2.3.3 Hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Pemilihan Sarana Prasarana
Kearsipan
Sukoco 2007:99-101 menjelaskan bahwa ada beberapa hal yang patut dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:
1. Jenis dokumen yang akan disimpan, misalnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, bentuk micro, ataukah media lain
dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus dalam perawatannya.
2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan. Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan
dan dimanfaatkan oleh pengguna. 3. Kebutuhan ruangan. Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi
harus menempati lokasi yang strategis guna mendapatkan citra yang bagus dimata stakeholders-nya.
4. Pertimbangan keamanan, yang tentunya berbeda antara satu organisasi dengan organisasi dokumen lain.
5. Biaya peralatan. Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut di Indonesia.
6. Biaya operasional penyimpanan, termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara,
dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan. 7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur. Bila
pemakainya banyak dapat disiasati dengan mendistribusikan atau mendesentralisasikan penyimpanan dokumen sehingga penyimpan dan
pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.
Amsyah 2005:178-179 juga menjelaskan sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria yang perlu
dipertimbangkan yaitu: 1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah,
berat, komposisi fisik, dan nilainya. 2. Frekuensi penggunaan arsip.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif. 4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan sentralisasi dan desentralisasi.
5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan
untuk perluasannya. 6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.
7. Bentuk organisasi. 8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
Sedangkan menurut Sedarmayanti 2003:43, beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang
akan dibeli yaitu: 1. Biaya yang tersedia.
2. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan. 3. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan ukuran, jumlah, berat, nilai, dan
sebagainya. 4. Frekuensi penggunaan arsip.
5. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.
2.4 Penelitian yang Relevan
Kategori