20
mencatat secara teratur, dengan tujuan untuk mempermudah mencari atau menempatkan kembali bahan pustaka, arsip atau dokumen yang diinginkan atau
diperlukan kembali. Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian
mesin otomatis.Sarana yang dapat digunakan atau membantu dalam temu balik informasi secara efisien yaitu komputer.Penggunaan atau penerapan teknologi
komputer dalam kearsipan merupakan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual, penggunaan komputer dapat
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Menurut Sedarmayanti 2003: 117 bahwa: “komputer adalah
rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksiprogram yang diberikan, serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan bilamana diperlukan”. Menurut Ajoes 2009: 1 dalam buku Computer Today:Komputer adalah
sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input,
memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah- langkahinstruksi-instruksi program yang tersimpan di memori stored program.
Menurut Masrukhin 2009: 1 bahwa: “komputer merupakan suatu perangkat elektronika yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi,
menjalankan program yang tersimpan pada memori, serta dapat bekerja secara otomatis dengan aturan tertentu”. Maka yang perlu diperhatikan pencarian
dokumen atau arsip ialah: klasifikasi, kode, indeks, petunjuk silang.
2.5.2 Klasifikasi Arsip
Menurut Widjaja 1993: 133 bahwa: “klasifikasi atau penggolongan adalah pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau
ada hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok”. Sedangkan Sulistyo-Basuki 1992: 88 menyatakan bahwa:
Universitas Sumatera Utara
21
“klasifikasi adalah deskripsi isi untuk menentukan subjek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang
paling tepat dan bahas dokumenter yang digunakan”. Towa P. Hmakotrda dan J.N.B. Tairas dalam Subrata 2009: 1
mengatakan bahwa: “klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau
golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. Selanjutnya Sedarmayanti 2003: 37 menyatakan bahwa: “klasifikasi adalah pengelompokan urusan atau
masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansikantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.
Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan
tujuan memudahkan penemuan kembali secara cepat dan mudah ketika dibutuhkan.
Untuk mengetahui deskripsi isi yang akan diolah oleh seorang dokumentalis, prosedur tersebut menggunakan bahasa dokumenter yang
menuangkan bentuk klasifikasi deskripsi isi dalam bentuk angka atau tesaurus. Menurut Wursanto 1991: 187 bahwa “pencarian dokumen merupakan “salah
satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan menemukan kembali warkat atau arsip karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi”.
Menurut Sulistyo-Basuki 1992: 37 prosedur klasifikasi sama dengan pola umum deskripsi isi, adapun yang menjadi langka-langkah yang akan ditempuh
yakni: 1. Identifikasi subjek utama dokumen.
2. Penggolongan kelas sesuai dengan subjek dokumen. 3. Indentifikasi karakteristik sekunder ruang, waktu, bentuk bahasa bilamana
sistem penomoran klasifikasi menyertakan informasi tersebut.
Universitas Sumatera Utara
22
4. Penelusuran nomor yang sesuai dengan kelas yang telah ditentukan. 5. Pemilihan atau pencantuman nomor berkaitan sesuai dengan peraturan sistem
klasifikasi. 6. Penambahan nomor panggil call number. Yang terdiri atas nomor kelas, tiga
huruf pertama nama pengarang, dan tahun terbit. 7. Penempelan nomor panggil pada dokumen.
8. Penandaan nomor klasifikasi pada lembar masukan atau cantuman bibliografis pada ruang yang telah disediakan.
Sedangkan menurut Widjaja 1993: 109 agar pola klasifikasi itu efektif diperlukan syarat-syarat:
1. Harus ditulis. 2. Golongan masalah dan perinciannya harus sesuai dengan fungsi dan kegiatan
kantor. 3. Perinciannya tidak terlalu terurai dan sebaiknya tidak melebihi dari tiga
tingkatan masalah. 4. Istilah yang dipakai untuk masalah harus singkat tetapi mampu memberikan
pengertian luas, mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu. 5. Dilengkapi dengan berbagai penjelasan tentang arti dan ruang lingkup masing-
masing subjekmasalah. 6. Dilengkapi dengan kode tanda baik berbentuk huruf atau angka.
7. Bentuk dan susunan pola hendaknya teratur dan luwes 8. Dilengkapi dengan indeks subjekmasalah yang disusun secara alphabetis.
Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam menentukan pola klasifikasi, dengan menggunakan teknik ini dapat memudahkan pekerjaan seorang
Universitas Sumatera Utara
23
dokumentalis dalam menentukan subjek yang efektif dan memudahkan penemuan kembali dokumen.
Menurut Wursanto 1991: 23, sistem klasifikasi terbagi atas dua yakni: 1. Sistem klasifikasi menurut nomor numerikal adalah “sistem penyimpanan
arsip dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah nomor”. Sistem klasifikasi numerik dibagi lagi menjadi:
a. Sistem numerikal seri serial numbering system adalah nomor yang dipergunakan sebagai kode penyimpanan adalah nomor seri.
b. Sistem numerikal blok blok numbering system adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor blok, nomor blok adalah nomor untuk
masing-masing fungsi, kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan demikian kegiatan dalam organisasi dibagi menjadi beberapa kategori atau beberapa blok.
Setiap kategori atau setiap blok memuat sejumlah angka tertentu yang seragam. c. Sistem numerikal sandi code numbering sandy system adalah sistem
penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor kode sandi sebagai kode penyimpanan.
d. Sistem numerical D.D.C dewey decimal classification system adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan angka sebagai kode penyimpanan
arsip. e. Sistem numerikal U.D.C universal decimal classification system
2. Sistem klasifikasi menurut abjad alfabetis adalah sistem peyimpanan arsip dengan mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan. Sistem ini dapat
dikembangkan lebih lanjut menjadi: a. Arsip nama adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan abjad
sebagai kode penyimpanan, abjad diambilkan dari abjad nama nama orang, nama organisasi, nama tempat, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
24
b. Arsip korespondensi adalah arsip-arsip diklasifikasikan menurut abjad. c. Arsip informasi, semua arsip diberi kode sesuai dengan isi arsip tersebut.
d. Arsip ihwal adalah arsip-arsip yang diklasifikasikan menurut hal atau menurut pokok surat atau menurut subjeknya, dengan demikian arsip disimpan
berdasarkan subjek sebagai kode penyimpanan, arsip disimpan dan disusun menurut susunan abjad subjek surat yang bersangkutan.
Berdasarkan pendapat di atas diuraikan bahwa sistem klasifikasi dapat mempermudah kinerja seorang dokumentalis dalam pencarian dokumen, sistem
penyimpanan dokumen pada umumnya yang digunakan adalah sistem nomor numerikal dan abjad alfabetis.
2.5.3 Kode Arsip
