2.1.3 Jenis-Jenis Arsip
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 14, jenis-jenis arsip meliputi:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau
terus-menerus. 4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip konvensional adalah arsip berbasis kertas. 6. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat
dilhat atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi
yang digunakan pada saat penciptaannya.
7. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang
ditransfer, dan diolah dengan sistem komputer.
Sementara itu Mulyono dkk 2011:6-8 menjelaskan, Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam 4 golongan arsip. Empat golongan
arsip itu adalah: 1. Arsip tidak penting, yaitu kelompok arsip yang nilai kegunaannya hanya
sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini dapat diberi tanda T. Puak arsip ini disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.
2. Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5
tahun. Puak arsip ini diberi tanda B. 3. Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan
dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda P.
4. Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas abadi. Puak arsip ini termasuk
arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda V. Sedangkan berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi,
dibedakan jenis arsip seperti berikut ini: 1. Arsip aktif dinamis aktif, yaitu secara langsung masih digunakan dalam
proses kegiatan kerja.
2. Arsip inaktif dinamis inaktif, yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip statis, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRIdan atau Lembaga Kearsipan.
Menurut Sedarmayanti 2003:9, berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip dinamis Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini
merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Sedangkan arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi: 1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasikantor.
2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya
dipergunakan sebagai referensi saja.
2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip
Kategori