembuatan katalog. Menurut Sulistyo-Basuki 1992: 107 bahwa: “katalog merupakan
himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi”. Menurut Suhendar 2005: 1 bahwa: “ katalog diartikan sebagai suatu daftar
barabg atau benda yang terdapat pada tempat tertentu”. Menurut Suhendar 2005: 3 Bentuk fisik katalog dapat dibedakan menjadi katalog buku, katalog berkas,
katalog kartu, komputer. Sedangkan menurut Widjaja 1993: 139 bahwa: “katalog adalah daftar bahan yang ada di perpustakaan yang disusun menurut
suatu sistem tertentu secara alphabetis maupun sistematis untuk memudahkan mencari dan menempatkan kembali bahan yang dibutuhkan oleh para pembaca
serta petugas perpustakaan”. Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa katalog adalah
suatu daftar buku atau media lain dengan segala keterangan dan kelengkapan data bibliografisnya yang didaftarkannya disusun menurut sistem tertentu dan
Universitas Sumatera Utara
20
mencatat secara teratur, dengan tujuan untuk mempermudah mencari atau menempatkan kembali bahan pustaka, arsip atau dokumen yang diinginkan atau
diperlukan kembali. Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian
mesin otomatis.Sarana yang dapat digunakan atau membantu dalam temu balik informasi secara efisien yaitu komputer.Penggunaan atau penerapan teknologi
komputer dalam kearsipan merupakan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual, penggunaan komputer dapat
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Menurut Sedarmayanti 2003: 117 bahwa: “komputer adalah
rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksiprogram yang diberikan, serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan bilamana diperlukan”. Menurut Ajoes 2009: 1 dalam buku Computer Today:Komputer adalah
sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input,
memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah- langkahinstruksi-instruksi program yang tersimpan di memori stored program.
Menurut Masrukhin 2009: 1 bahwa: “komputer merupakan suatu perangkat elektronika yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi,
menjalankan program yang tersimpan pada memori, serta dapat bekerja secara otomatis dengan aturan tertentu”. Maka yang perlu diperhatikan pencarian
dokumen atau arsip ialah: klasifikasi, kode, indeks, petunjuk silang.
2.5.2 Klasifikasi Arsip
