Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen pada Perusahaan Ikan Layur Untuk Ekspor : Studi Kasus PT AGB Palabuhanratu

GILANG PUTRA RENGGANA, C44070045. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen pada Perusahaan Ikan Layur Untuk Ekspor : Studi Kasus PT AGB Palabuhanratu. Dibimbing oleh JOHN HALUAN dan MUSTARUDDIN.

Palabuhanratu dikenal sebagai penghasil ikan layur yang menjadi komoditas unggulan baik untuk pasar lokal maupun ekspor. Namun dalam perkembangannya, perusahaan-perusahaan yang bergerak di dalam industri ikan layur tersebut belum didukung oleh teknologi informasi yang sesuai sehingga seringkali ditemui kendala dalam merencanakan, mengelola, dan mengendalikan perusahaan tersebut. Hal ini akibat kurangnya informasi yang teratur, lebih akurat, cepat, efektif dan efisien yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Maka dari itu, pada kegiatan operasionalnya perusahaan tersebut masih mengalami kendala dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sejalan dengan kemajuan di bidang teknologi informasi, maka penerapan sistem komputerisasi sangat membantu kelancaran perusahaan, baik dari sisi operasional seperti otomatisasi kegiatan produksi atau bagi manajemen dalam upaya memperoleh informasi yang akurat, cepat, tepat waktu, dan relevan. Adanya sistem informasi yang dapat menunjang fungsi bagian manajemen dapat memudahkan dalam pengelolaan bidang produksi produk, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja. Penelitian ini telah menghasilkan sistem informasi terkomputerisasi dengan nama SIM AGB. Program SIM AGB ini mampu mencatat, menganalisa dan menampilkan data-data perusahaan khususnya yang berkaitan dengan manajemen persediaan produk pada perusahaan. Kemampuannya dalam menampilkan laporan stok barang dan laporan rugi/laba merupakan fasilitas dalam program yang dituntut keberadaannya oleh sistem informasi perusahaan. Hal ini penting sekali untuk membantu pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan finansial perusahaannya, sehingga perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien..

1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Jawa Barat merupakan salah satu provinsi termaju di bidang pertanian dalam arti luas (termasuk perikanan). Bahkan muatan visi pembangunan daerah provinsi ini memberikan porsi utama terhadap terwujudnya sektor pertanian termaju di Indonesia. Selain itu, Jawa Barat juga menempatkan sektor perikanan dan kelautan sebagai salah satu inti bisnis (business core) utama di wilayahnya (Dinas Perikanan Jawa Barat, 2007 diacu dalam Pradipta, 2010). Di wilayah provinsi ini, terdapat banyak kabupaten/kota yang menjadi sentra-sentra produksi dan potensi pengembangan bisnis kelautan dan perikanan, seperti Kabupaten Subang, Indramayu dan Cirebon yang berada di wilayah pantai bagian utara Jawa Barat, serta Kabupaten Sukabumi dan Garut yang berada di wilayah pantai bagian selatan Jawa Barat.

Palabuhanratu merupakan salah satu sentra perikanan tangkap di Kabupaten Sukabumi yang merupakan pusat pengembangan perikanan yang sangat baik dan menjanjikan. Letaknya berhubungan langsung dengan ZEE Indonesia yang masih

under exploited sehingga usaha perikanan tangkap terbuka untuk dikembangkan.

Beberapa kecamatan juga berbatasan langsung dengan perairan teluk yang ditinjau dari aspek ekologis memiliki nilai lebih untuk usaha perikanan.

Palabuhanratu dikenal sebagai penghasil ikan layur yang menjadi komoditas unggulan baik untuk pasar lokal maupun ekspor. Namun dalam perkembangannya, perusahaan-perusahaan yang bergerak di dalam industri ikan layur tersebut belum didukung oleh teknologi informasi yang sesuai sehingga seringkali ditemui kendala dalam merencanakan, mengelola, dan mengendalikan perusahaan tersebut. Hal ini akibat kurangnya informasi yang teratur, lebih akurat, cepat, efektif dan efisien yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Sehingga dalam kegiatan operasionalnya, perusahaan tersebut masih mengalami kendala dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.

Sejalan dengan kemajuan di bidang teknologi informasi, maka penerapan sistem komputerisasi sangat membantu kelancaran perusahaan, baik dari sisi

operasional seperti otomatisasi kegiatan produksi atau bagi manajemen dalam upaya memperoleh informasi yang akurat, cepat, tepat waktu, dan relevan. Adanya sistem informasi yang dapat menunjang fungsi bagian manajemen dapat memudahkan dalam pengelolaan bidang produksi produk, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka dilakukan penelitian sebagai studi kasus di PT AGB yang merupakan perusahaan perikanan layur di wilayah Kabupaten Sukabumi.

1.2. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk

1) Merancang sistem informasi manajemen perusahaan dengan membuat software aplikasi yang dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan, dan

2) Merekomendasikan pengaturan arsip-arsip perusahaan dengan manajemen data yang lebih baik.

1.3 Manfaat Penelitian

1) Penghematan ruang, waktu, tenaga, serta biaya dalam proses pengumpulan, pemrosesan data dan pengaksesan informasi perusahaan.

2) Dengan informasi yang telah terorganisir dengan baik, diharapkan pengelola perusahaan dapat melakukan pengambilan keputusan dengan mudah.

