kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis 5682414a92064

LAPORAN PENGKAJIAN

LEMBAGA KEARSIPAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS

BIDANG JIBANG SISTEM KEARSIPAN STATIS

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN DEPUTI IPSK - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

i

KATA PENGANTAR

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, mengamanatkan bahwa lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis untuk menjamin keselamatan dan pelestarian arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Berkaitan dengan hal tersebut, maka untuk meningkatkan pengelolaan arsip statis secara nasional, Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Tahun Anggaran 2011 melaksanakan Kegiatan Pengkajian tentang Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.

Kajian ini bertujuan sebagai acuan bagi lembaga kearsipan provinsi, kabupaten/kota dan perguruan tinggi dalam melaksankan pengelolaan arsip statis. Kami menyadari kajian ini masih terdapat banyak kekurangan. Namun, setidaknya kajian ini sudah menjawab sedikit permasalahan yang dihadapi oleh lembaga kearsipan dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis.

Akhirnya, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada Pimpinan ANRI, anggota tim, dan semua pihak yang telah membantu pelaksanaan kegiatan pengkajian ini. Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas semua amal baik yang telah Bapak/Ibu/Sdr berikan. Amin.

Jakarta, November 2011 Kepala

Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………... i

DAFTAR ISI ……….. ii

DAFTAR TABEL ………. iii

DAFTAR GAMBAR ………. iv

ABSTRAK ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Pertanyaan Penelitian ... 5

D. Tujuan Penelitian ... 6

E. Manfaat Penelitian ... 7

F. Keterbatasan Penelitian ... 7.

G. Sistematika Penelitian ... 8

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS ... 9

A. Pengertian Organisasi dan Iklim Organisas ... 9

B. Lembaga Kearsipan ... 11

1. Alasan dan Pentingnya Pendirian Lembaga Kearsipan ... 12

2. Lembaga Kearsipan di Indonesia ... 14

C. Manajemen Arsip Statis... 16

1. Konsep Arsip Statis ... 16

2. Pengelolaan Arsip Statis ... 17

D. Hipotesis ... 19

BAB III METODOLOGI ... 20

A. Jenis Penelitian ... 20

B. Variabel Penelitian ... 21

C. Populasi dan Sampel ... 23

D. Lokasi Penelitian ... 23

iii

F. Kriteria Pengukuran ... 25

G. Teknik Pengumpulan Data ... 27

H. Instrumen Penelitian ... 28

I. Teknik Analisa Data ... 28

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 30

A. Variabel Independen ... 30

B. Variabel Dependen ... 34

1. Akuisisi Arsip Statis (Y1) ... 34

2. Pengolahan Statis (Y2) ... 37

3. Preservasi Arsip Statis (Y3) ... 40

4. Akses Arsip Statis (Y4) ... 43

C. Analisis Hubungan Antara Variabel Independen dengan Variabel Dependen ... 49

1. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y1 ... 49

2. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y2 ... 51

3. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y3 ... 53

4. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y4 ... 55

5. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y ... 57

D. Evaluasi Perhitungan Korelasi Variabel Independen dengan Variabel Dependen ... ... 59

BAB V PENUTUP ... 62

A. Kesimpulan ... 62.

B. Rekomendasi ... 63

DAFTAR PUSTAKA ………... 65

iv

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Variabel Lembaga Kearsipan Dalam Meningkatkan

Pengelolaan Arsip Statis ... 22

Tabel 3.2 Kriteria Pengukuran Iklim Organisasi Lembaga Kearsipan Dalam Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis ... 26

Tabel 3.3 Pengumpulan Data Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis ... 27

Tabel 4.1 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Iklim Organisasi Lembaga Kearsipan... 32

Tabel 4.2 Data Hasil Penelitian Iklim Organisasi Lembaga Kearsipan (X) ... 33

Tabel 4.3 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Akuisisi Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis ... 36

Tabel 4.4 Data Hasil Penelitian Akuisisi Arsip Statis (Y1) ... 37

Tabel 4.5 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Pengolahan Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis ... 39

Tabel 4.6 Data Hasil Penelitian Pengolahan Arsip Statis (Y2) ... 40

Tabel 4.7 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Preservasi Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis ... 42

Tabel 4.8 Data Hasil Penelitian Preservasi Arsip Statis (Y3) ... 43

Tabel 4.9 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Akses Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis ... 45

Tabel 4.10 Data Hasil Penelitian Akses Arsip Statis (Y4) ... 46

Tabel 4.11 Skor Rangkuman Data Pengelolaan Arsip Statis . ... 47

Tabel 4.12 Tabel Kerja Korelasi X dengan Y1 ... 50

Tabel 4.13 Tabel Kerja Korelasi X dengan Y2 ... 52

Tabel 4.14 Tabel Kerja Korelasi X dengan Y3 ... 54

v

Tabel 4.16 Tabel Kerja Korelasi X dengan Y ... 58 Tabel 4.17 Evaluasi Perhitungan Korelasi Variabel Independen

dengan Variabel Dependen ... 59 Tabel 4.18 Pedoman Untuk Memberikan Interpretasi Koefisien

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Iklim Organisasi Lembaga Kearsipan ... 31 Gambar 4.2 Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Akuisisi Arsip Dalam Pengelolaan Arsip

Statis ... 35 Gambar 4.3 Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Pengolahan Arsip Dalam Pengelolaan

Arsip Statis ... 38 Gambar 4.4 Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Preservasi Arsip Statis Dalam

Pengelolaan Arsip Statis ... 41 Gambar 4.5 Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Akses Arsip Statis Dalam Pengelolaan

Arsip Statis ... 44

vii

ABSTRACT

Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis merupakan penelitian untuk mengetahui hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pengelolaan arsip statis.

Penelitian dilakukan dengan metode survey terhadap 30 lembaga kearsipan daerah provinsi dengan menggunakan kuesioner yang berisi pertanyaan dengan rumusan masalah deskriptif. Permasalahan dituangkan dalam bentuk pertanyaan umum (grand tour question) yaitu adakah hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan meningkatnya pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provisi ?

Untuk lebih fokus maka permasalahan pokok tersebut dirinci menjadi beberapa permasalahan khusus dalam bentuk sub pertanyaan (sub questions), sebagai berikut :

(1) Adakah hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan akuisisi arsip dalam pengelolaan arsip statis ?

(2) Adakah hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pengolahan arsip dalam pengelolaan arsip statis ?

(3) Adakah hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan preservasi arsip dalam pengelolaan arsip statis ?

(4) Adakah hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan akses arsip dalam pengelolaan arsip statis ?

Hipotesis penelitian ini dalam bentuk hipotesis nol (Ho) yang dinyatakan dalam kalimat negatif, yaitu” Tidak ada hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan

meningkatnya pengelolaan arsip statis ”.

Hasil pembahasan analisis data dilakukan secara kuantitatif sehingga diperoleh pada kesimpulan, dengan tolok ukur yaitu ada atau tidak adanya hubungan antara variabel X dengan variabel Y untuk N= 30 adalah df 30-2 = 28 pada taraf kepercayaan 5 % sebesar 0,374. Hasil perhitungan korelasi memperlihatkan sebagai berikut :

(1) Perhitungan korelasi X dengan Y1 sebesar 0,55 berarti ada hubungan antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel akuisisi arsip statis;

(2) Perhitungan korelasi X dengan Y2 sebesar 0,48 berarti ada hubungan antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel pengolahan arsip statis;

viii

(3) Perhitungan korelasi X dengan Y3 sebesar 0,32 bera rti tidak ada hubungan antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel preservasi arsip statis;

(4) Perhitungan korelasi X dengan Y4 sebesar 0,36 berarti tidak ada hubungan antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel akses arsip statis;

(5) P erhitungan korelasi X dengan Y sebesar 0,46 berarti ada hubungan antara variabel indikator iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip statis;.

Berdasarkan analisis korelasi r tersebut kiranya dapat terungkap bahwa variabel iklim organisasi lembaga kearsipan mempunyai hubungan dengan varia bel pengelolaan arsip statis, dimana hasil koefisien korelasi sebesar 0,46 sehingga hipotesis nol (Ho) diajukan sebelumnya ditolak dan tidak dapat dipertahankan karena tidak didukung data empirik. Justru sebaliknya, hipotesis alternatif (Ha) diterima. Artinya, terdapat hubungan

antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan meningkatnya pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan khususnya pada lembaga kearsipan daerah provinsi.

Dari hasil penelitian terhadap kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis ini, maka perlu dikemukakan rekomendasi kepada pimpinan lembaga kearsipan sebagai berikut :

1. ANRI selaku penyelenggara kearsipan secara nasional perlu menyusun kebijakan optimalisasi fungsi dan tugas dari organisasi lembaga kearsipan yang tidak hanya melibatkan pejabat struktural tetapi juga memberdayakan tenaga fungsional arsiparis dalam pengelolaan arsip statis, khususnya kegiatan preservasi arsip statis dan akses arsip statis;

2. Lembaga kearsipan perlu mengoptimalisasikan iklim organisasi yang kondusif, sehat dan bernas guna meningkatkan pengelolaan arsip statis sehingga mampu memperlihatkan eksistensi lembaga kearsipan selaku penanggungjawab kegiatan penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional; 3. Kebijakan kelembagaan organisasi kearsipan sebagai bagian dari pendukung

sistem kearsipan nasional harus tetap mengacu kepada Undang-Undang Kearsipan sehingga perlu disosialisasikan secara terus menerus sesuai dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan, visi dan misi lembaga kearsipan.

