menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur
pemindahan arsip. Jadi pada proses transfer terdapat dua dokumen, yaitu Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan.
Daftar tersebut lazim juga disebut Daftar Pertelaan.
b. Penyerahan arsip, berarti nilai kegunaan arsip untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari sudah tidak diperlukan lagi dan telah melampaui
jangka waktu penyimpanan, maka arsip tersebut diserahkan penyimpanan selanjutnya di Arsip Nasional Pusat bagi arsip di Pemerintah Pusat dan di
Arsip Nasional Daerah bagi arsip-arsip di Pemerintah Daerah. c. Pemusnahan arsip, yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik
arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Jadi menghancurkan arsip secara total dengan cara total membakar habis, dicacah
atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya. Abubakar 1985:103 menjelaskan:
Perlu diperhatikan, bahwa setiap pelaksanaan pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan dan penyerahan arsip inaktif ke Arsip Nasional selalu dibuatkan
Berita Acara dan dilengkapi daftar arsip. Dengan cara ini, maka pemindahan dan penyerahan arsip inaktif selalu dapat dipertanggungjawabkan, demikian
pula pemusnahan arsip yang tidak berguna lagi bagi instansi penciptanya, maupun generasi yang akan datang dimusnahkan dengan Berita Acara
pemusnahan dan setelah dinilai oleh suatu panitia pemusnahan serta disaksikan oleh 2 pejabat dari bidang hukum atau perundang-undangan dan atau bidang
pengawasan dari lembaga-lembaga negara atau badan pemerintahan yang bersangkutan.
2.2 Tinjauan Kompetensi Petugas Kearsipan
2.2.1 Pengertian Kompetensi Petugas Kearsipan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Kompetensi merupakan kewenangan kekuasaan untuk menentukan memutuskan sesuatu”. Kompetensi
yang dimaksud adalah kewenangan untuk melakukan pengelolaan arsip.
“Sedangkan petugas merupakan orang yang bertugas melakukan sesuatu”, Kamus Besar Bahasa Indonesia. Petugas yang dimaksud adalah orang yang
bertugas melakukan pengelolaan arsip, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan, dan pemusnahan. Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 16 , “Arsiparispengelola arsip adalah seseorang yang memiliki
kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan”. Berdasarkan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009, “Kearsipan adalah hal- hal yang berkenaan dengan arsip”. Kearsipan yang dimaksud adalah setiap
kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta yang ada kaitannya dengan masalah arsip.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa kompetensi petugas kearsipan merupakan syarat-syarat yang harus dimiliki seseorang yang memiliki
kewenangan dibidang kearsipan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan.
2.2.2 Tugas Petugas Kearsipan
Menurut Sedarmayanti 2003:19, tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya
adalah sebagai berikut: 1. Menerima warkat.
2. Mencatat warkat. 3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem
tertentu. 5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatanpemeliharaan arsip. 7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
Sedangkan Abubakar 1985:4-6 menjelaskan, tugas pokok bidang kearsipan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Tugas pengaturan Dalam hal ini termasuk pelayanan kepada masyarakat, pembinaan
pengawasan dan pemberian izin. Pelayanan dalam arsip dinamis, tidak dilakukan untuk masyarakat, tetapi hanya untuk instansinya sendiri. Tetapi
kalau arsip dinamis tersebut sudah menjadi arsip statis dan disimpan di Arsip Nasional RI maka barulah dapat diteliti dan terbuka untuk
masyarakat. Pembinaan kearsipan termasuk pula didalamnya pengembangan atau
penelitian sistem kearsipan di seluruh Indonesia adalah tuas Arsip Nasional RI dengan memberikan buku-buku petunjuk atau pedoman.
Tugas pemberian izin dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI dalam hal apakah arsip statis yang telah diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara
atau Badang Pemerintahan atau Badan Swasta ke Arsip Nasional RI sudah terbuka untuk masyarakat setelah diadakan pertimbangan-pertimbangan
dalam bermacam segi.