   

2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Deskripsi Ikan Layur 2.1.1 Aspek biologi ikan layur

Ikan layur (Trichiurus sp) menurut taksonominya diklasifikasikan sebagai berikut (Saanin, 1984)

Phyllum: Chordata

Sub Phylum: Vertebrata Class: Pisces

Sub Class: Teleostei Ordo: Percomorphi

Sub Ordo: Scrombroidea Famili: Trichiuridae

Genus: Trichiurus

Spesies: Trichiurus sp Nama Indonesia: layur

Ikan layur (Trichiurus sp) mempunyai ciri-ciri morfologis sebagai berikut: Badan sangat panjang, pipih seperti pita terutama bagian ujung belakang ekor, dalam bahasa inggris disebut hairtail. Mulut lebar dilengkapi dengan gigi tangkap yang kuat dan tajam. Rahang bawah lebih besar dari rahang atasnya. Sirip punggung panjang sekali mulai dari atas kepala sampai akhir badan dan berjari-jari lemah 105-134. Sirip dubur tumbuh kurang sempurna dan berberjari-jari-berjari-jari lemah 72-80. Berupa deretan-deretan duri kecil, tidak terdapat sirip perut dan garis rusuk terlihat jauh dibagian bawah badan.

Ikan layur dalam keadaan hidup berwarna biru maya kegelapan, sedangkan dalam keadaan mati ikan ini berwarna perak keabuan atau sedikit keunguan. Bagian atas kepala berwarna ungu agak gelap. Sirip-siripnya sedikit kekuningan atau kuning dengan pinggiran gelap (Direktorat Jendral Perikanan, 1998).

   

2.1.2 Penyebaran dan musim ikan layur

Menurut Nontji (2005), ikan layur tersebar luas pada semua perairan tropis dan subtropis di dunia. Di Indonesia, ikan layur menyebar dan dijumpai pada semua perairan pantai Indonesia. Terdapat enam jenis layur di Perairan Indonesia. Jenis layur yang banyak terdapat di perairan pantai Pulau Jawa adalah dari jenis Trichiurus haumela. Selain itu, di beberapa muara sungai di Sumatera dijumpai jenis layur yang berukuran lebih kecil, yaitu Trichiurus savala dan Trichiurus glossodon. Secara umum, bentuk ikan layur dari spesies Trichiurus haumela, Trichiurus savala dan Trichiurus glossodon dapat dilihat pada Gambar 1, 2 dan 3.

Gambar 1 Ikan layur (spesies Trichiurus haumela) Sumber : Nakamura & Parin, 1993

Gambar 2 Ikan layur (spesies Trichiurus savala) Sumber : Nakamura & Parin, 1993

Gambar 3 Ikan layur (spesies Trichiurus glossodon) Sumber : Nakamura & Parin, 1993

   

Daerah penyebaran ikan layur meliputi hampir seluruh perairan pantai Indonesia, sperti Tuban, Lawang, Jampang, Palabuhanratu, Cibanteng, Ujung Genteng dan Sukawayana. Selain itu ikan layur juga terdapat di Perairan Jepang, Filipina, Teluk Benggala, Teluk Siam, sepanjang Laut Cina Selatan hingga pantai utara Australia, juga tersebar luas di perairan dangkal di Afrika Selatan (Direktorat Jendral Perikanan, 1998).

Musim penangkapan ikan layur di Palabuhanratu terjadi satu kali setahun, yaitu antara Bulan Oktober-Januari. Musim puncak terjadi pada Bulan November dan musim terendah pada bulan Mei. Kelimpahan tertinggi terjadi pada Bulan Oktober-Januari bertepatan dengan awal musim barat. Pada saat musim barat kelimpahan ikan layur mengalami peningkatan, hal ini terkait dengan habitatnya yang cenderung hidup di dasar perairan (Astuti, 2008).

2.1.3 Fishing ground ikan layur

Ikan layur tergolong ikan demersal yaitu ikan yang hidup di dasar atau dekat dengan dasar perairan. Kelompok ikan ini pada umumnya memiliki aktivitas relatif rendah, gerak ruaya tidak terlalu jauh dan membentuk gerombolan yang tidak terlalu besar sehingga sebarannya relatif lebih merata jika dibandingkan dengan ikan-ikan pelagis. Kondisi ini mengakibatkan daya tahan ikan demersal terhadap tekanan penangkapan relatif rendah dan tingkat mortalitasnya cenderung sejalan dengan upaya penangkapannya (Aoyama, 1972 diacu dalam Widiyanto, 2008).

Ikan layur umumnya hidup pada perairan yang dalam dengan dasar berlumpur. Meskipun demikian, ikan layur biasanya akan muncul kepermukaan menjelang senja untuk mencari makan. Ikan layur dari famili Gempylidae juga biasanya ditemukan pada kedalaman lebih dari 150 m dan ikan layur dari famili Trichiuridae dapat ditemukan sampai kedalaman 2000 m (Nakamura dan Parin, 1993).

Ikan layur tersebar luas pada semua perairan tropis dan subtropis. Daerah penyebaran ikan layur meliputi hampir seluruh perairan pantai Indonesia seperti Tuban, Lawang, Jampang, Palabuhanratu, Cibanteng, Ujung genteng, dan Sukawayana. Selain di perairan Indonesia, ikan layur juga terdapat di perairan

   

Jepang, Philipina, Teluk Benggala, Teluk Siam, sepanjang Laut Cina Selatan hingga pantai utara Australia, dan tersebar luas di perairan dangkal di Afrika Selatan (Widiyanto, 2008)

2.2. Usaha Perikanan

2.2.1 Penangkapan ikan layur

Menurut Direktorat Jendral Perikanan (1979), ikan layur tertangkap dengan trawl, cantrang dan sejenisnya, pancing, jaring insang, macam-macam perangkap seperti bubu, sero, jermal, ambai dll.