1

BAB I

P E N D A H U L U A N

A. Latar Belakang

Dalam rangka kepentingan penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai bukti pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang perlu diselamatkan bukti-bukti kegiatan yang lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia umumnya dan penyelenggaraan pemerintahan khususnya. Menurut Djoko Utomo, keberadaan arsip dapat memberi gambaran obyektif tentang perjalanan hidup berbangsa dan bernegara serta memberi informasi yang akurat mengenai pertanggungjawaban nasional tentang bagaimana pengelola negara menjalankan kehidupan kebangsaan (2005:3).

Dengan demikian arsip adalah bagian dari memori kolektif bangsa mengenai kehidupan kebangsaan dan kenegaraan. Memori dalam bentuk arsip, mengingatkan kembali akan keberhasilan dan kegagalan yang dialami bangsa Indonesia kepada generasi penerus. Untuk mengetahui kehidupan kebangsaan yang dijalankannya maka arsip-arsip tersebut perlu di simpan, di pelihara, dan di kelola dengan baik. Keberadaan arsip merupakan informasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan oleh karenanya arsip yang tercipta harus dapat menjadi sumber informasi, acuan dan bahan pembelajaran bagi masyarakat, bangsa dan negara. Itu berarti, upaya penyelamatan dan pelestarian arsip menjadi bagian dari penyelenggaraan kearsipan.

Berdasarkan Pasal 3 huruf f Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam penjelasannya, yang dimaksud dengan menjamin keselamatan dan keamanan arsip adalah bahwa arsip baik secara fisik maupun informasinya harus di jaga keselamatan dan keamanannya sehingga

tidak mengalami kerusakan atau hilang, karena arsip merupakan bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan tersebut menyangkut dua aspek besar. Pertama, penyelamatan arsip dinamis yang terdapat pada setiap lembaga negara dan badan pemerintah, serta badan/organisasi yang dalam penyelenggaraannya menggunakan anggaran negara; sedangkan Kedua, penyelamatan arsip statis sebagai bahan

2

pertanggungjawaban nasional yang merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan. Dengan demikian untuk mewujudkan pertanggungjawaban tersebut dibutuhkan kehadiran lembaga kearsipan, adanya lembaga kearsipan diharapkan mampu menyimpan, memelihara dan mengelola arsip-arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban nasional untuk dapat dimanfaatkan bagi kepentingan masyarakat luas.

Keberadaan lembaga kearsipan sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 1 angka 12 Undang-Undang Kearsipan, adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Dengan fungsi, tugas dan tanggung jawab yang dimilikinya untuk mengelola arsip statis tersebut maka lembaga kearsipan harus dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Lembaga kearsipan selain mempunyai fungsi, tugas dan kewajiban mengelola arsip statis juga melakukan pembinaan kearsipan dinamis yang terdapat di pencipta arsip. Muara dari pembinaan kearsipan dinamis ini adalah adanya penyelamatan dan pelestarian arsip melalui penyerahan arsip ke lembaga kearsipan baik secara kualitas dan kuantitas. Menurut Jeanette White Ford, bahwa terciptanya kualitas arsip statis yang dimiliki lembaga kearsipan sangat tergantung oleh jenis arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi pencipta arsip (Cox; 1992,59)

Begitu berperannya lembaga kearsipan, maka keberadaannya pun tidak hanya untuk kebutuhan skala nasional saja tetapi juga kebutuhan daerah dan perguruan tinggi, dalam Pasal 16 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga kearsipan terdiri dari Arsip Nasional Republik Indonesia (selanjutnya disingkat ANRI), arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi. Kehadiran lembaga kearsipan tersebut diharapkan mampu mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai.

Adanya lembaga kearsipan daerah baik itu provinsi dan kabupaten/kota diharapkan mampu menghasilkan memori kolektif daerahnya masing-masing sesuai dengan ciri dan karakteristik daerahnya. Menurut Urip Sihabudin dalam tulisannya pada Majalah Arsip Media Kearsipan Nasional (2008), keberadaan lembaga kearsipan daerah menjadi sangat berarti bagi masyarakat karena institusi ini berfungsi sebagai pelestari memori kolektif daerah, sebagai sumber informasi dan wahana pelestari warisan budaya lokal.

Sejalan dengan adanya penataan kelembagaan di daerah sesuai amanat Peraturan Pemerintah RI Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara

3

Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah maka lembaga kearsipan daerah harus menyesuaikan fungsi dan posisinya dalam struktur kepemerintahan di daerah dengan tetap mempunyai kewenangan untuk melaksanakan pengelolaan arsip statis secara mandiri. Pengelolaan arsip statis yang dimaksud adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional, sebagaimana dalam Pasal 1 angka 26 Undang-Undang Kearsipan.

Lembaga kearsipan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota sebagai organisasi mandiri di daerah dengan demikian merupakan organisasi pemerintah daerah di bidang kearsipan, keberadaannya menjadi bagian penyelenggaraan otonomi daerah. Menurut Josef Riwu Kaho, organisasi merupakan salah satu faktor yang mendukung penyelenggaraan otonomi daerah (2002: 206). Itu artinya, Lembaga kearsipan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota perlu mengoptimalkan kinerjanya terutama dalam mengelola arsip statis, terlebih lembaga kearsipan daerah provinsi juga mempunyai kewenangan melakukan pembinaan kearsipan di lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota. Keberhasilan penyelenggaraan kearsipan oleh lembaga kearsipan daerah provinsi tentunya diharapkan menjadi panutan bagi lembaga kearsipan kabupaten/kota untuk menyelenggaran kearsipan kabupaten/kota.

Guna mengoptimalkan kinerja lembaga kearsipan daerah provinsi khususnya dalam meningkatkan pengelolaan arsip statis maka dukungan iklim organisasi yang efektif di lembaga kearsipan daerah provinsi menjadi hal yang mendesak. Itu artinya, kinerja lembaga kearsipan daerah provinsi dalam upayanya meningkatkan pengelolaan arsip statis perlu segera di dukung oleh iklim organisasi di lembaga kearsipan daerah provinsi. Oleh karenanya, dalam rangka meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan maka ANRI melakukan penelitian untuk mengetahui adakah hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dalam meningkatkan pengelolaan arsip statis., khususnya yang dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.

B. Permasalahan

Lembaga kearsipan daerah provinsi selaku penanggung jawab penyelenggaraan kearsipan provinsi mempunyai kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis

4

sebagaimana yang diamanatkan dalam Pasal 22 ayat (4) Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pengelolaan arsip statis merupakan proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Sebagai bagian dari sistem kearsipan nasional maka pengelolaan arsip statis bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Oleh karenanya, lembaga kearsipan daerah provinsi dituntut tidak hanya sekedar menyelenggarakan kearsipan tetapi juga mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan melalui terkelolanya arsip statis yang di dukung oleh iklim kinerja dari organisasi lembaga kearsipan.

Keberadaan organisasi lembaga kearsipan daerah provinsi sejalan dengan berlakunya Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah menyebabkan terjadinya reorganisasi di sejumlah lembaga kearsipan daerah provinsi terutama banyaknya urusan kearsipan yang digabungkan dengan urusan perpustakaan, dan informasi. Adanya reorganisasi ini sedikit banyak berimbas kepada iklim organisasi lembaga kearsipan, seperti tugas, fungsi dan kebijakan organisasi, sistem birokrasi, budaya organisasi, dukungan top management, sistem imbalan, penyelesaian konflik dalam organisasi, penyusunan program kerja, perumusan visi dan misi, mutu pekerjaan, dan loyalitas personil dalam suatu organisasi.

Namun berdasarkan data Direktorat Daerah Kedeputian Pembinaan ANRI (2010), masih banyak urusan kearsipan yang belum mandiri secara fungsi dan tugas. Adanya penggabungan beberapa urusan utamanya bidang kearsipan dan perpustakaan menyebabkan pengorganisasian lembaga kearsipan berjalan di tempat, fungsi utama lembaga kearsipan sebagai pengelola arsip statis cenderung belum optimal. Belum lagi adanya mutasi pejabat dalam lembaga kearsipan daerah provinsi, yang dengan sendirinya mempengaruhi iklim kerja organisasi.

Iklim organisasi lembaga kearsipan yang belum optimal dalam pelaksanaannya dikhawatirkan mempengaruhi kinerja dari lembaga kearsipan dalam melaksanakan kewajibannya untuk mengelola arsip statis. Kondisi iklim organisasi lembaga kearsipan yang rendah tentunya berdampak pula terhadap kinerja lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota yang menjadi wilayah binaan lembaga kearsipan daerah provinsi.

5

Dari penjelasan di atas, menyiratkan perlunya iklim organisasi yang efektif di lembaga kearsipan daerah provinsi guna meningkatkan pelaksanaan pengelolaan arsip statis yang pada akhirnya mampu menjamin keselamatan dan keamanan arsip statis sebagai bukti pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

C. Pertanyaan Penelitian

Kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis ini merupakan penelitian korelasional dengan 2 (dua) variable, yaitu iklim organisasi lembaga kearsipan sebagai variabel independen dan pengelolaan arsip statis sebagai variabel dependen. Rumusan masalah assosiatif dalam bentuk pertanyaan umum (grand tour question), yaitu “ Apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi?”

