2. Arsip inaktif dinamis inaktif, yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip statis, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan yang
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRIdan atau Lembaga Kearsipan.
Menurut Sedarmayanti 2003:9, berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip dinamis Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini
merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Sedangkan arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi: 1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasikantor.
2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya
dipergunakan sebagai referensi saja.
2.1.4 Tujuan Pengelolaan Arsip
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun 2013 halaman 18, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
1. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
2. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Menjamin perlindungan kepentingan civitas akademika dan hak-hak keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
4. Menjamin keselamatan
dan keamanan
arsip sebagai
bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. 5. Menjamin keselamatan aset universitas dalam bidang pendidikan, budaya,
dan seni serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan, 6. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Sementara itu berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 3,
penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: 1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya. 5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu. 6. Menjamin
keselamatan dan
keamanan arsip
sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa; dan 8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24 Tahun
2013 halaman 11, “Pengelolaan arsip dinamis bertujuan pokok untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
dalam rangka pelaksanaan fungs i dan tugas sebagai lembaga perguruan tinggi”.
Sedangkan menurut Sedarmayanti 2003:19: “Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional
tentang rencana,
pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.
2.1.5 Pengelolaan Arsip