Di antara alat-alat yang disebutkan di atas, ikan layur banyak tertangkap sebagai bycatch atau tangkapan sampingan. Alat tersebut antara lain trawl, cantrang, gillnet, purse seine, lampara dasar, sero, jermal dan ambai. Empat jenis alat tangkap utama ikan layur yaitu payang, gillnet, bagan, pancing (pancing ulur dan rawai layur).

1) Gillnet

Gillnet, bila diartikan secara harfiah berart Jaring Insang. Disebut jaring insang karena ikan-ikan yang tertangkap oleh gillnet umumnya tersangkut pada tutup insangnya. Jaring ini terdiri dari satuan-satuan jaring yang biasa disebut piece. Dalam operasi penangkapannya biasanya terdiri dari beberapa piece yang digabung menjadi satu sehingga merupakan satu perangkat (unit) yang panjang (300-500 m), tergantung dari banyaknya piece. Gillnet termasuk alat tangkap selektif, besar mata jaring dapat disesuaikan dengan ikan yang akan ditangkap (Subani dan Barus, 1988).

2) Bagan

Bagan termasuk dalam kategori lift net, yaitu alat tangkap yang dioperasikan dengan cara dinaikkan/ditarik ke atas dari posisi horizontal yang ditenggelamkan untuk menangkap ikan yang ada di atasnya dengan menjaring ikan. Bila ditinjau dari cara mengikat ikan pada saat operasi penangkapan, bagan dimasukkan dalam kategori light fishing, yaitu menangkap ikan dengan bantuan cahaya. Berdasarkan bentuk dan cara pengoperasiannya, Subani dan Barus (1988)

   

menggolongkan bagan menjadi tiga macam yaitu bagan tancap, bagan rakit dan perahu.

Komponen bagan terdiri dari jaring bagan, rumah bagan, sero dan lampu. Pada pelatarn bagan terdapat alat penggulung (roller) yang berfungsi untuk menurunkan atau mengangkat jaring bagan pada saat dioperasikan. Penangkapan bagan hanya dilakukan pada malam hari, terutama pada saat gelap bulan dengan menggunakan lampu sebagai alat bantu penangkapan (Subani dan Barus, 1988). Hasil tangkapan bagan adalah jeis ikan pelagis kecil seperti teri, tembang, pepetek, kembang, layur, selar, dll.

3) Payang

Payang adalah “pukat kantong lingkar” yang secara garis besar terdiri dari bagian kantong (bag), badan/perut (body or belly) dan kaki/sayap (leg/wing). Payang memiliki bagian atas mulut jaring yang menonjol ke belakang, dikarenakan payang tersebut umumnya digunakan untuk menangkap ikan pelagis yang hidup di bagian lapisan atas air dan mempunyai sifat cenderung lari ke bawah bila telah terkurung jaring. Pada bagian bawah kaki/sayap dan mulut jaring diberi pemberat, sedangkan bagian atas pada jarak tertentu diberi pelampung (Subani dan Barus, 1988).

4) Pancing Ulur (Handline)

Handline adalah salah satu alat tangkap yang umum dikenal oleh masyarakat luas terutama nelayan. Alat tangkap tersebut merupakan alat yang sederhana yang bisa dioperasikan oleh nelayan kecil untuk memenuhi kebutuhan hidupnya karena hanya membutuhkan modal yang kecil dan tidak selalu memerlukan kapal yang khusus dan digolongkan dalam fishing with line yang deilengkapi dengan mata pancing (Von Brant, 1984).

5) Pancing Rawai

Pancing rawai atau “longline” adalah suatu pancing yang terdiri dari tali panjang (tali utama, main line) kemudian pada tali tersebut secara berderet pada jarak tertentu digantungkan tali-tali pendek (branchline) yang ujungnya diberi

   

mata (hook). Tergantung dari banyaknya satuan yang dipergunakan, panjang tali tersebut bila direntangkan secara lurus dapat mencapai panjang ratusan meter, bahkan puluhan kilometer. (Subani dan Barus, 1988)

Rawai dikelompokkan sebagai berikut:

1) Berdasarkan letak pemasangan di perairan, dibagi menjadi rawai perairan (surface longline), rawai pertengahan (midwater longline), dan rawai dasar (bottom longline).

2) Berdasarkan susunan mata pancing pada tali utama, dibagi menjadi rawai tegak (vertical longline) dan rawai datar (horizontal longline).

3) Berdasarkan ikan yang tertangkap pada setiap operasi, dibagi menjadi rawai tuna, rawai albacore, rawai cucut dan sebagainya.

2.2.2 Nelayan

Selain alat tangkap rawai dan kapal, komponen penting lainnya yang melengkapi kegiatan penangkapan ikan layur di Palabuhanratu adalah seseorang yang mengopreasikan kegiatan penangkapan yaitu nelayan (Surya, 2006). Secara umum nelayan di Palabuhanratu dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu:

1. Nelayan penuh : nelayan yang seluruh waktu kerjanya digunakan untuk melakukan pekerjaan operasi penangkapan ikan

2. Nelayan sambilan utama: nelayan yang sebagian besar waktunya digunakan untuk melakukan pekerjaan operasi penangkapan. Disamping penengkapan ikan sebagai pekerjaan utamanya, nelayan ini dapat pula mempunyai pekerjaan lain. 3. Nelayan sambilan tambahan : nelayan yang hanya sebagian kecil waktunya digunakan untuk melakukan pekerjaan operasi penangkapan ikan.

