36
Pada tahun 2001 terjadi perubahan struktur organisasi dengan keluarnya peraturan pemerintah tentang penghapusan dan penggabungan Lembaga-Lembaga
Negara. Salah Satu Lembaga Negara yang tergabung adalah Kantor rsip Daerah Tingkat I provinsi sumatera Utara yang bergabung dengan Perpustakaan Nasional
Sumatera Utara dengan nama Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan peraturan Daerah provinsi Sumatera Utara
Nomor 9 tahun 2001. Arsip Daerah yang tadinya berdiri sendiri dengan dipimpin oleh seorang
Kepala Kantor menjadi salah satu Bidang pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara.Walaupun ada penggabungan tersebut tugas
pokok dan fungsi Bidang Arsip tetap untuk mengelola, menyelamatkan dan melestarikan arsip yang ada di Provinsi Sumatera Utara.
Pada tahun 2009 sampai dengan sekarang nomenklatur Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah berubah lagi menjadi Badan Perpustakaan, Arsip
Daerah dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara nomor 9 tahun 2009.
3.2Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional.
3.3 Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara
1.Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah – naskah dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa.
2.Meningkatkan Promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip
Universitas Sumatera Utara
37
3.Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan
wisata baca. 4.Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan
kearsipan pada instansi pemerintah BUMD, swasta dan masyarakat. 5.Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata
pemerintah yang baik.
3.4 Tugas pokok dan Fungsi
Bidang Arsip Daerah sebagai Lembaga Pembina dan Pengembangan Kearsipan menyelenggarakan urusan pemerintahadalam bidang pengelolaan
arsip.Dengan perjalanan waktu, Bidang Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip
juga peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga-tenaga pengelola kearsipan
Universitas Sumatera Utara
38
3.5 Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DANDOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
Universitas Sumatera Utara
39
Untuk bidang arsip daerah di kepalai oleh seorang kepala bidang yang membawahi tiga sub bidang yakni sub bidang pengelolaan arsip in aktif,
pengelolaan sub bidang arsip statis dan sub bidang pembinaan kearsipan. Bidang ini adalah merupakan peleburan dari kantor arsip daerah Provinsi Sumatera
Utara. Adapun tugas bidang kearsipan ini mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kearsipan.
Untuk bagian kesektariatan di kepalai oleh seorang kepala bagian sekretariat membawahi sub bagian umun, sub bagian keuangan dan sub bagian
program. Adapun yang menjadi tugas di bagian sekretariat ini adalah yang berkaitan dengan urusan surat menyurat, administrasi, kepegawaian, dan urusan
rumah tangga perkantoran dan urusan perkantoran dann urusan keuangan. Bidang pengembangan dan pengolahan membawahi dua sub bidang yakni
sub bidang deposit dan sub bidang pengembangan dan pengolahan bahan pustaka. Tugas bagian ini adalah untuk malakukan pemasyarakatan UU Nomor 4 tahun
1990 tentang serah cetak dan karya rekam serta melakukan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Bidang layanan pepustakaan membawahi dua sub
bidang yakni sub bidang layanan dan sub bidang automasi dan multimedia. Tugas di bagian ini adalah melaksanakan layanan informasi, melakukan kerjasama dan
aotomasi, bibliografi, serta melakukan kegiatan promosi perpustakaan seperti melakukan pameran, perlombaan, serta membuat literatur sekunder.
Bidang pembinaan ini perpustaka membawahi dua sub bidang yakni sub bidang sumberdaya manusia dan sub bidang kelembagaan. Adapun tugas dibagian
pembinaan perpustakaan ini adalah melakukan pembinaan sumber daya manusia dan melakukan pembinaan semua jenis perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
40
3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan 3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD
Kompetensi Arsiparis Membangun Citra Diri Menguatkan Profesi,mempunyai 3 tiga aspek kompetensi yang ada dalam profesi arsiparis.
a. Aspek Pengetahuan: Aspek pengetahuan, yaitu hal yang berhubungan erat dengan pendidikan
yang sesuai dengan profesi, diklat yang menjadi persyaratan dan dimilikinya pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan.