Untuk lebih fokus maka pertanyaan umum tersebut diuraikan menjadi beberapa sub pertanyaan (sub question) sebagai berikut :

1. Apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pelaksanaan akuisisi arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

2. Apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pelaksanaan pengolahan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ? 3. Apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan

pelaksanaan preservasi arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

4. Apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pelaksanaan akses arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

D. Tujuan Penelitian

Penelitian ini secara umum bertujuan untuk mengetahui apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan peningkatan pengelolaan arsip statis. Sedangkan tujuan khusus penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pelaksanaan akuisisi arsip statis ;

2. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pelaksanaan pengolahan arsip statis ;

6

3. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pelaksanaan preservasi arsip statis ;

4. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pelaksanaan akses arsip statis ;

E. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini menjadi masukan bagi pemangku kepentingan (stakeholder) penyelenggaraan kearsipan, yaitu :

1. ANRI selaku penyelenggara kearsipan nasional yang mempunyai kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional;

2. Lembaga kearsipan daerah provinsi selaku penyelenggara kearsipan provinsi yang mempunyai kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi,

3. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota selaku penyelenggara kearsipan kabupaten/kota yang mempunyai kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;

4. Lembaga kearsipan perguruan tinggi selaku penyelenggara kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang mempunyai kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

F. Keterbatasan Penelitian

1. Penelitian ini hanya memotret organisasi lembaga kearsipan daerah provinsi saja dan belum mewakili lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi;

2. Penelitian ini hanya memotret lembaga kearsipan daerah provinsi pada indikator iklim organisasi;

3. Penelitian ini belum dapat mewakili hasil pekerjaan pengelolaan arsip statis dari sudut pandang pengguna (user) di lembaga kearsipan daerah provinsi;

7

4. Responden penelitian hanya diwakili oleh penanggung jawab pengelola arsip statis lembaga kearsipan daerah provinsi sehingga belum dapat mewakili semua pengelola arsip dalam setiap kegiatan kearsipan di lembaga kearsipan;

G. Sistematika Penelitian

Sistematika penelitian Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis ini terdiri dari 5 (lima) Bab, yang masing-masing meliputi :

Bab I Pendahuluan, yang berisi latar belakang, permasalahan, pertanyaan penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, keterbatasan penelitian, dan sistematika penelitian.

Bab II Kerangka Konseptual dan Hipotesis, berisi tentang konsep-kosep mengenai organisasi dan iklim organisasi, lembaga kearsipan, dan pengelolaan arsip statis.

Bab III Metodologi, menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan metode penelitian, meliputi : jenis penelitian, variabel penelitian, populasi dan sampel, lokasi penelitian, definisi operasional, kriteria pengukuran, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian, dan teknik analisis data

Bab IV Analisis Pembahasan dan Pembahasan Penelitian, membahas hasil kajian, baik itu variabel independen dan variabel independen, serta hubungan dari kedua variabel tersebut.

8

BAB II

KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS

A. Pengertian Organisasi dan Iklim Organisasi

Organisasi dalam pengertian umum adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai suatu sistem maka organisasi mempunyai 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan tertentu. Dengan demikian, setiap organisasi tersusun dari sekelompok orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan.

Menurut James Mooney, dalam rangka proses kerjasama untuk mencapai tujuan maka koordinasi merupakan asas yang melandasi semua organisasi, sedangkan Chester Bernard berpendapat komunikasi sebagai unsur yang penting dalam mencapai tujuan (The Liang Gie: 2002, 42). Dengan demikian koordinasi dan komunikasi menjadi prasyarat dalam setiap unsur kerjasama dari segenap organisasi.

Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh, maka perlu kerangka yang mewujudkan fungsi-fungsi yang menghubungkan kerjasama di dalam mencapai tujuan. Kerangka yang dimaksud menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu kerjasama, yang disebut dengan struktur organisasi. Struktur organisasi harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan organisasi, oleh karenanya dalam struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisien dan sehat.

Struktur organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu mempunyai susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai yang terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya baik mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja. Sedangkan struktur organisasi yang sehat, berarti organisasi mempunyai bentuk yang teratur di mana masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dapat menjalankan perannya dengan tanpa kesimpangsiuran. Struktur organisasi yang tidak mengikuti pola yang efisien dan sehat biasanya akan mekar susunannya menjadi berlipat ganda dengan tidak menambah kegiatan yang dilakukan dan hasil kerja yang dicapai. Pemekaran susunan organisasi itu bertambahnya jumlah karyawan dan besarnya biaya, sedang pembagian kerjanya mungkin tidak tumbuh secara wajar. Ini sejalan dengan pemikiran T. Hani Handoko, yang

9

menyimpulkan bahwa proses pengorganisasian dengan merancang struktur organisasi yang efisien dan sehat akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuan. (1999, 169).

Pemahaman terhadap tujuan organisasi menjadi langkah awal dalam menetapkan parameter efektivitas organisasi. Berkaitan dengan hal itu, efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam upaya untuk mencapai tujuan. Menurut Mustari Irawan (2009, 98), terdapat beberapa pendekatan untuk mengukur efektivitas organisasi, yaitu (1) pendekatan sasaran, yaitu mengukur keberhasilan organisasi dalam mencapai tingkat output yang direncanakan, (2) pendekatan sumber, yaitu mengukur keberhasilan organisasi mendapatkan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk mencapai kinerja yang optimal, dan (3) pendekatan proses, yaitu bagaimana mengukur efektivitas melalui berbagai indikator internal seperti efisiensi ataupun iklim organisasi.

Pada pendekatan proses menekankan efisiensi dan kondisi sehat dari organisasi internal. Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan eksternal dan lebih memusatkan perhatian kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi. Pendekatan ini mengutamakan human relation terutama dalam meneliti hubungan antara efektivitas dengan sumber daya manusia yang dimiliki organisasi. Beberapa komponen yang dapat menunjukkan tingkat efektivitas organisasi, diantaranya sebagai berikut :

(1) Perhatian atasan terhadap bawahan;

(2) Semangat, kerjasama dan loyalitas kelompok kerja;

(3) Saling percaya dan komunikasi vertikal dan horizontal yang lancar antar organisasi, serta;

(4) Desentralisasi dalam pengambilan keputusan.

Dengan demikian pendekatan proses melalui cara pandang iklim organisasi mempunyai kepentingan terhadap kinerja organisasi.

B. Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan (institusional archives) merupakan suatu pranata kelembagaan yang bertanggung jawab untuk menerima arsip statis, serta menyimpan dan mengelola arsip statis. Lembaga kearsipan tidak identik dengan lembaga milik pemerintah. Di beberapa negara-negara maju seperti Amerika Serikat, Canada, dan Australia, istilah

institusional archives bisa saja dikelola dan diperuntukan oleh perusahaan swasta yang peduli terhadap pengelolaan arsip statis. Bahkan lembaga-lembaga penyedia informasi

10

publik, lembaga penelitian maupun universitas yang mengelola arsip statis maka lembaga tersebut dapat pula membangun lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan yang dimaksud tentunya merupakan bagian dari lembaga informasi publik, lembaga penelitian maupun universitas.

Sebagian besar negara pada umumnya mempunyai lembaga kearsipan yang merupakan tanggung jawab pemerintahannya, sebut saja seperti : Arkib Negara Malaysia, National Archives of Algeria, National Archives of Fiji, National Archives of Zimbabwe, Seychelles National Archives, National Archives of Mongolia, The National Archives of Trinidad and Tobago, Swedish National Archives, dan lain sebagainya.

Namun ada juga lembaga kearsipan yang fungsinya tidak hanya mengelola arsip statis tetapi juga mengelola arsip dinamis ataupun mengelola yang sejenis, seperti :

National Archives and Public Records of Papua New Guinea, Records Management and Archives Office of Philipine, Service Regional des Archives de Thies (di Senegal), Belize Archives and Records Services, The National Library and Archives of Egypt , dan lembaga lainnya yang sejenis.

Menurut Patricia E. Wallace (1992; 313) terdapat tiga tujuan membangun dan mendirikan lembaga kearsipan yang dikelola pemerintah, yaitu :

1. Menyeleksi dan menentukan arsip-arsip yang bernilai permanen;

2. Memelihara dan menyimpan arsip-arsip yang bernilai permanen; dan

3. Memberikan layanan arsip statis kepada pemerintah.

Fungsi utama lembaga kearsipan adalah memelihara dan mengamankan arsip statis (Cox; 1992, 85). Fondasi yang utama dalam mengelola lembaga kearsipan : misi, dukungan finansial, prosedur, arsiparis, komitmen memberikan pendidikan dan pelayanan terus menerus, tersedianya fasilitas penyimpanan dan layanan informasi, serta program kerjasama dengan pihak lain.

1. Alasan dan Pentingnya Pendirian Lembaga Kearsipan

Begitu pentingnya lembaga kearsipan di setiap negara memperlihatkan bahwa informasi yang memiliki nilai berkelanjutan ini perlu diselamatkan dan dilestarikan untuk dapat dimanfaatkan bagi kepentingan masyarakat luas. Informasi yang kemudian menjadi arsip statis ini merupakan rekam jejak sekaligus memori kolektif yang terdokumentasikan menjadi khazanah warisan budaya.

11

Arsip yang semula hanya berupa peninggalan administrasi pemerintahan telah beralih telah menjadi sumber penting dalam penelitian. Dijadikannya Dewa Romawi yang bernama Janus-Dewa Bermuka Dua, sebagai simbol atau lambang arsip oleh para ilmuwan kearsipan, sesungguhnya melambangkan ketidakterikatan hakikat arsip terhadap waktu. Menurut Noerhadi Magetsari (1997), muka Janus yang menghadap ke belakang melambangkan peranan arsip yang apabila dilestarikan dapat menjamin keotentikan sebagai jati diri bangsa, sementara muka yang menghadap ke depan di analogikan sebagai sumber informasi yang diperlukan dalam perencanaan masa depannya. Dengan kata lain,

makna yang tersirat dari simbol tersebut adalah ’keterbukaan’ dari keberadaan arsip. Melalui arsip, suatu bangsa dapat memandang masa lalunya untuk sekaligus merancang masa depannya. Dengan kata lain, arsip merupakan mata rantai dengan masa silam, menghubungkan masa silam dengan masa kini dan juga masa yang akan datang.