2.2.3 Perusahaan perikanan sebagai perusahaan agribisnis

Perusahaan agribisnis adalah suatu industri yang berusaha di dalam salah satu subsistem, beberapa subsistem atau secara terpadu total dalam sistem agribisnis yang dikelola dengan keterampilan manajemen yang baik untuk meraih keuntungan, materiil maupun moril (Kristianto, 1997 diacu dalam Supriyadi, 2002)

   

Menurut Kristianto (1997) diacu dalam Supriyadi (2002), perusahaan agribisnis (perikanan) memiliki karakteristik umum sebagai berikut:

1) Mencari keuntungan dengan memanfaatkan proses produksi biologis, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang direkayasa secara optimal; 2) Memanfaatkan kemajuan teknologi biologi dan informasi;

3) Makin kurang peka terhadap perubahan situasi dan kondisi alam; 4) Tetap peka terhadap situasi dan kondisi politik;

5) Makin peka terhadap isu lingkungan; 6) Makin peka terhadap kebijakan ekonomi;

7) Makin peka terhadap perubahan sikap sosial dan budaya konsumen; 8) Makin efisien.

2.3 Konsep Dasar Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (Systema) dan bahasa Yunani (Sustema) yang artinya suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, dimana suatu model matematika serignkali bisa dibuat (Amirin, 2003).

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya negara. Negara merupakan suatu kumpulan dai beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada di negara tersebut (Amirin, 2003).

Dalam pengertian yang paling sederhana, sebuah sistem merupakan sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka. Definisi yang lebih lengkap diutarakan oleh McLeod (2007) yang menyatakan bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Davis (1991) juga menyatakan bahwa sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep, dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama.

   

Suatu sistem yang dibuat umumnya memiliki maksud tertentu. Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan sasaran (objective). Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran biasanya dalam ruang lingkup yang lebih sempit (Amirin, 2003).

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (sub system). Misalnya, sistem komputer terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (Integrated) (Amirin, 2003)

2.3.1 Karakteristik sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik terntentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environtment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) (Jogiyanto, 2005).

Di bawah ini merupakan penjelasan dari karakteristik sistem menurut Jogiyanto (2005);

1) Komponen Sistem (components)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk kesatuan, Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi terntentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

   

2) Batas Sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3) Lingkungan Luar Sistem (environtment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan maupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dasn dipelihara karena merupakan energi dari sistem. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu kelangsungan sistem.

4) Penghubung (interface)

Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Interface ini memungkinkan satu subsistem untuk mengalirkan sumberdaya ke subsistem lainnya. Keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem lain melalui suatu penghubung. Penghubung subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem lain dan membentuk suatu kesatuan.

5) Masukan (Input)

Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance Input adalah energi yang dimaksukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk menghasilkan output.

6) Keluaran (Output)

Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi output yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain.

7) Pengolah Sistem (Process)

Sustu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

   

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan sistem. Sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dasn tujuannya.

2.3.2 Ciri pokok sistem

Menurut Amirin (2003) ada sembilan ciri pokok sistem, yaitu:

1) Setiap sistem mempunyai tujuan sehingga perilaku atau kegiatannya mengarah pada tujuan tersebut.

2) Setiap sistem mempunyai batas (boundaries) yang memisahkannya dari lingkungan.

3) Sistem bersifat terbuka atau pada umumnya bersifat terbuka. Boleh dikatakan dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka jika berinteraksi dengan lingkungannya dan sebaliknya, dikatakan tertutup jika mengisolasikan diri dari pengaruh apapun

4) Suatu sistem terdiri dari dua atau lebih subsistem. Setiap sistem terdiri dari subsistem yang terbagi lagi ke dalam subsistem yang lebih kecil, begitu seterusnya.

5) Walau sistem itu terdiri dari berbagai bagian, unsur-unsur atau komponen, tidak berarti bahwa sistem itu merupakan sekedar kumpulan dari bagian, unsur atau komponen tersebut, melainkan merupakan satu kebulatan yang utuh dan padu.

6) Terdapat saling hubungan dan saling ketergantungan baik di dalam (intern) sistem, maupun antara sistem dengan lingkungannya.

7) Setiap sistem melakukan kegiatan ataupun proses mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output). Karena itu maka sistem sering disebut sebagai “processor” atau “transformator”.

8) Di dalam setiap sistem terdapat mekanisme kontrol dengan memanfaatkan tersedianya umpan balik.

   

9) Karena adanya mekanisme kontrol itu maka sistem mempunyai kemampuan mengatur diri sendiri dan menyesuaikan diri dengan lingkungannya atau keadaan secara otomatis (dengan sendirinya).

2.3.3 Klasifikasi sistem

Menurut Jogiyanto (2005) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut:

1) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikirn atau ide-ide yang tidak tampak secara disik misalnya sistem teologim yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (Natural Sistem) dan sistem buatan manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system, atau ada yang menyebutnya man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh dari man-machine system, karena menyangkut komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena menganfung unsur probabilitas.

4) Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

   

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya camppur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka merupakan sistem yang terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya. Karena sistem sifatya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.

2.3.4. Kriteria Sistem

Menurut Amirin, (2003), suatu sistem yang baik harus mempunyai kriteria-kriteria sebagai berikut:

1) Kegunaan

Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat dan waktunya yang relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personel operasi dalam organisasi.

2) Ekonomis

Semua bagian dari sistem termasuk laporan, pengawasan-pengawasan dan lain-lain harus menyumbangkan nilai tambah sekurang-kurangnya sebesar biaya.

3) Keandalan

Keluaran sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif dan efisien.

4) Kapasitas

Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode-periode operasi puncak seperti operasi normal.

5) Kesederhanaan

Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur dan operasinya dapat mudah dimengerti dan prosedurnya dapat dengan mudah diikuti.

   

6) Fleksibel

Sistem harus cukup fleksibel untuk menerima perubahan-perubahan.

2.4 Konsep dasar informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehinggan informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau negentropy (Pangestu, 2007).

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu (Pangestu, 2007).

