penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan guna pencapaian tujuan organisasi.
2.1.2 Nilai Guna Arsip
Menurut Milton Reitzfeld dalam The Liang Gie 2007:117 menetapkan adanya 7 nilai dari sesuatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka
waktu penyimpanannya, yaitu: 1. Values for administrative use nilai-nilai kegunaan administrasi
2. Values for legal use nilai-nilai kegunaan hukum 3. Values for fiscal use nilai-nilai untuk kegunaan keuangan
4. Values for policy use nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi 5. Values for operating use nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan
organisasi 6. Values for historical use nilai-nilai untuk kegunaan sejarah
7. Values for research nilai-nilai untuk keperluan penelitian. Sesuatu warkat dapat mempunyai semacam nilai saja atau juga lebih daripada 1
kegunaan.
Suatu pendapat yang tidak jauh berbeda dikemukakan oleh Vernon B. Santen dalam The Liang Gie 2007:117 yang dikenal dengan 1 istilah pengingat
“ALFRED”. Istilah ini merupakan kependekan dari nilai-nilai warkat berikut: A -
Administrative Value nilai administrasi L -
Legal Value nilai hukum F -
Fiscal Value nilai dibidang keuangan R -
Research Value nilai penelitian E -
Educational Value nilai pendidikan D -
Documentary Value nilai dokumentasi. Sementara itu Sulistyo 2003:31-33 menjelaskan arsip memiliki kegunaan
sebagai berikut: 1. Merupakan memori badan korporasi
Rekaman atau arsip merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus aset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan
informasi sedangkan sebagai aset menyediakan dokumentasi.
2. Pengambilan keputusan manajemen Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh
informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk
pengambilan keputusan bersumber pada arsip.
3. Menunjang litigasi Bilamana sebuah badan korporasi menggugat badan korporasi lain, maka
arsip menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan.
4. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas Dibutuhkan rancangan sistematis terhadap konsep arsip secara total, mulai
dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan, dan pemusnahan arsip yang semakin meningkat.
5. Efisiensi badan korporasi Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang
diperlukan tidak segera tersedia. Rancangan yang sistematis terhadap manajemen arsip menyediakan sarana temu balik informasi guna
meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi.
6. Ketentuan hukum Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari
pemerintah sehingga badan korporasi tersebut harus beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah. Bilamana ada pemeriksaan,
badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan
pemeriksa.
7. Rujukan historis Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk
masa depan. Arsip melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.
Sedangkan menurut Mulyono dkk 2011:5, warkat juga dapat dibedakan menjadi 2 nilai guna sesuai dengan siapa yang memanfaatkan warkat tersebut.
“Secara otomatis warkat bernilai guna bagi organisasi yang menciptakan arsip tersebut atau pemilik warkat nilai guna primer. Disamping itu warkat juga dapat
dimanfaatkan oleh pihak lain di luar organisasi pencipta warkat yang ber
sangkutan nilai guna sekunder”.
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip
Kategori