Filosofis inilah yang menyebabkan beberapa negara akhirnya mendirikan lembaga kearsipan. Ada beberapa alasan pentingnya didirikan lembaga kearsipan menurut TR Schelenberg adalah sebagai berikut :

1. Kebutuhan praktis dari efisiensi kepemerintahan yang semakin maju dan menuntut penyimpanan terhadap arsip;

2. Pertimbangan budaya, lembaga kearsipan merupakan salah satu di antara banyak jenis sumber-sumber informasi kebudayaan dan hal ini merupakan tanggung jawab pemerintah untuk melestarikan kebudayaan bangsanya;

3. Kesadaran pribadi, merasa prihatin akan kehancuran suatu masyarakat lama sehingga dirasakan perlu untuk menyimpan arsip-arsip lama untuk dijadikan dasar hubungan sosial maupun dasar perlindungan hak-hak feodal dan hak-hak istimewa;

4. Bersifat resmi kedinasan, setiap arsip yang diciptakan pemerintah senantiasa dibutuhkan oleh pemerintah untuk pekerjaannya, baik untuk arsip yang paling tua maupun yang baru, kesemuanya merupakan rekam jejak kegiatan pemerintahan.

Bagi lembaga kearsipan yang didirikan di luar pemerintah memiliki kewajiban untuk menyajikan informasi yang bernilai berkelanjutan untuk kepentingan publik atau masyarakat. Hal mana, ini pun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan yang didirikan pemerintah. Keberadaan lembaga kearsipan berperan memberikan kontribusi ke dunia pendidikan dan memperkaya organisasi.

12

Dengan demikian lembaga kearsipan baik yang didirikan oleh pemerintah ataupun bukan pemerintah, mempunyai tujuan yang sama, yaitu menginformasikan khazanah arsip yang dimilikinya kepada publik sebagai bentuk tanggung jawab terhadap perubahan yang strategis baik yang terjadi di masa lampau, saat ini, maupun yang akan terjadi di masa yang akan datang. Sebagai lembaga informasi publik maka segala produk arsip merupakan

corporate memory, sebagai bahan pertanggungjawaban organisasi sekaligus sebagai sumber informasi.

Berdasarkan penjelasan di atas dapatlah disimpulkan bahwa terdapat dua alasan mengapa lembaga kearsipan didirikan. Pertama, adanya pertimbangan praktis, dan kedua pertimbangan budaya. Semakin bertambah dan berkembangnya catatan-catatan tertulis sebagai hasil suatu kegiatan administrasi dari waktu ke waktu, mendorong kita memikirkan bagaimana kita menyimpan catatan-catatan tersebut pada suatu tempat yang aman, yang sewaktu-waktu jika digunakan dapat diketemukan kembali. Pertimbangan praktis inilah yang menuntut kesadaran untuk mendirikan lembaga kearsipan.

Pertimbangan lain yaitu dengan adanya penghargaan yang tinggi terhadap pentingnya catatan-catatan sebagai bukti pertanggungjawaban suatu bangsa dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan dan negara dan mensejajarkan nilainya dengan kekayaan lain seperti : naskah-naskah kuno, buku, benda etnografi, dan benda kebudayaan lainnya, yang semuanya merupakan warisan budaya bangsa.

2. Lembaga Kearsipan di Indonesia

Lembaga kearsipan di Indonesia berawal dari staatblad 1892 Nomor 34 tentang pendirian Landsarchief yang berfungsi sebagai tempat penampungan arsip pemerintahan Hindia Belanda maupun arsip pemerintah sebelumnya, zaman pemerintahan VOC. Landsarchief diharapkan dapat mengisi khazanah algemeen rijksarchief milik Belanda yang berfungsi untuk menyimpan naskah-naskah lama kehidupan Kerajaan Belanda.

Landsarchief berubah menjadi Kobunsjokan semasa masuknya kependudukan Jepang 1942-1945, kemudian berubah lagi menjadi Arsip Negara seiring dengan kemerdekaan Republik Indonesia. Arsip Negara sempat menjadi landsarchie kembali pada saat NICA melakukan agresi namun tidak berselang lama, berdasarkan SK. Menteri P.P dan K Nomor 9052/B berubah lagi menjadi Arsip Negara (ketika masa RIS). Kemudian berdasarkan SK Menteri PP dan K Nomor 69626/a/S tanggal 1 Juni 1959 Arsip Negara berubah menjadi Arsip Nasional.

13

Arsip Nasional sempat berkali-kali berada di bawah naungan yang berbeda, mulai Menteri PP dan K, Menteri Pertama RI, Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus, Meneteri Koordinator Hubra, Waperdam RI bidang Lembaga Politik sampai tahun 1967 yang menyebutkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai Lembaga Pemerintah Non-Departemen.

Sejalan dengan berlakunya Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan sebagaimana dalam Pasal 3 bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaa, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Bagi Indonesia yang terdiri dari banyak suku bangsa maka diamanatkan dalam Undang-Undang seyogianya pada setiap provinsi didirikan sebuah Arsip Nasional Daerah. Hal ini merujuk Pasal 10 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 yang mengamanatkan institutsi/lembaga pemerintah wajib menyerahkan arsip yang bernilai permanen ke ANRI. Demikian pula, untuk institusi/lembaga pemerintah yang berada di daerah wajib menyerahkan arsip yang bernilai permanen ke Arsip Nasional Daerah selaku instansi vertikal pusat yang ada di daerah.

Sejalan dengan dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang mengamanatkan adanya keleluasaan kepada daerah untuk memberdayakan segala potensinya, pemberian otonomi tersebut memberikan pengaruh terhadap proses perubahan dan membawa konsekuensi yang tidak terelakan terhadap bidang kearsipan umumnya dan upaya penyelamatan arsip yang bernilai permanen khususnya. Di tingkat daerah penyelenggaraan kearsipan merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan daerah sesuai dengan lingkup wilayah kewenangan yang diberikan. Lembaga kearsipan daerah (provinsi dan kabuoaten/kota) pada dasarnya merupakan organisasi pemerintah daerah di bidang kearsipan.

Selanjutnya dengan keluarnya Keputusan Presiden RI Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis dijelaskan bahwa pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh lembaga kearsipan, dalam hal itu adalah : Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi; dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

Kini dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menggantikan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan mengamanatkan lembaga kearsipan sebagai penyelenggara kearsipan

14

yang meliputi : Arsip Nasional Republik Indonesia, Arsip Daerah Provinsi, Arsip Daerah Kabupaten/Kota, dan Arsip Perguruan Tinggi.

C. Manajemen Arsip Statis

Dalam tatanan praktek manajemen arsip statis merupakan salah satu bagian dari sistem pengelolaan kearsipan (archival system). Untuk memahami lebih jelas mengenai manajemen arsip statis maka akan dibahas terlebih dahulu konsep arsip statis dan kemudian di ikuti dengan pengelolaan arsip statis.

1. Konsep Arsip Statis

Dalam siklus hidup arsip, arsip statis diartikan sebagai arsip dinamis yang telah selesai masa retensi dan selanjutnya dipindahkan untuk disimpan secara permanen. Penetapan masa simpan permanen ini dilakukan setelah melalui penilaian (records appraisal). Bagi arsip yang tidak memiliki informasi tinggi, baik untuk kepentingan pencipta arsip dan kepentingan publik maka arsip tersebut dapat dimusnahkan. Sementara bagi arsip yang memiliki informasi tinggi dapat dipertahankan untuk di simpan secara permanen.

Menurut Frank B. Evans dalam Boedi Martono (1990, 26), arsip statis di definisikan sebagai arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi namun dipelihara oleh lembaga karena memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value) . Arsip ini sudah tidak digunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap dipelihara dan di simpan. Dengan kata lain, arsip ini memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai kegunaan bagi manajemen arsip dinamisnya selesai. Informasi yang terkandung di dalam arsip statis kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas.

Peralihan fungsi arsip yang kegunaan awal diperuntukkan untuk kepentingan pencipta arsip beralih ke kepentingan yang sifatnya lebih luas, telah menjadikan arsip statis memiliki sifat yang terbuka. Dalam arti, informasinya dapat diketahui oleh semua pihak. Sementara arsip dinamis dimungkinkan tertutup hanya untuk pihak-pihak tertentu dan berkepentingan terhadap informasi dari arsip dinamis. Suatu hal yang perlu diketahui bahwa tidak semua arsip dinamis akan menjadi arsip statis, hanya arsip yang memiliki nilai berkelanjutan saja yang akan menjadi arsip statis, selebihnya akan dimusnahkan setelah dilakukan penilaian.

15

Menurut Sulistyo Basuki (2008, 342), arsip statis tidak saja penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap masa kini dan masa mendatang. Beberapa fungsi arsip statis, diantaranya :

1. Sebagai memori kolektif bangsa (baik untuk kepentingan lembaga negara, swasta dan perorangan);

2. Sebagai bahan penelitian dan ilmu pengetahuan serta teknologi; 3. Sebagai pembuktian sah di pengadilan;

4. Sebagai sarana penelusuran silsilah;

5. Digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan; 6. Sebagai penyebaran informasi ke masyarakat.

2. Pengelolaan Arsip Statis

Arsip yang tercipta atau diterima merupakan bukti dari aktivitas atau hubungan yang pernah terjalin antara organisasi/individual dengan pihak lain. Sebagai sumber informasi yang mengandung continuing value, maka arsip perlu dipelihara dan dilestarikan. Dengan demikian, daur hidup arsip secara sistematis akan menggolongkan arsip ke dalam fungsinya berupa arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang berasal dari arsip dinamis dan telah dinyatakan permanen melalui kegiatan penilaian untuk di simpan menjadi arsip statis. Di dalam melakukan proses kegiatan yang dimaksud maka perlu adanya mekanisme pengelolaan yang dikhususkan untuk arsip statis, yaitu pengelolaan arsip statis.