2.4.1 Siklus informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut menjadi suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu (McLeod, 2007). Proses pengolahan data menjadi informasi hingga informasi tersebut menjadi data kembali disebut dengan siklus informasi.

Data yang diolah menjadi suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, melakukan keputusan berdasarkan informasi tersebut dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap kembali sebagai input, diproses kembali melalui suatu model dan sterusnya yang merupakan suatu siklus. (Pangestu, 2007).

2.4.2 Nilai informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dapat dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya

   

untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak saja. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir secara pasti nilai keuntungannya (dalam satuan uang), tetapi kita dapat menaksir nilai dari efektifitas dari informasi tersebut. (Jogiyanto, 2005).

2.4.3 Karakteristik dari informasi yang baik

Menurut Kroenke (1992), informasi dapat dikatakan baik jika memiliki kriteria dan karakteristik sebagai berikut:

1) Information must be patient

Informasi harus berhubungan. Pernyataan informasi harus berhubungan dengan urusan dan masalah yang penting bagi penerima informasi (orang yang membutuhkan informasi tersebut).

2) Information must be accurate

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan. Informasi yang dihasilkan harus mencerminkan maksudnya. Keakuratan informasi harus bergantung pada keadaan.

3) Information must be timely

Informasi harus ada ketika dibutuhkan. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usanh tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

4) Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang yang satu dengan yang lainnya pasti berbeda.

   

2.5. Sistem Informasi Manajemen

Sistem adalah kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak. Suatu sistem yang dibuat tentunya memiliki maksud tertentu. Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan sasaran (objective). Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran biasanya dalam ruang lingkup yang lebih sempit (Amirin, 2003).

Menurut Jogiyanto (2005) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan menurut Davis (1991), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi bagi penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan. Data didefinisikan sebagai bahan mentah bagi informasi, yang berupa kelompok teratur dari simbol-simbol yang mewakili suatu kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya. Perlakuan yang dilakukan terhadap data agar dapat menghasilkan informasi yang berguna, terdiri dari lima tahap yang disebut siklus pengolahan data, yaitu pengumpulan, penghalusan, pengolahan, pemeliharaan dan pengeluaran output data (Cushing, 1992). Model Bentuk hubungan data dan informasi sebagai dasar sistem informasi dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4 Siklus pengolahan data (Sumber : Davis, 1991)

Manajemen adalah proses atau kegiatan yang menjelaskan kegiatan yang dilakukan oleh manager, yaitu berupa merencanakan, menorganisasikan, memprakarsai dan mengendalikan operasi. Manager merencanakan dengan menetapkan strategi, tujuan dan memilih arah tindakan yang terbaik untuk

Data  Pengolahan _Informasi

   

mencapai sesuatu yang direncanakan. Manager juga mengorganisasikan tugas-tugas yang diperlukan untuk rencana operasional, pendelegasian wewenang dan menyusun tugas ini ke dalam kelompok yang homogen. Prestasi kerja (performance) dikendalikan dengan menentukan norma-norma prestasi kerja dan menghindari penyimpangan terhadap norma atau standar tersebut (Murdick dan Ross, 1990).

Sistem informasi merupakan kesatuan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi, yang akan mendukung pembuatan keputusan (Jogiyanto, 2005). Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer terdiri dari software, hardware dan brainware yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa (Sutono, 2007).

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistemnya adalah masukan, pengolahan dan keluaran. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data berkas (data berkas storage) ke dalam sistem informasi tersebut. Dengan ditambahkan penyimpanan data, fungsi pengolahan informasi bukan lagi mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk penggunaaan lanjutan. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan, penyimpanan, pengolahan dan pengeluaran (Davis, 1991).

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), antara lain blok masukan (input block), blok model (model block), blok basis data (database block), blok teknologi (technology block), dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai sasaran dalam satu kesatuan (Jogiyanto, 2005). Secara umum terdapat dua metode penelitian dalam bidang sistem informasi, yaitu kuantitatif dan kualitatif. Kedua

   

metode ini dapat digunakan bersama-sama untuk saling menguatkan (Wahid, 2004). Komponen –komponen sistem informasi dalam bentuk blok bangunan ( building block) disajikan pada Gambar 5.

Gambar 5 Blok sistem informasi yang berinteraksi (Jogiyanto, 2005)

Sistem informasi manajemen adalah sistem berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, sekarang dan dugaan kebijakan dimasa yang akan datang. Informasi yang disajikan dapat berbentuk laporan periodik, laporan khusus atau hasil simulasi matematik.

Sistem informasi manajemen juga didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi. Sistem ini bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Sistem informasi sederhana dapat dilakukan secara manual. Apabila sistem informasi manajemen semakin kompleks, maka sistem tersebut akan sulit dilakukan tanpa bantuan komputer. Manajemen saat ini memerlukan informasi dan waktu yang cepat untuk pengambilan keputusan, akrena berkaitan dengan peluang dan kesempatan bisnisnya (Tugiman, 1995 diacu dalam Asiyah, 2002).

Davis (1991) menyatakan bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang sistem informasi manajemen,

Pemakai Pemakai

Pemakai Pemakai Pemakai Pemakai

Input

Teknologi

Model

Dasar data

Output

   

yaitu: proses manajemen, seperti perencanaan strategis dan pengelolaan fungsi sistem informasi; proses pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem; konsep pengembangan, seperti konsep sosioteknikal dan konsep kualitas; representasi, seperti sistem basis data dan pengkodean program; sistem aplikasi, seperti knoweledge management dan executive system.

2.6 Basis Data

Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk penyimpanan data dalam sistem yang berdasarkan komputer. Pendekatan pertama adalah menyimpan data dalam file individual yang digunakan khusus untuk aplikasi tertentu, sedangkan pendekatan kedua adalah penyimpanan data dalam sistem berdasarkan komputer meliputi bangunan sebuah basis data (Asmuni & Firdaus, 2005).

Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih diartikan sebagai tempat berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek (Fathansyah, 1999).

Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang:

1) Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah

2) Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3) Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Keterkaitan antara sistem basis data dengan sistem informasi dapat dilihat pada Gambar 6 (Sutanta, 1996 diacu dalam Surya, 2006)

   

Gambar 6 Keterkaitan antara sistem basis data dengan sistem informasi manajemen (Sutanta, 1996)

Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi pembuatan basis data baru (create database), Penghapusan basis data (drop database), Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table), Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop table), Penambahan/pengisisan data baru kedalam sebuah file/tabel di sebuah basis data (insert), Pengambilan data dari sebuah file/tabel (retrieve/search), Pengubahan data dari sebuah file/tabel (update), dan penghapusan data dari sebuah file/tabel (delete).

Operasi yang berkenaan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedang operasi-operasi yang berkaitan dengan isi tabel (data) merupakan operasi rutin yang akan berlangsung berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (management) dan pengolahan (processing) data dalam basis data (Fathansyah, 1999).

Penyusunan basis data diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS). Manpulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report data. Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan

Sistem Manajemen Basis Data (DBMS)

Sistem Basis Data Sistem Penunjang Keputusan (DSS)

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

   

abstrak dari data bagi user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur data (Abdillah, 2010).

Metode penyimpaan data secara sekunder merupakan salah satu bagian penting dari DBMS. Metode utama dalam penyimpanan sekunder adalah metode penyimpanan berurutan (sequential storage) dan metode penyimpanan akses langsung (direct access storage). Metode sequential adalah metode penyimpanan dimana data disimpan dan dibaca dengan suatu urutan tertentu, sedangkan dengan metode penyimpanan akses langsung memungkinkan suatu data tidak ditulis dan dibaca secara berurutan (Davis, 1991).

2.7 Model Entity Relationship

Pada model ini, data sebenarnya diterjemahkan dengan memanfaatkan perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data, yang umumnya disebut dengan diagram entity relationship atau diagram E-R. Sesuai dengan namanya, ada dua komponen utama pembentuk E-R ini, yaitu entitas dan relasi. Kedua komponen ini dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut atau property (Haryanto, 2008).

Obyektif atau tujuan utama dari pembuatan diagram E-R adalah untuk menunjukkan obyek-obyek (himpunan entitas) apa saja yang ingin dilibatkan dalam sebuah basis data dan bagaimana hubungan yang terjadi diantaraobyek-obyek tersebut. Penggambaran atribut-atribut dalam sebuah diagram E-R seringkali malah menggangu tujuan yang ingin dicapai. Solusinya adalah dengan penggambaran diagram E-R dengan menggunakan kamus data. Kamus data berisi daftar atribut yang diapit dengan kurung kurawal {}. Atribut yang berfungsi sebagai key juga dibedakan dengan bukan key dengan menggarisbawahi atribut tersebut (Haryanto, 2008).

Selain entitas dan atribut yang telah dijelaskan diatas, ada istilah-istilah dalam model E-R ini yaitu relasi dan kardinalitas. Relasi menunjukkan adanya hubungan antara sejumlah entitas. Sedangkan kardinalitas relasi menunjukkan

   

jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas lain (Haryanto, 2008).

Menurut Haryanto (2008) kardinalitas relasi diantara dua entitas dapat berupa:

a. Satu ke Satu (One to One)

Relasi ini berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B. Begitu pula sebaliknya, setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas A.

b. Satu ke banyak (One to Many)

Relasi ini berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknyam dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas A.

c. Banyak ke Satu (Many to One)

Relasi ini berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

d. Banyak ke Banyak (Many to Many)

Relasi ini berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya.

3 METODOLOGI

3.1 Tempat dan Waktu penelitian

Penelitian ini dilakukan di perusahaan pengekspor layur PT AGB di Palabuhanratu mulai bulan Juli-Agustus 2011. Alasan penulis memilih PT AGB sebagai studi kasus, dikarenakan perusahaan pengekspor layur ini cukup besar dan lokasinya mudah dijangkau untuk penelitian.

3.2 Jenis dan Sumber Data

Data yang diperlukan adalah data sekunder. Jenis data sekunder tersebut adalah data produksi, data pelanggan, data penjualan, data pemasok, data pembelian, data inventaris fasilitas penunjang produksi, data kepegawaian, dan data biaya. Sumber data diperoleh dari masing-masing kepala bagian di PT AGB.

3.3 Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam pengumpulan data adalah studi kasus dan wawancara langsung terhadap pimpinan perusahaan, staff dan karyawan di PT AGB yang berada di PPN Palabuhanratu, Sukabumi, Jawa Barat.

3.4 Analisis Data

3.4.1 Perancangan sistem informasi manajemen

Pembuatan sistem informasi dilakukan dengan tahapan-tahapan kerja yaitu: perancangan sistem, desain basis data, pembuatan tampilan antar muka, pemrograman, dan uji coba program. Tiap tahapan kerja memerlukan ketelitian yang tinggi agar kesalahan yang terjadi seminimal mungkin sehingga menghasilkan sistem informasi yang baik. Tahap kerja pengembangan sistem informasi manajemen di PT AGB dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7 Tahap Kerja Pengembangan Sistem Informasi Manajemen di PT AGB (Manetsch dan Park, 1997 dalam Supriyadi, 2002)

Mulai

Tinjauan Lapang dan Identifikasi Sistem

Analisis Sistem

Desain Sistem

Pengkodean Program Komputer

Implementasi

Memuaskan?