Aspek pengetahuan sebagai salah satu aspek kewenangan arsiparis nyata sekali merupakan wujud nyata dari yang dituntut oleh undang-undang terhadap
seorang arsiparis. Baik dalam UU maupun peraturan pemerintah jelas sekali disebutkan bahwa untuk menjadi seorang arsiparis dituntut memiliki suatu yang
berlatar belakang, baik melalui pendidikan atau lewat pelatihandiklat. Di sini diharapkan seseorang yang telah lulus dalam pendidikan kearsipan, bukan terus
berhenti sampai disitu, tetapi seorang arsiparis harus terus mencari dan mencari untuk mendapatkan pengetahuan baru mengenai hal-hal yang berhubungan dengan
bidang kearsipan, karena bidang ilmu kearsipan bersifat tidak statis melainkan bersifat dinamis yang senantiasa berkembang dari waktu ke waktu. Karena aspek
pengetahuan tentang kearsipan bukan terbatas pada masalah mengelola ketatalaksanaan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan arsip, dan pemeliharaan
arsip saja, akan tetapi bidang kearsipan juga menyangkut disiplin ilmu-ilmu lainnya seperti, ilmu sejarah, informasi, teknologi, budaya, ekonomi dsb.
b.Aspek Keterampilan: Antara lain keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola
pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan
lingkungan pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
41
Aspek keterampilan , dimana keterampilan dalam hal melaksanakan suatu pekerjaan, mengatur suatu pekerjaan, mengantisipasi akan segala sesuatu
kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan di dalam mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan. Pada
sisi keterampilan dimaksud adalah peran serta seorang arsiparis dalam lingkungan sosialnya harus bisa menyesuaikan diri dalam berinteraksi di lingkungan, baik
yang berupa intrapersonal ataupun interpersonal. c.Aspek Sikap:
Aspek sikap antara lain penampilan sikap di tempat kerja, tanggapan lingkungan kerja, penghargaan dan penilaian.
Sehubungan dengan keterkaitannya seorang arsiparis haruslah bersikap profesional, mandiri, penuh tanggung jawab dalam mengelola dan mengambil
suatu keputusan yang akan diambil dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang arsiparis. Selain itu seorang arsiparis juga harus memiliki sikap dan kepribadian
yang kuat dalam menghadapi permasalahan yang dihadapi, memiliki komitmen, pandai memanfaatkan peluang, motivasi yang tinggi, berpartisifasi aktif, dan
mempunyai wawasan yang jauh kedepan. pendapat Sudarijanto yang dikutip oleh wahid Nashihuddin. Seorang arsiparis dituntut akan keprofesionalannya dalam
mengelola arsip. Selain profesional, seorang arsiparis harus memiliki kesabaran, ketelitian, pengetahuan, memiliki wawasan ke depan, semangat yang tinggi dan
juga tanggung jawab di dalam melaksanakan tugas-tugasnya seperti , merawat, mengelola, menjaga warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang
dan selanjutnya. Di dalam melaksanakan tugas-tugas keseharian, seorang arsiparis bekerja tanpa ada diskriminasi dalam berbagai hal dan disertai pula kearifan serta
mendayagunakan segenap informasi yang ada demi kepentingan Bangsa dan Negara.
Universitas Sumatera Utara
42
3.6.2Kegiatan Pengelolaan Arsip 3.6.2.1Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan Badan Arsip dan DokumentasiPemrovsu sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada
warkatdokumen.Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.Dan sistem
yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: a.Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan
disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. b.Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat
diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.Adalah kegiatan yang di lalukan
Badan Arsip dan Dokumentasi Pemrovsu untuk mempermudah Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
b.Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder d.Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,
bulantahun tanggal dijadikan kode surat. e.Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerahwilayah surat
yang diterima.
Universitas Sumatera Utara
43
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat
ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain
lain.
Gambar 2 : Penyimpanan arsip sistem subjek
Sumber : anugerahdino.blogspot.com
Universitas Sumatera Utara
44
Gambar 3 : Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