Pengelolaan arsip statis atau manajemen arsip statis adalah manajemen yang diterapkan pada pengelolaan arsip bernilai guna permanen dan tidak digunakan secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan administrasi dengan tujuan penyelamatan, pelestarian, pengaturan dan pendayagunaan arsip untuk kemaslahatan bangsa dan negara. Sementara Patricia Wallace berpendapat, pengelolaan arsip secara keseluruhan merupakan pengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penympanan arsip permanen (1992:2). Sedangkan Betty R. Ricks mendefinisikan arsip statis sebagai kegiatan pengelolaan arsip statis yang meliputi akuisisi, preservasi dan layanan informasi. Definisi ini harus dipahami bahwa arsip yang telah di akuisisi dalam keadaan normal atau tertib sehingga tidak diperlukan lagi kegiatan pengolahan.

16

Menurut International Standard Archives Description (ISAD/G) manajemen arsip statis adalah proses pengelolaan arsip statis yang meliputi : akuisisi (acquisition), pengolahan (description), pencegahan/pemeliharaan (preventive concervation), perawatan (restorative currative preservation), penerbitan naskah sumber (source publication) dan layanan informasi (information service).

Pengelolaan arsip statis merupakan proses kesinambungan di dalam

penyelenggaraan kearsipan yang dihasilkan dari pengelolaan arsip dinamis. Oleh karenanya , menurut Jeanette White Ford bahwa terciptanya kualitas arsip statis sangat tergantung oleh jenis arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi (Cox; 1992,59).

Dengan demikian dapatlah dikatakan keseluruhan rangkaian pengelolaan arsip statis ini bertujuan untuk mendayagunakan arsip statis yang diperoleh dari hasil kagiatan akuisisi dengan pihak pencipta arsip untuk disajikan secara lengkap dan utuh baik secara fisik dan informasi., dengan mengorganisir segala sumber daya yang dimiliki lembaga kearsipan untuk dapat menyelamatkan dan melestarikan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan, menjamin ketersediaan dan layanan arsip statis, serta menyebarluaskan informasi arsip statis kepada masyarakat atau publik.

D. Hipotesis

Meningkatnya pengelolaan arsip statis tentunya tidak terlepas dari dukungan iklim organisasi di lembaga kearsipan daerah provinsi. Tanpa adanya dukungan iklim organisasi yang efektif di lembaga kearsipan daerah provinsi maka akan berimbas kepada meningkatnya pengelolaan arsip statis, dan pada akhirnya menjamin arsip dapat terselamatkan dan terlestarikan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional bagi kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Berdasarkan asumsi di atas dan dikaitkan dengan kerangka konseptual, maka diperlukan hipotesis sebagai jawaban sementara terhadap permasalahan penelitian sebagaimana yang telah dikemukakan dalam Bab I. Dikatakan sementara karena data yang diperoleh belum berdasarkan data-data empiris. Oleh karenanya hipotesis yang diajukan dalam penelitian ini adalah hipotesis nol (Ho),

yaitu pernyataan dalam bentuk kalimat negatif, ” Tidak ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan daerah porovinsi dengan meningkatnya pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?”

17

BAB III

M E T O D O L O G I

Bab ini menguraikan cara-cara ilmiah guna mendapatkan data dan juga hal-hal yang berkaitan dengan metodologi penelitian, meliputi: jenis penelitian, variabel penelitian, populasi dan sampel, lokasi penelitian, definisi operasional, kriteria pengukuran, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian dan teknis analisis data.

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis ini termasuk penelitian korelasional. Menurut Yatim Rianto (1996: 27), penelitian korelasional adalah penelitian yang akan melihat hubungan antara variabel independen dan variabel dependen, dalam hal ini hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi.

Pengelompokkan jenis penelitian menurut Prasetyo dan Janah (2008: 37), dapat ditinjau berdasarkan manfaat, tujuan, dimensi waktu, dan pengumpulan data. Berdasarkan manfaat dan tujuan, penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian terapan (applied research), karena hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan oleh penyelenggara kearsipan dan bertujuan untuk memecahkan masalah-masalah kehidupan praktis yang terjadi di lembaga kearsipan.

Berdasarkan dimensi waktu, penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian cross sectional, karena penelitian ini hanya dilakukan dalam rentang waktu tertentu, yakni bulan Februari s.d. Desember 2011 sesuai program kerja yang telah ditetapkan. Sementara berdasarkan pengumpulan data, maka penelitian ini menggunakan metode survey untuk memperoleh data primer dari tempat tertentu yang alamiah dengan bantuan kuesioner.

B. Variabel Penelitian

Variabel penelitian adalah segala sesuatu yang akan menjadi objek pengamatan penelitian. Oleh karenanya menetapkan variabel penelitian sangat ditentukan dari landasan teoritisnya. Menurut Kidder, variabel adalah suatu kualitas dimana peneliti mempelajari dan menarik kesimpulan darinya (Sugiyono, 2008:38). Dalam penelitian ini, maka konsep

18

mengenai organisasi lembaga kearsipan dan manajemen arsip statis dijadikan sebagai landasan teoritis untuk menemukan variabel yang diamati dan diteliti.

Berdasarkan telaahan kerangka konsep maka diperoleh 2 (dua) variabel yang digunakan penelitian kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis adalah :

1. Variabel Independen (bebas), yaitu variabel yang mempengaruhi atau menjadi sebab adanya perubahan atau timbulnya varia bel dependen . Variabel yang dimaksud dalam penelitian ini adalah lembaga kearsipan, dengan indikator yang akan di ukur yaitu iklim organisasi.

2. Variabel Dependen (output/keluaran), yaitu variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat karena adanya variabel independen. Variabel dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip statis, adapun indikator yang akan di ukur adalah : a. Akuisisi arsip statis;

b. Pengolahan arsip statis; c. Preservasi arsip statis; d. Akses arsip statis.

Tabel 3.1

Variabel Lembaga Kearsipan

Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

PENELITIAN VARIBAEL PENELITIAN

]

INDIKATOR JUMLAH

PERTANYAAN NO. PERTYAAN

Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

INDEPENDEN: Lembaga Kearsipan

Iklim organisasi lembaga kearsipan

15 nomor 1 s.d. 15

DEPENDEN : Pengelolaan Arsip Statis

- Akuisisi arsip statis

- Pengolahan Arsip Statis

- Preservasi Arsip Statis

4 nomor

3 nomor

6 nomor

16 s.d. 19

20 s.d. 22

19

- Akses arsip statis 5 nomor 29 s.d. 33

Pola pikir penelitian korelasional dalam kajian ini menggunakan paradigma sederhana, yaitu hanya satu variabel independen (X) dan satu variabel dependen (Y), seperti yang digambarkan berikut ini :

r

X Y

Keterangan : X = Iklim organisasi lembaga kearsipan Y = Pengelolaan arsip statis

r = Korelasi Product Moment

C. Populasi dan Sampel

Populasi adalah seluruh data yang menjadi perhatian peneliti dalam suatu ruang lingkup dan waktu yang ditentukan. Dalam penelitian ini, populasinya bersifat homogen yaitu lembaga kearsipan daerah provinsi . Dikatakan homogen, karena memiliki sifat yang sama sehingga tidak perlu dipersoalkan jumlahnya secara kuantitatif (Nurul Zuriah; 2005, 116) . Penentuan populasi berdasarkan karakteristik variabel penelitian yang akan di ukur, dalam hal ini lembaga kearsipan dan juga pengelolaan arsip statis.

Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki populasi dan yang akan diteliti. Sampel dalam penelitian ini menggunakan teknik penarikan sampel nonprobalita (nonprobabilty sampling), teknik ini memberi peluang yang sama untuk ditugaskan menjadi sampel. Selanjutnya penarikan sampel dilakukan dengan cara

sampling purposive yaitu teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu, dalam hal ini responden adalah penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan. Jumlah anggota sampel dari populasi sesuai yang dikembangkan Isaac dan Michael (dalam Sugiyono, 2008:86) untuk tingkat kesalahan 5% dengan jumlah N=33 lembaga kearsipan provinsi adalah 30.

20

D. Lokasi Penelitian

Penelitian kajian ini dilakukan dengan cara metode survey di 30 (tiga puluh) lokasi lembaga kearsipan daerah provinsi, dimana untuk melengkapi persyaratan jumlah sampel akibat keterbatasan waktu dan anggaran maka beberapa sampel diperoleh dengan cara

insidental dimana peneliti membagikan kuesioner ke lembaga kearsipan provinsi bersamaan dengan kegiatan yang lain, maupun ketika penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan provinsi datang dan bertemu dengan peneliti di ANRI . Pemilihan responden dilakukan secara ketat hanya kepada orang yang mempunyai tanggugjawab atau diberi wewenang dalam penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah provinsi.