Ya Tidak

Software Sistem Informasi Manajemen Perusahaan

di PT AGB

3.4.2 Penyusunan

Proses pengembangan sistem informasi berbasis komputer yang akan dikembangkan ini mengikuti metode siklus hidup sistem. Menurut McLeod (1993) tahapan siklus hidup sistem dalam pengembangan sistem informasi berbasis komputer tediri dari tahap perencanaan, analisis sistem, rancang bangun, penerapan dan penggunaan. Setiap tahapan dapat dibagi-bagi lagi menjadi tahapan-tahapan yang lenbih rinci sehingga dalam pelaksanaannya dapat lebih sistematis dan terencana. Tahapan-tahapan kerja yang dilakukan untuk komputerisasi sistem informasi produksi di PT AGB adalah sebagai berikut:

1) Tinjauan lapang dan identifikasi sistem dimaksudkan untuk melihat kondisi dan masalah yang terjadi di lapangan. Teknik yang digunakan pada tahapan ini yaitu dengan menggunakan teknik wawancara langsung terhadap pimpinan perusahaan, staff dan karyawan perusahaan. Pada wawancara tersebut ditanyakan mengenai masalah-masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan serta harapan-harapan yang diinginkan dalam penyajian informasi. Dengan pendekatan ini, diharapkan sistem informasi yang dibangun dapat lebih memuaskan pengguna.

2) Tahapan analisis sistem dimaksudkan untuk menjelaskan sistem yang sedang berjalan secara lebih detail, yaitu meliputi sumber data, pengguna informasi, input dan output pengguna informasi serta mekanisme aliran informasi. Hal serupa juga dilakukan terhadap sistem yang akan dibangun, yaitu dengan menetapkan tujuan-tujuan yang akan dicapai, menetapkan mekanisme serta kebutuhan-kebutuhan sistem untuk mencapai tujuan tersebut. Alat bantu yang digunakan pada tahapan ini adalah diagam arus data (DAD) dan algoritma sistem.

3) Tahapan desain sistem dimaksudkan untuk membuat dokumentasi sistem yang lebih rinci lagi sehingga akan mempermudah proses pengkodean program komputer. Alat bantu yang digunakan pada tahap ini adalah diagram arus data (data flow diagram), pseudocode (structured english) serta algoritma program.

4) Tahapan pengkodean program merupakan tahapan utama dari proses pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Pada tahapan ini

dilakukan pengkodean program komputer sehingga diperoleh suatu sistem aplikasi dari sistem informasi yang dibangun. Pada penelitian ini, bahasa yang digunakan adalah bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 Enterprise for Windows

3.4.3 Validasi

Tahapan pengujian dilakukan untuk melihat kevalidan (kesesuaian dengan keinginan pengguna) dari sistem aplikasi yang dibangun. Pengujian dilakukan dengan menggunakan data historis perusahaan. Bila pada sistem aplikasi yang dibangun masih belum valid, maka dilakukan perbaikan-perbaikan, sedangkan bila sudah valid maka sistem aplikasi siap untuk diterapkan pada sistem.

   

4 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

4.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Produk perikanan indonesia merupakan aset yang potensial, namun kurang tergarap dengan baik. Penerapan sistem manajeman yang kurang tertata merupakan salah satu hambatan dalam pengembangan industri perikanan ekspor di Indonesia. Untuk mendukung produksi perikanan yang berkualitas baik dan berkelanjutan, diperlukan manajemen perusahaan yang baik.

Melihat pentingnya kebutuhan tersebut, maka PT AGB mengembangkan usaha di Bidang ekspor ikan layur berkualitas. Perusahaan tersebut berdiri pada 5 Januari 2005 dengan mendapatkan izin usaha No. 503.22/998.-DPTPM/2007 pada tanggal 23 Juli 2007.

Lokasi PT AGB terletak di Jalan Siliwangi, Pelabuhan Perikanan Nusantara Pelabuhanratu, Kabupaten Sukabumi, Jawa Barat. Lahan yang dimiliki oleh perusahaan sekitar 0,5 ha, digunakan untuk aktivitas seluruh kegiatan perusahaan.

4.2 Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan

Visi PT AGB adalah meningkatkan nilai jual produk perikanan Indonesia dengan dikelola oleh sumber daya manusia yang baik. Sedangkan misi dari perusahaan ini adalah menumbuhkan ekonomi daerah dengan mengembangkan produksi perikanan layur di Palabuhanratu.

4.3 Bidang Usaha dan Wilayah Kerja

Tujuan dan kegiatan utama dari perusahaan adalah menyalurkan dan mengekspor produk perikanan layur yang unggul. Perusahaan memiliki berbagai jenis produk layur yang dibagi berdasarkan kualitasnya. Selain itu, perusahaan juga membantu sejumlah nelayan di Palabuhanratu dalam hal penyediaan sarana operasinya berupa kapal beserta alat penangkap ikan. Sebagai timbal baliknya, hasil tangkapan yang diperoleh dari nelayan tersebut disalurkan ke perusahaan. Dalam hal pemasaran, produk disalurkan ke PT AGB pusat untuk kemudian langsung diekspor ke Korea.

   

4.4 Fasilitas Perusahaan

Perusahaan memiliki fasilitas yang memadai dalam rangka melakukan aktivitasnya. Hal tersebut terdiri dari fasilitas produksi, fasilitas penunjang dan fasilitas umum. Fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan terdiri dari ruang penyortiran, ruang penampungan, drum-drum penampung ikan, jet pump. Blower, timbangan, bak penampungan. Fasilitas penunjang yang merupakan sarana bangunan fungsional terdiri dari kantor pengelola, ruang administrasi, dapur umum, gudang, ruang mesin dan garasi. Sedangkan gasilitas umum meliputi instalasi listrik, air, telekomunikasi, dan mushola.

