“Sedangkan petugas merupakan orang yang bertugas melakukan sesuatu”, Kamus Besar Bahasa Indonesia. Petugas yang dimaksud adalah orang yang
bertugas melakukan pengelolaan arsip, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan, dan pemusnahan. Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 16 , “Arsiparispengelola arsip adalah seseorang yang memiliki
kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan”. Berdasarkan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009, “Kearsipan adalah hal- hal yang berkenaan dengan arsip”. Kearsipan yang dimaksud adalah setiap
kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta yang ada kaitannya dengan masalah arsip.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa kompetensi petugas kearsipan merupakan syarat-syarat yang harus dimiliki seseorang yang memiliki
kewenangan dibidang kearsipan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan.
2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan
Menurut Sedarmayanti 2003:19, tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya
adalah sebagai berikut: 1. Menerima warkat.
2. Mencatat warkat. 3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem
tertentu. 5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatanpemeliharaan arsip. 7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
Sedangkan Abubakar 1985:4-6 menjelaskan, tugas pokok bidang kearsipan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Tugas pengaturan Dalam hal ini termasuk pelayanan kepada masyarakat, pembinaan
pengawasan dan pemberian izin. Pelayanan dalam arsip dinamis, tidak dilakukan untuk masyarakat, tetapi hanya untuk instansinya sendiri. Tetapi
kalau arsip dinamis tersebut sudah menjadi arsip statis dan disimpan di Arsip Nasional RI maka barulah dapat diteliti dan terbuka untuk
masyarakat. Pembinaan kearsipan termasuk pula didalamnya pengembangan atau
penelitian sistem kearsipan di seluruh Indonesia adalah tuas Arsip Nasional RI dengan memberikan buku-buku petunjuk atau pedoman.
Tugas pemberian izin dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI dalam hal apakah arsip statis yang telah diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara
atau Badang Pemerintahan atau Badan Swasta ke Arsip Nasional RI sudah terbuka untuk masyarakat setelah diadakan pertimbangan-pertimbangan
dalam bermacam segi.
2. Tugas pelaksanaan Penertiban kearsipan dinamis dilaksanakan pula oleh Arsip Nasional RI
terutama sekali dalam penertiban sistem kearsipan. 3. Tugas pelaksanaan sebagai akibat pemilikan, dan
Arsip dinamis setelah menjadi arsip statis bukan milik Arsip Nasional RI melainkan sebagai seakan-
akan barang “titipan” yang diserahkan ke Arsip Nasional RI, untuk disimpan atau dipelihara selanjutnya sebagai dokumen
Negara, kemudian Arsip Nasional RI bertanggung jawab sepenuhnya terhadap arsip statis yang telah diserahkan tersebut.
4. Tugas pembangunan Tugas Arsip Nasional RI dalam menyempurnakan, memperbaiki kearsipan
dinamis mengadakan pendidikan kader-kader atau ahli kearsipan, penelitian pengembangan ilmiah di bidang kearsipan, sesuai dengan era
pembangunan dewasa ini di segala bidang.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013, Unit kearsipan pada tingkat Biro, Fakultas, Lembaga, dan Unit pelaksana
teknis memiliki tugas dan fungsi:
1. Mengelola arsip inaktif dari unit kerja di lingkungannya. 2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi.
3. Melakukan penyusutan arsip di lingkungannya. 4. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip kepada pusat arsip universitas.
5. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya. Sedangkan Pusat Arsip Universitas memiliki tugas:
1. Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
2. Melakukan pembinaan kearsipan dengan koordinasi dengan lembaga terkait.
3. Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: a. Unit kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
b. Civitas akademika Universitas Negeri Semarang. c. Perseorangan.
4. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 5 lima tahun yang berasal dari unit pengolah, satuan kerja dan unit
pencipta di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan
