9
menengah 1-5 tahun informasi terdapat pada arsip aktif, semiaktif dan inaktif dan untuk jangka pendek informasi terdapat pada arsip aktif.
2.2.3 Peranan Arsip
Barthos, Basir 2007 : 2 menegemukakan bahawa arsip mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber infomasi dan alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembngan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat tepatnya.
Menurut Sedarmayanti 2003 : 19 peranan arsip adalah alat utama organisasi, bahan atau alat pembuktian, bahan dasar perencanaan dan
pengembalian keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengap, cepat, dan benar harus ada sistem dan prosedur yang baik di bidang kearsipan.
Menurut Wursanto 1991:5 arsip memiliki peranan yang potensial dalam administrasi yaitu Sebagai pusat daya ingat, Sebagai sumber informasi, Sebagai
ala pengawasan, Sebagai pembuatan keputusan. Arsip mempunyai peranan yang penting dalam proses penyajian informasi kepada pimpinan yang digunakan dalam
proses pembuatan keputusan dan juga perumusan kebijakan. Oleh sebab itulah didalam menyajikan informasi yang cepat dan akurat harus ada sistem dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
2.3 Jenis- Jenis Arsip
Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, yang di maksud dengan arsip dinamis dan arsip aktif adalah sebagai berikut :
1.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
2.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
Universitas Sumatera Utara
10
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat di golongkan menjadi arsip dinamis dan arsip stati. Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang
dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebaagai berikut : 1.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnyaatau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari. Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip yang berada pada masing-
masing organisasi pencipta arsip karena masih diperlakukan untuk kepentingan pelaksanaan tugas perkerjaan sehari-hari.
1.Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang
sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari- hari.
Menurut Hasugian 1999,14, Jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya :
a. Arsip dinamis Arsip dinamis yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas
Universitas Sumatera Utara
11
:Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan adminstrasi sehari-hari serta masih dikelola
oleh unit pengolah. Arsip In-aktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
b. Arsip statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.Arsip statis
ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah. Sedangkan menurut Widjaja 1986 :16 “penggolongan arsip berdasarkan
fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis”.
1.Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam menyusun perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat di rinci menjadi : a.Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi. b.Arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun dari arsip aktif. c.Arsip in-aktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus
atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya di gunakan sebagai referensi saja.
2.Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka
Universitas Sumatera Utara
12
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara untuk menjalankan fungsi- fungsi tersebut dengan baik.
2.4 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