Lokasi penelitian sejumlah 30 lembaga kearsipan daerah provinsi, yaitu :

NO NAMA LEMBAGA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Badan Arsip dan Perpustakaan Prov. DI Jogjakarta

Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Prov. Jawa Tengah Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Bangka Belitung Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Sumatera Barat

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Kalimantan Tengah Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Riau

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. DKI Jakarta Kantor Arsip Daerah Sumatera Selatan

Badan Arsip dan Perpustakaan Prov. Nanggroe Aceh Darusalam Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Banten

Badan Perpustakaan, Kearsipan dan Informasi Prov. Kalimantan Barat Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Bengkulu

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Kepri Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Kalimantan Selatan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jawa Timur Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. NTB

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Sulawesi Utara Badan Arsip Daerah Prov. Kalimantan Timur

Badan Arsip Daerah Prov. NTT

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Papua Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Lampung Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sulteng

21 23

24 25 26 27 28 29 30

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Prov. Jawa Barat Kantor Arsip Daerah Prov. Papua Barat

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Gorontalo Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Bali

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sumatera Utara Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Prov. Sulbar Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sulawesi Selatan Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Jambi

E. Definisi Operasional

Berdasarkan kerangka konseptual yang telah disampaikan pada Bab II maka dapatlah disusun definisi operasional kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis sebagai berikut:

1. Iklim organisasi adalah faktor-faktor yang mendukung kinerja suatu organisasi, meliputi legalitas, sistem birokrasi, budaya organisasi, sistem imbalan, penyelesaian konflik, visi dan misi, mutu pekerjaan, dan loyalitas;

2. Lembaga kearsipan provinsi atau arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.

3. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional;

F. Kriteria Pengukuran

Berdasarkan definisi operasional yang telah diuraikan di atas, maka dapat dikembangkan kriteria pengukuran terhadap variabel penelitian kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis, dimana kriteria pengukuran merupakan jawaban respoden yang sebelumnya telah diberikan dalam data kualitatif kemudian diganti dengan data kuantitatif sesuai gradasi dari sangat positif sampai sangat negatif.

Skala pengukuran yang digunakan adalah skala likert, dimana variabel yang akan di ukur dijabarkan menjadi indikator varibel, kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai

22

titik tolak untuk menyusun item-item instrumen dalam bentuk pertanyaan. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada tabel 3.2.

Tabel 3.2

Kriteria Pengukuran Lembaga Kearsipan

Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

Kajianl Variabel Indikator

Pengukuran

Sumber Data Kategori Kriteria

Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkat kan Pengelolaa n Arsip Statis

INDEPEN DEN; Lembaga Kearsipan

DEPENDE N

Iklim Organisasi

Pengelolaan Arsip Statis

Dukungan iklim organisasi

Akuisisi arsip statis

Pengolahan arsip statis

Preservasi arsip statis

- Dukungan ikli m organisasi, rutin dilakukan (skor 4)

- Dukungan iklim organisasi, jarang dilakukan (skor 3) - Dukungan iklim organisasi, pernah dilakukan (skor 2) - Dukungan iklim organisasi, tidak pernah dilakukan (skor 1),

Akuisisi arsip statis rutin dilakukan (skor 4)

Akuisisi arsip statis jarang dilakukan (skor 3)

Akuisisi arsip statis pernah dilakukan (skor 2)

Akuisisi arsip statis tidak pernah dilakukan (skor 1)

Pengolahan arsip statis rutin dilakukan (skor 4)

Pengolahan arsip statis jarang dilakukan (skor 3)

Pengolahan arsip statis pernah dilakukan (skor 2)

Pengolahan arsip statis tidak pernah dilakukan (skor 1)

Preservasi arsip statis rutin dilakukan (skor 4)

Preservasi arsip statis jarang

Angket/ Kuesio ner

23

Akses arsip statis

dilakukan (skor 3)

Preservasi arsip statis pernah dilakukan (skor 2)

Preservasi arsip statis tidak pernah dilakukan (skor 1)

Layanan akses arsip statis rutin dilakukan (skor 4)

Layanan akses arsip statis jarang dilakukan (skor 3)

Layanan akses arsip statis pernah dilakukan (skor 2)

Layanan akses arsip statis tidak pernah dilakukan (skor 1)

G. Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data dilakukan sebagaimana dalam tabel berikut ini:

Tabel 3.3

Tabel Pengumpulan Data Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

Instrumen Pengumpulan Data

Sumber Data Kriteria

Sumber Data Cakupan Data

Kuesioner Penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan provinsi

- Lembaga Kearsipan

-Pengelolaan Arsip Statis

- Iklim organisasi

- Akuisisi arsip statis - Pengolahan arsip statis - Preservasi arsip statis - Akses arsip statis

24

H. Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian merupakan alat bantu bagi penelitian dalam mengumpulkan data. Menurut Nurul Zuriah (2005: 168), kualitas instrumen akan menentukan kualitas data yang terkumpul. Oleh karena itu, menyusun instrumen merupakan langkah penting yang harus dilakukan dan dipahami oleh peneliti.

Penyusunan instrumen dilakukan setelah peneliti memahami variabel penelitian yang kemudian dituangkan dalam metode/alat pengumpulan data, yaitu kuesioner. Kuesioner dalam penelitian ini merupakan alat instrumen yang bersifat tertutup, dikatakan tertutup karena responden hanya mempunyai jawaban sesuai yang telah ditentukan oleh peneliti.

Kuesioner penelitian ini terdiri atas beberapa jenis pertanyaan yang terbagi dalam 2 (dua) variabel , yaitu:

a. Kuesioner dengan 15 butir pertanyaan untuk mengukur variabel indenpenden, dengan indikator iklim organisasi di lembaga kearsipan

b. Kuesioner dengan 18 butir pertanyaan untuk mengukur variabel dependen yang meliputi :

(1) indikator akuisisi arsip statis, dengan 4 butir pertanyaan; (2) indikator pengolahan arsip statis, dengan 3 butir pertanyaan; (3) indikator preservasi arsip statis, dengan 6 butir pertanyaan ; (4) indikator akses arsip statis, dengan 5 butir pertanyaan;

I. Teknik Analisis Data

Data ditampilkan dalam cylinder shape (bentuk silinder). Analisis data menggunakan analisis statistik korelasi pearson product moment dalam bentuk sederhana. Dikatakan sederhana karena penelitian ini hanya ingin mengetahui hubungan satu variabel independen dengan empat variabel dependen. Rumus Korelasi P earson Product Moment :

25

∑ xy

r

_xy = _________________________________

√

(

∑ x

2

)

(

∑ y 2

)

Selanjutnya untuk memberikan interpretasi terhadap hubungan variabel tersebut menggunakan pedoman interpretasi koefisien korelasi.

26

B A B IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis dilakukan terhadap 30 lembaga kearsipan daerah provinsi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan provinsi.

Hasil penelitian tentang kajian ini mencoba menjawab tujuan penelitian, yaitu mengetahui apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan pengelolaan arsip statis ? Dalam Bab IV ini hasil analisis dan pembahasan kajian, terlebih dahulu menampilkan korelasi dari masing-masing variabel, yaitu variabel independen dengan iklim organisasi lembaga kearsipan, dan variabel dependen dengan pengelolaan arsip statis, kemudian dilanjutkan dengan mencari hubungan dari kedua variabel independen dengan dependen melalui korelasi product moment.

A. Variabel Independen

Dalam kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis, yang menjadi variabel independennya adalah lembaga kearsipan dengan indikator iklim organisasi lembaga kearsipan

1. Lembaga Kearsipan (X)

Kajian lembaga kearsipan dalam meningkatkan pengelolaan arsip statis adalah untuk mengetahui apakah ada dukungan iklim organisasi kearsipan pada lembaga kearsipan daerah provinsi.

Hasil survei dari 30 lembaga kearsipan daerah provinsi terhadap 15 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 450 pertanyaan adalah sebagai berikut :

- 220 jawaban responden (48,89%) menjawab rutin dilakukan dukungan terhadap iklim organisasi;

- 149 jawaban responden (33,11%) menjawab jarang dilakukan dukungan terhadap iklim organisasi;

- 63 jawaban responden (14%) menjawab pernah dilakukan dukungan terhadap iklim organisasi;

- 18 jawaban responden (4%) menjawab tidak pernah dilakukan dukungan terhadap iklim organisasi.

27

Gambar 4.1

Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Dukungan Iklim Organisasi dalam Lembaga Kearsipan

220

149

63 18 0

50 100 150 200 250

1

Dukungan Iklim Organisasi

rutin jarang pernah tidak pernah

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

Tabel 4.1

Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase

Mengenai Indikator Iklim Organisasi Dalam Lembaga Kearsipan

INDIKATOR KATEGORI JUMLAH JAWABAN

RESPONDEN

PERSENTASE (%)

Rutin dilakukan 220 48,89

Jarang dilakukan 149 33,11

Iklim Organisasi Pernah dilakukan 63 14

Tidak pernah dilakukan

18 4

JUMLAH 450 100,00

28

Berdasarkan tabel 4.1. jawaban responden tertinggi sejumlah 220 (48,89%)

diberikan ketika responden menjawab ’rutin’ dilakukan dukungan terhadap iklim organisasi didalam lembaga kearsipan, diikuti jawaban responden sejumlah 149 (33,11%) yang menjawab ’jarang’ dilakukan, kemudian jawaban responden sejumlah 63 (12,38%) yang menjawab ’pernah’ dilakukan, dan terakhir jawaban responden sejumlah 18 (18,81%) yang menjawab ’tidak pernah’ dilakukan.

Hasil survei dengan kriteria pengukuran yang telah ditetapkan sebelumnya maupun gambar diagram di atas, maka variabel independen dengan indikator iklim organisasi yang menjawab telah dilakukan dukungan iklim organisasi (dari jawaban rutin dan jarang dilakukan) mencapai persentase sejumlah 82 % . Berarti, jawaban responden yang menyatakan telah ada dukungan iklim organisasi didalam lembaga kearsipan lebih besar dari jawaban responden yang menyatakan belum/tidak ada dukungan iklim organisasi didalam lembaga kearsipan.

Sementara skor untuk prasarana kearsipan (X), seperti yang tertuang dalam tabel 4.2.