2. Tugas pelaksanaan Penertiban kearsipan dinamis dilaksanakan pula oleh Arsip Nasional RI
terutama sekali dalam penertiban sistem kearsipan. 3. Tugas pelaksanaan sebagai akibat pemilikan, dan
Arsip dinamis setelah menjadi arsip statis bukan milik Arsip Nasional RI melainkan sebagai seakan-
akan barang “titipan” yang diserahkan ke Arsip Nasional RI, untuk disimpan atau dipelihara selanjutnya sebagai dokumen
Negara, kemudian Arsip Nasional RI bertanggung jawab sepenuhnya terhadap arsip statis yang telah diserahkan tersebut.
4. Tugas pembangunan Tugas Arsip Nasional RI dalam menyempurnakan, memperbaiki kearsipan
dinamis mengadakan pendidikan kader-kader atau ahli kearsipan, penelitian pengembangan ilmiah di bidang kearsipan, sesuai dengan era
pembangunan dewasa ini di segala bidang.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013, Unit kearsipan pada tingkat Biro, Fakultas, Lembaga, dan Unit pelaksana
teknis memiliki tugas dan fungsi:
1. Mengelola arsip inaktif dari unit kerja di lingkungannya. 2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi.
3. Melakukan penyusutan arsip di lingkungannya. 4. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip kepada pusat arsip universitas.
5. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya. Sedangkan Pusat Arsip Universitas memiliki tugas:
1. Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
2. Melakukan pembinaan kearsipan dengan koordinasi dengan lembaga terkait.
3. Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: a. Unit kearsipan di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
b. Civitas akademika Universitas Negeri Semarang. c. Perseorangan.
4. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 5 lima tahun yang berasal dari unit pengolah, satuan kerja dan unit
pencipta di lingkungan Universitas Negeri Semarang.
2.2.3 Syarat-Syarat Petugas Kearsipan
Untuk mengurus arsip dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.
1. Ketrampilan Seorang petugas arsip harus cekatan dalam menempatkan dan menemukan
kembali arsip, serta harus terampil dalam memilah golongan arsip sehingga dapat menyajikan data tepat waktu.
2. Ketelitian Petugas kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai
sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tetapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis juga harus memiliki ketelitian untuk
menentukan deretan angka yang disajikan, sehingga diharapkan penyajian informasi dari sumber data kumpulan arsip tidak mengalami kesalahan.
3. Kerapian Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu
disikapi dengan keteraturan, ketertiban, dan keapikan. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan
kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan sehingga berdampak positif terhadap ketepatan penyajian
infomasi.
4. Kecerdasan Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam
sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, petuga tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan
terjadi. Seseorang yang memiliki kecerdasan biasanya bekerja tidak semata-mata melaksanakan tetapi ikut andil memajukan organisasi
Mulyono, dkk. 2011:39-40.
Sedangkan menurut The Liang Gie 2007:150-151, untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yang
berikut: 1. Ketelitian
Pegawai itu dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama, atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping
sikap jiwa yang cermat, ia harus pula mempunyai mata yang sempurna.
2. Kecerdasan Untuk ini memang tidak perlu suatu pendidikan yang sangat tinggi. Tetapi
sekurang-kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal.
Selain itu daya ingatannya juga cukup tajam sehingga ia tak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.
3. Kecekatan Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia
dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dari
berkasnya secara cepat.
4. Kerapian Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas, dan tumpukan warkat
tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali. Selain itu, surat-surat juga menjadi lebih awet, karena tidak
sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut atau robek.
Menurut Abubakar 1997:6, “Hal yang universal dan pokok dalam masalah ini adalah tantangan untuk mengusahakan agar manusiapegawai filingkearsipan
ini dengan antusias bekerja di unit filingkeasipan, tidak rendah diri, sehingga fungsi dari unit filing
kearsipan dapat lebih efektif dan efisien”. Lebih lanjut lagi, Abubakar 1997:35 menjelaskan, Satu hal yang perlu mendapat perhatian
mulai saat ini, supaya petugas-petugas dibidang recordfilling kearsipan ini tidak bersikap:
1. Apatis 2. Mengalah kepada keadaan
3. Mendongkol dalam hatinya 4. Menyeleweng, yaitu memanfaatkan keadaan untuk kepentingan pribadinya
dan merugikan kantorinstansi itu sendiri.
2.2.4 Pengembangan Petugas Kearsipan
