Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengembangan petugas kearsipan merupakan salah satu langkah penting yang tidak dapat diabaikan begitu saja
sebagai akibat dari perkembangan tugas yang harus dijalaninya.
2.3 Sarana Prasarana Kearsipan
2.3.1 Pengertian Sarana Prasarana Kearsipan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Sarana merupakan segala sesuatu
yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan;alat;media”. Sedangkan “Prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses usaha, pembangunan, proyek, dan sebagainya”.
Dapat disimpulkan, yang dimaksud sarana prasarana kearsipan adalah segala peralatan dan perlengkapan, serta fasilitas yang digunakan baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip.
2.3.2 Sarana Prasarana Kearsipan
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 64, “Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis meliputi
gedung, ruang, dan peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi publik”.
1. Gedung Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 25 Tahun 2013 BAB III,
gedung tempat menyimpan arsip yang baik adalah sebagai berikut: “Gedung yang menyimpan arsip harus tahan apikebakaran kurang lebih
selama 3 jam dengan lokasi yang mudah terjangkau. Hal ini dimaksudkan apabila terjadi kebakaran arsip masih bisa diselamatkan. Ventilasi yang baik
memungkinkan sirkulasi udara. Sistem pengamanan fisik juga harus tersedia seperti pagar tembok dan pintu”.
2. Ruang
Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman. Menurut Mulyono dkk
2011:38, hal yang perlu diperhatikan dalam memilih ruang yang akan digunakan yaitu:
a. Luas ruang untuk seorang arsiparis petugas arsip minimal berukuran 4x4 m = 16m persegi;
b. Desain ruang harus dirancang agar penghawaan ventilasi cukup dan sinar matahari tidak menyebabkan ruangan sangat panas udara kering atau
sebaliknya udara menjadi lembab karena sinar matahari sangat kurang; c. Ruang tempat penyimpanan arsip perlu dipasang hygrometer alat
pengukur kelembaban udara; d. Selain hygrometer, diruangan perlu dipasang thermometer supaya setiap
saat dapat diketahui kondisi udara di ruang penyimpanan. 3. Peralatan pengelolaan arsip
Berdasarkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 35 Tahun 2009 halaman 21, peralatan pengelolaan arsip yang diperlukan adalah sebagai berikut:
a. Sekat, berfungsi: 1. Sebagai penunjuk atau pemisah antara arsip yan satu dengan arsip
yang lain berdasarkan permasalahan. 2. Memperlihatkan hubungan antara masalah, sub masalah, dan sub-sub
masalah. 3. Untuk membedakan tingkat urusan.
4. Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lain. b. Folder, berfungsi:
1. Untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu tempat, berdasarkan kesamaan masalah.
2. Pada folder terdapat tab untuk mencantumkan judul indeks atau kode klasifikasi.
c. Filling cabinet, digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif, disusun vertikal, laci-laci filling cabinet dari atas ke bawah.
d. Kotak boks karton, untuk menyimpan arsip inaktif. e. Rak arsip kayu atau besi, untuk tempat kotak boks arsip inaktif.
f. Almari besirool opack untuk tempat kotak boks arsip inaktif.
g. Komputer, digunakan untuk pengelolaan arsip secara komputerisasi. Selain berbentuk fisik, arsip juga dibuat dalam bentuk data komputer.
Arsip atau dokumen discan untuk dijadikan data komputer.
Sementara itu Sedarmayanti 2003:44-65 menjelaskan, peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain adalah:
1. Filling Cabinet Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan
arsip secara vertikal. Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan: tab, sekat atau guide, hang map map gantung, schnelhecter map, folder
sampul arsip, tickler file berkas penyekat.
2. Ordner Adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip,
dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperforatordilubangi pinggirnya.
3. Letter Tray Baki Surat Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau mental, untuk
meletakkanmenyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. 4. Safe Keeping Document Brankas
Adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman.
5. Rak Buku Lemari terbuka Adalah rak untuk menyiman buku-buku, seperti di perpustakaan atau
untuk menyimpan ordner dan sejenisnya. 6. Lemari Arsip
Adalah lemari yang terbua dari kayu atau mental, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.
7. Visible Record Cabinet Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong
kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet.
8. Compact Rolling Shelving Roll-O-Pact Adalah lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat
digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.
9. Rotary Filling System Adalah sistem file bertingkat vertikal, yang dilengkapi dengan sistem
kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila teradi
kekeliruan karena tampak dari sistem nadaharmoni yang terpotong.
10. Compact Rotary Filling Adalah sistem file bertingkat semacam Rotary Filling System, hanya
berada atau dimasukkan dalam lemari.
11. Mobiplan Filling System Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-
lain secara vertikal digantungkan. 12. Vertical Plan Filing System
Adalah lemari terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal digantungkan.
13. Dataplan Tray Filling System Kardek Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk
menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal.
14. Retrix Adalah alat penyimpan arsip yang dilengkapi dengan sisem pencari letak
nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga bila nomor arsip yang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan
munculdiambil diantara permukaan arsip lainnya.
15. Memory Writer Mesin tik elektronik Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data
dengan kapasitas terbatas. 16. Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan
penggunaan.
17. Computer Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan
secara sistematis, berdasarkan instruksiprogram yang diberikan, serta data menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
18. Desk Tray Adalah tempat untuk menyimpan arsip, yang dapat diletakkan di atas meja
atau di atas peralatan lainnya. 19. Rollafile Trolley
Adalah tempat untuk menyimpan map arsip, yang dapat dengan mudah dipindahkan, karena mempunyai roda di bawahnya.
4. Dokumentasi “Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengelolaan dan penyimpanan
informasi Bidang pendidikan dan Kebudayaan” Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012. Pendokumentasian kegiatan kedinasan dilakukan untuk merekam aktivitas
dan peristiwa kedinasan yang dilakukan oleh unit organisasi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melalui penciptaan arsip foto, rekaman
suara, video atau film, dan jenis rekaman lain sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
5. Informasi publik Informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan penyelenggaraan
negara, danatau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan badan publik lainnya serta informasi lain yang berkaitan dengan
kepentingan publik. Pada dasarnya arsip arsip dinamis aktif adalah arsip “tertutup”, artinya tidak semua orang dapat mengetahui isinya. Jadi dalam
peminjaman arsip, terutama arsip dinamis perlu diatur secara ketat. Peminjaman arsip hanya dapat dilakukan secara selektif, terutama peminjam lembaga lain.
Kalau arsip sudah berstatus inaktif sifat kerahasiaan arsip sudah mulai berkurang. Dengan demikian pihak-pihak lain yang ingin memanfaatkan sebagai informasi
atau digunakan bahan penelitian maka di unit ini terbuka kesempatan. Dalam Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman
38- 39 menjelaskan, “Penggunaan arsip aktif dan inaktif diperuntukkan bagi
kepentingan internal Universitas Negeri Semarang dan publik. Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di
lingkungan perguruan tinggi”. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sarana prasarana
kearsipan dalam penelitian meliputi sarana prasarana yang diperlukan dalam pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis, yakni gedung, ruang penyimpanan,
peralatan pengelolaan arsip, dokumentasi, dan informasi publik.
2.3.3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Pemilihan Sarana Prasarana