Tabel 4.2

Data Hasil Penelitian Prasarana Kearsipan (X)

NO _{Skor untuk item nomor}

Skor Total

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 2 3 3 3 2 3 4 3 2 4 4 3 4 3 3 3 3 2 1 4 3 3 4 4 3 4 3 3 2 3 2 2 4 2 3 4 4 3 4 2 3 3 3 2 2 3 3 4 4 4 3 4 3 3 3 3 2 2 3 4 4 4 4 4 4 3 3 3 2 3 4 3 3 3 4 4 2 4 3 3 3 2 4 3 3 3 4 4 2 4 4 3 3 3 3 2 1 3 3 1 3 3 2 3 3 3 4 3 2 2 3 3 3 4 3 1 3 3 3 3 2 3 1 3 3 1 4 4 1 4 2 3 2 3 2 3 3 3 4 4 4 4 4 3 4 3 4 2 2 3 3 1 3 4 2 4 3 3 3 3 3 2 4 2 1 2 3 2 3 3 3 3 3 2 2 3 3 3 4 4 2 4 3 3 3 2 2 2 4 3 3 3 4 2 4 42 46 44 42 34 33 50 44 38 55 57 33 57

29 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 3 4 4 4 3 3 4 3 4 4 4 3 4 4 2 4 1 4 4 4 4 3 4 4 4 4 3 4 3 2 4 2 4 2 4 3 4 4 4 1 2 4 4 4 4 3 3 4 2 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 3 4 2 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 3 4 3 3 2 3 3 4 4 1 4 1 4 2 3 1 4 3 4 4 4 2 2 3 4 4 1 4 3 3 2 3 1 4 3 4 3 3 2 3 4 4 4 1 3 1 4 2 3 2 4 4 4 4 3 2 4 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4 4 4 4 3 4 2 3 4 4 4 4 3 3 4 4 3 4 4 4 4 3 4 2 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4 2 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 2 4 4 59 55 60 55 52 48 54 54 60 58 50 56 42 59 38 54 43

∑ 98 99 5 92 110 106 106 82 90 85 101 100 95 103 102 1472 X=

49,07

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

Sementara skor ideal untuk variabel independen (prasarana dan sarana kearsipan) masing-masing adalah sebesar :

- Skor ideal iklim organsisasi, 4 (skor tertinggi) x 15 (jumlah instrumen) x 30 (jumlah responden) = 1800

Dengan demikian hasil pengujian hipotesis untuk skor variabel independen lembaga kearsipan adalah sebagai berikut :

= 1522 x 100 % 1800 = 0,8456 x 100 %

= 84,56 % dari yang diharapkan.

Hasil ini memperlihatkan bahwa pada indikator iklim organisasi telah dilakukan oleh lembaga kearsipan sebesar 84,56 %.

30

B. Variabel Dependen

Dalam kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis yang menjadi variabel dependen adalah pengelolaan arsip statis dengan indikatornya meliputi : akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.

1. Akuisisi Arsip Statis (Y1)

Kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis pada indikator akuisisi arsip statis adalah untuk mengetahui apakah sudah dilaksanakan akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.

Hasil survei dari 30 lembaga kearsipan daerah provinsi terhadap 4 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 120 pertanyaan adalah sebagai berikut :

- 50 jawaban responden (41,66 %) menjawab rutin dilaksanakan akuisisi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis;

- 26 jawaban responden (21,67 %) menjawab jarang dilaksanakan akuisisi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis;

- 26 jawaban responden (21,67 %) menjawab pernah dilaksanakan akuisisi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis;

- 18 jawaban responden (15 %) menjawab belum pernah dilaksanakan akuisisi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis.

31

Gambar 4.2.

Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Akuisisi Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis

50

26

26

18

0

10

20

30

40

50

1

Akuisisi Arsip Statis

rutin jarang pernah tidak pernah

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

Tabel 4.3

Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase

Mengenai Indikator Akuisisi Arsip Statis dalam Pengelolaan Arsip Statis

INDIKATOR KATEGORI JUMLAH JAWABAN

RESPONDEN

PERSENTASE (%)

Rutin dilaksanakan

50 42, 66

Jarang dilaksanakan

32 Akuisisi

Arsip Statis

Pernah Dilaksanakan

26 21,67

Tidak pernah dilaksanakan

18 15

JUMLAH 240 100,00

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

Berdasarkan tabel 4.3. jawaban responden tertinggi sejumlah 50 (41,66 %) diberikan ketika responden menjawab rutin dilaksanakan akuisisi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis, diikuti jawaban responden sejumlah 26 (21,67%) untuk yang menjawab jarang dilaksanakan dan pernah dilaksanakan, kemudian jawaban responden sejumlah 18 (15 %) yang menjawab tidak pernah dilaksanakan.

Hasil survei dengan kriteria pengukuran yang telah ditetapkan sebelumnya maupun gambar diagram di atas, maka indikator akuisisi arsip statis yang menjawab telah dilakukan pengelolaan arsip statis (dari jawaban rutin dilaksanakan dan jarang dilaksanakan) mencapai persentase sejumlah 64,33 % . Berarti, jawaban responden yang menyatakan telah melaksanakan akuisisi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis lebih besar dari jawaban responden yang menyatakan jarang/tidak pernah melaksanakan akuisisi arsip statis didalam pengelolaan arsip statisnya.

Sementara skor untuk indikator akuisisi arsip statis (Y1), seperti yang

tertuang dalam tabel 4.4.

Tabel 4.4

Data Hasil Penelitian Akuisisi Arsip Statis (Y1)

NO Skor untuk item nomor

Skor Total

1 2 3 4

33 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 4 4 4 2 2 4 4 1 4 4 2 4 3 4 4 2 3 4 2 4 4 3 1 2 3 3 1 4 2 4 3 3 2 2 4 3 2 4 4 2 4 4 4 4 1 4 2 2 3 4 3 1 3 4 2 2 4 2 4 3 3 3 1 3 3 1 3 4 1 4 1 4 3 1 3 1 1 3 4 3 1 1 2 2 1 4 2 4 3 3 2 2 3 4 2 4 4 2 4 4 4 4 1 4 2 3 4 4 4 1 4 2 4 1 4 2 16 13 13 9 7 14 14 6 15 16 7 16 12 16 15 5 14 9 8 14 16 13 4 10 11 11 5 16 8

jml 92 90 73 95 348

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

2. Pengolahan Arsip Statis (Y2)

Kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis pada indikator pengolahan arsip statis adalah untuk mengetahui apakah sudah dilaksanakan pengolahan arsip statis oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.

34

Hasil survei dari 30 lembaga kearsipan daerah provinsi terhadap 3 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 90 pertanyaan adalah sebagai berikut :

- 31 jawaban responden (34,44 %) menjawab rutin dilaksanakan pengolahan arsip statis dalam pengelolaan arsip statis;

- 22 jawaban responden (24,44 %) menjawab jarang dilaksanakan pengolahan arsip statis dalam pengelolaan arsip statis;

- 22 jawaban responden (24,44 %) menjawab pernah dilaksanakan pengolahan arsip statis dalam pengelolaan arsip statis;

- 15 jawaban responden (16, 68 %) menjawab belum pernah dilaksanakan pengolahan arsip statis dalam pengelolaan arsip statis.

Gambar 4.2.

Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Pengolahan Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis

31

22

22

15

0

5

10

15

20

25

30

35

1

Pengolahan Arsip Statis

rutin jarang pernah tidak pernah

35

Tabel 4.5

Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase

Mengenai Indikator Pengolahan Arsip Statis dalam Pengelolaan Arsip Statis

INDIKATOR KATEGORI JUMLAH JAWABAN

RESPONDEN

PERSENTASE (%)

Rutin dilaksanakan

31 34,44

Jarang dilaksanakan

22 24,44

Pengolahan Arsip Statis

Pernah Dilaksanakan

22 24,44

Tidak pernah dilaksanakan

15 16,68

JUMLAH 90 100,00

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

Berdasarkan tabel 4.5. jawaban responden tertinggi sejumlah 31 (34,44 %) diberikan ketika responden menjawab rutin dilaksanakan pengolahan arsip statis dalam pengelolaan arsip statis, diikuti jawaban responden sejumlah 22 (24,44%) untuk yang menjawab jarang dilaksanakan dan pernah dilaksanakan, kemudian jawaban responden sejumlah 15 (16,68 %) yang menjawab tidak pernah dilaksanakan.

Hasil survei dengan kriteria pengukuran yang telah ditetapkan sebelumnya maupun gambar diagram di atas, maka indikator pengolahan arsip statis yang menjawab telah dilakukan pengelolaan arsip statis (dari jawaban rutin dilaksanakan dan jarang dilaksanakan) mencapai persentase sejumlah 58,88 % . Berarti,

36

jawaban responden yang menyatakan telah melaksanakan pengolahan arsip statis dalam pengelolaan arsip statis lebih besar dari jawaban responden yang menyatakan jarang/tidak pernah melaksanakan pengolahan arsip statis didalam pengelolaan arsip statisnya.

Sementara skor untuk indikator pengolahan arsip statis (Y2), seperti yang

tertuang dalam tabel 4.5.

Tabel 4.6

Data Hasil Penelitian Pengolahan Arsip Statis (Y2)

NO Skor untuk item nomor

Skor Total

1 2 3

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 4 3 2 4 2 2 3 4 3 4 4 2 3 4 4 4 1 3 2 3 3 4 4 1 1 3 4 4 2 3 2 2 3 3 3 3 4 2 3 4 4 4 1 3 1 2 3 4 4 1 1 3 4 3 2 2 2 1 3 2 1 3 4 2 4 4 4 3 1 4 2 2 2 3 2 1 1 2 12 10 6 9 6 5 9 9 7 10 12 6 10 12 12 11 3 10 5 7 8 11 10 3 3 8

37

27 28 29 30

4 1 4 2

4 1 4 2

4 1 4 4

12 3 12 8

Jml 88 84 77 249

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

3. Preservasi Arsip Statis (Y3)

Kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis pada indikator preservasi arsip statis adalah untuk mengetahui apakah sudah dilaksanakan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.

Hasil survei dari 30 lembaga kearsipan daerah provinsi terhadap 6 nomor pertanyaan sehingga diperoleh 180 pertanyaan adalah sebagai berikut :

- 58 jawaban responden (32,22 %) menjawab rutin dilaksanakan preservasi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis;

- 45 jawaban responden (25 %) menjawab jarang dilaksanakan preservasi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis;

- 38 jawaban responden (21,11 %) menjawab pernah dilaksanakan preservasi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis;

- 39 jawaban responden (21,67 %) menjawab belum pernah dilaksanakan preservasi arsip statis dalam pengelolaan arsip statis.

38

Gambar 4.3.

Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Preservasi Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis

58

45

38

39

0

10

20

30

40

50

60

1

Preservasi Arsip Statis

rutin jarang pernah tidak pernah

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

Tabel 4.7

Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase

Mengenai Indikator Preservasi Arsip Statis dalam Pengelolaan Arsip Statis

INDIKATOR KATEGORI JUMLAH JAWABAN

RESPONDEN

PERSENTASE (%)

Rutin dilaksanakan

58 32,22

Jarang dilaksanakan

57

Tabel 4.17

Evaluasi Perhitungan Korelasi

Variabel Independen dengan Variabel Dependen

No Pengaruh Hasil Korelasi Penerimaan Hipotesa Keterangan (Ha) 1 2 3 4 5

X – Y1

X – Y2

X – Y3

X – Y4

X - Y

0,55 > 0,374

0,48 > 0,374

0,32 < 0,374

0,36 < 0,374

0,46 > 0,374

Ho ditolak

Ho ditolak

Ho diterima

Ho diterima

Ho ditolak

Ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan meningkatnya akuisisi arsip dalam pengelolaan arsip statis

Ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan meningkatnya pengolahan arsip dalam pengelolaan arsip statis

Tidak ada hubungan antara iklim organisasi lembaga

kearsipan dengan

meningkatnya preservasi arsip dalam pengelolaan arsip statis

Tidak ada hubungan antara iklim organisasi lembaga

kearsipan dengan

meningkatnya akses arsip dalam pengelolaan arsip statis

Ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan meningkatnya pengelolaan arsip statis

58

Dari hasil perhitungan maka terdapat hubungan antara variabel independen dan variabel dependen sebesar 0,46, atau untuk memberi gambaran interpretasi terhadap kuatnya hubungan maka digunakan tabel koefisien korelasi sebagai berikut :

Tabel 4.18

Pedoman Interpretasi Koefisien Korelasi

Interval Koefisien Tingkat Hubungan

0,00 – 0,19 0,20 – 0,399 0,40 – 0,599 0,60 – 0,799 0,80 – 1,000

Sangat Rendah Rendah

Sedang Kuat

Sangat Kuat

Dengan demikian interpretasi koefisien korelasi antara hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan meningkatnya pengelolaan arsip statis sebesar 0,46 itu masuk dalam kategori sedang (antara 0,40 – 0,599).

59

BAB V

P E N U T U P

A. Kesimpulan

Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis ini bertujuan untuk mengetahui adakah hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan meningkatnya pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi.

Berdasarkan hasil penelitian maka dapat diketahui bahwa ada hubungan antara iklim organisasi di lembaga kearsipan dengan meningkatnya pengelolaan arsip statis. Hal ini diperlihatkan dengan hasil pengujian hipotesis statistik korelasi sederhana untuk N = 30 adalah df 30 – 2 = 28 pada taraf kepercayaan 5 % sebesar 0,374, sebagai berikut :

1. Perhitungan korelasi X dengan Y1 sebesar 0,55 berarti ada hubungan antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel akuisisi arsip dalam pengelolaan arsip statis;

2. Perhitungan korelasi X dengan Y2 sebesar 0,48 berarti ada hubungan antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel pengolahan arsip dalam pengelolaan arsip statis;

3. Perhitungan korelasi X dengan Y3 sebesar 0,32 berarti tidak ada hubungan antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel preservasi arsip dalam pengelolaan arsip statis;

4. Perhitungan korelasi X dengan Y4 sebesar 0,36 berarti tidak ada hubungan antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel akses arsip dalam pengelolaan arsip statis;

5. Perhitungan korelasi X dengan Y sebesar 0,46 berarti ada hubungan antara varibel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip statis.

Berdasarkan analisis korelasi r tersebut kiranya dapat terungkap bahwa variabel iklim organisasi lembaga kearsipan mempunyai hubungan dengan variabel pengelolaan arsip statis dalam kategori sedang. Beberapa indikator preservasi arsip statis dan indikator akses arsip statis meskipun tidak memiliki hubungan yang signifikan dengan iklim organisasi kearsipan ternyata tidak mempengaruhi koefisien korelasi pengelolaan arsip statis (Y), dimana hasil koefisien korelasi sebesar 0,46 sehingga hipotesis nol (Ho)

60

diajukan sebelumnya ditolak dan tidak dapat dipertahankan karena tidak didukung data empirik. Justru sebaliknya, hipotesis alternatif (Ha) diterima. Artinya, terdapat hubungan

antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan meningkatnya pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan khususnya pada lembaga kearsipan daerah provinsi.

B. Rekomendasi

Dari hasil penelitian terhadap kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis ini, maka perlu dikemukakan rekomendasi kepada pimpinan lembaga kearsipan sebagai berikut :

1. ANRI selaku penyelenggara kearsipan secara nasional perlu menyusun kebijakan optimalisasi fungsi dan tugas dari organisasi lembaga kearsipan yang tidak hanya melibatkan pejabat struktural tetapi juga memberdayakan tenaga fungsional arsiparis dalam pengelolaan arsip statis, khususnya kegiatan preservasi arsip statis dan akses arsip statis;

2. Lembaga kearsipan perlu mengoptimalisasikan iklim organisasi yang kondusif, sehat dan bernas guna meningkatkan pengelolaan arsip statis sehingga mampu memperlihatkan eksistensi lembaga kearsipan selaku penanggungjawab kegiatan penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional; 3. Kebijakan kelembagaan organisasi kearsipan sebagai bagian dari pendukung

sistem kearsipan nasional harus tetap mengacu kepada Undang-Undang Kearsipan sehingga reorganisasi kelembagaan pada lembaga kearsipan daerah provinsi harus tetap sejalan dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan, visi dan misi ANRI selaku penyelenggara kearsipan nasional.

61

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia, 1996, ANRI Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka, Jakarta; ANRI

Basuki, Sulistyo, 2008, Manajemen Arsip Dinamis; Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta; Gramedia Pustaka Utama.

Cox, Richard, J, 1992, Managing Institusional Archives; Foundational Principles and Practices, New York; Greenwood Press.

Handoko, Hani, T, 1999, Manajemen Edisi 2, Yogyakarta, BPFE Yogyakarta

Irawan Mustari, 2009, Artikel ” Kebijakan Pembentukan Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam

Peningkatan Efektivitas Pengelolaan Arsip (Suatu Kajian Teoritis) ”, Jurnal Kearsipan Vol. 4 Nomor 2, Jakarta Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI

Kaho, Josef Riwu, 2002, Prospek Otonomi Daerah di Negara Republik Indonesia, Jakarta; PT. Raja Grafindo Persada

Magetsari, Noerhadi, 2008, Artikel ” Organisasi dan Layanan Kearsipan”, Jurnal Kearsipan Vol. 3 Nomor 1, Jakarta; Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI

Martono, Boedi, 1990, Sistem Kearsipan Praktis, Jakarta; Pustaka Sinar Harapan

Prasetyo, Bambang, (dan) Janah, Lina Miftahul, 2008, Metode Penelitian Kuantitatif; Teori dan Aplikasi, Jakarta; PT. Raja Grafindo Persada

Rianto, Yatim, 2001, Metodologi Penelitian, Surabaya; Pendidikan SIC

Ricks, Betty, R (and) Swafford, Ann, J, 1992, Information and Image Management, Dallas; South-Western Publishing Co.

Santoso, Singgih, 2002, Panduan Lengkap Menguasai Statistik dengan SPSS 17, Jakarta; PT. Elex Media Komputindo

62

Sihabuddin Urip, 2009, Majalah Arsip; Media Kearsipan Nasional Edisi 52 Tahun 2009, ANRI

Sugiyono, 2008, Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif, Bandung; Alfabeta.

Supranto, J, 2001, Statistik; Teori dan Aplikasi Jilid 2 Edisi Keenam, Jakarta; Erlangga

The Liang Gie, 2002, Administrasi Perkantoran Modern, Jogjakarta; Liberty

Utomo, Djoko, 2000, Makalah “Kriteria Dokumen/Arsip Yang Harus Diselamatkan dan Dilestarikan Oleh Negara”, Seminar Nasional ‘Kejahatan Dokumen/Arsip; Dalam Rangka Pengkajian Efektivitas UU No. 7 Tahun 1971 dan UU. No. 8 Tahun 1997, Jakarta; Hotel Sahid Jaya 16 Juni 2005

Wallace, Patricia, E, (and) Ann Jo, 1992, Records Management ; Integrated Information System, Englewood Cliff, New Jersey-Prentice Hall

Walne, Peter (ed), 1992, Dictionarry of Archival Terminologi, German, Italian, Russian and Spanish, Muenchen-New York-London-Paris; English and French with Equivatent in Dutch

Widodo, Bambang, P, 2002, Tesis ‘Analisis Kebijakan Penyelamatan Arsip Sebagai Bukti Otentik Dalam Perspektif Ketahanan Budaya’, Jakarta; Program Pasca Sarjana Pengkajian Ketahanan Nasional Universitas Indonesia.