Fasilitas kegiatan operasional perusahaan dilengkapi dengan 1 unit kendaraan pick up, 1 unit kendaraan roda dua Honda. Terdapat juga 1 unit cold storage yang berfungsi untuk melengkapi ruang penampungan produk perusahaan.

4.5 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi yang dimiliki perusahaan dipimpin oleh seorang Presiden Direktur sebagai pemilik perusahaan, yang membawahi General Manager dan Bagian HRD & Marketing (Manajer Operasional). Akan tetapi, proses pengambilan keputusan perusahaan PT AGB Palabuhanratu dilakukan oleh Manajer Operasional sebagai orang yang dipercaya melakukan hal tersebut yang juga bertindak sebagai kepala yang mengatur garis besar jalannya teknis operasi perusahaan tersebut. Dibawah ketiga bagian tersebut terdapat berbagai divisi yang telah terspesialisasi sesuai dengan bidang-bidang yang diperlukan oleh perusahaan. Masing-masing divisi tersebut bertanggung jawab secara langsung melalui manajer operasional kepada perusahaan. Struktur organisasi PT AGB Palabuhanratu disajikan dalam Gambar 8.

   

Presiden Direktur

HRD dan Marketing (operasional)

Processing and cold Storage

Quality control Hygene  Sanitasi

Processing Cold Storage

Mekanik Security Bagian Keuangan

logistik Staff Keuangan

Dapur General Manager

Gambar 8 Struktur Organisasi PT AGB Palabuhanratu

Berdasarkan data tahun 2011, perusahaan mempekerjakan 12 orang, yang ditempatkan sesuai dengan keahliannya. Pada struktur organisasi tersebut terdapat Kepala Bagian Processing & Cold Storage, Kepala Bagian Mekanik, Kepala Bagian security, Kepala Bagian Keuangan yang membawahi Bagian Logistik, Staff Keuangan dan Dapur. Kepala Processing & Cold Storage bertanggung jawab kepada President director dan HRD & Marketing, dan memiliki tugas pokok menetapkan standar dan kualitas ikan yang harus dicapai sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, dan mengoordinir, mengawasi serta bertanggung jawab atas semua kegiatan dan kualitas ikan yang dihasilkan. Kepala bagian keuangan membawahi bagian logistik, staff keuangan, dan dapur. Kepala bagian keuangan tersebut disini hanya bertugas untuk melakukan manajemen keuangan dan mengelola semua informasi keuangan. Pengambilan keputusan untuk hal-hal operasional dan hal-hal strategis, dilakukan melalui manajer operasional.

   

Kepala Bagian mekanik bertanggung jawab atas semua kontrol mesin yang digunakan di perusahaan tersebut. Tugas dari bagian mekanik adalah : mengontrol dan mengawasi alat-alat vital yang ada hubungannya dengan produksi, dan mengontrol kualitas ikan yang ada di gudang cold storage dan pada waktu pembekuan ikan didalam freezer yang berkoordinasi dengan bagian processing dan gudang.

Kepala bagian security membawahi para petugas keamanan yang ada di perusahaan tersebut dan bertanggung jawab terhadap keamanan perusahaan. Bagian security memiliki yang memiliki tugas : mengawasi dan mengontrol serta bertanggung jawab terhadap keamanan di dalam dan di luar area pabrik sesuai dengan prosedur, mengetahiu dan mengontrol setiap tamu dan supplier yang masuk ke perusahaan, dan mengecek tenaga kerja harian lepas.

4.6 Produksi

Proses produksi perusahaan di PT AGB sedikit berbeda dengan di perusahaan lainnya. Proses produksi dipimpin oleh Manajer Operasional yang dibantu oleh bagian Processing dan Cold Storage. Bagian tersebut secara struktural menjaga agar kualitas produk yang diterima dapat terjaga dengan kualitas yang maksimal dan dikemas dengan baik sampai proses ekspor.

Produk layur yang menjadi unggulan di Perusahaan ini dibedakan menjadi 6 jenis, yaitu White China, White Korea, Perut Pecah, Yellow Korea, dan Yellow China. Adapun penetapan kategori harga per 1 kg untuk setiap jenis layur berdasarkan ukurannya dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Kategori Harga per Jenis Layur berdasarkan ukuran

WC (White China), PP (Perut Pecah)

dan YC (Yellow China) Korea (WK)

Size Ekor

WC WPP YC

Pancing

YC

Jaring Size Ekor WK

Rp Rp Rp Rp Rp

100-200 49-55 12.000 10.000

12.000 12.000 200-300 34-35 19.000 200-300 k 40-46 15.000 10.500 300-500 24-26 24.000

200-300 b 31-37 19.000 11.000 13.000 13.000 400-700 21-23 24.000

300-500 21-27 24.000 11.000 16.000 16.000 500-700 16-18 24.000

500-700 16-18 24.000 11.000 16.000 16.000 700-1000 12-14 24.000

700-1000 12-14 24.000 11.000 16.000 16.000 1 up 1-10 24.000 11.000 16.000 16.000

   

Data produksi Ikan Periode tahun 2005 – 2011 dapat dilihat pada Tabel 2

Tabel 2. Data Produksi Ikan Periode tahun 2005 -2011

Bulan Tahun Total (kg)

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Januari 95.516,50 12.566,50 86.715,50 117.349,00 121.104,00 5.187,10 244,9 438.683,50 Februari 26.708,80 37.568,00 78.126,50 4.037,00 68.852,00 4.999,30 4.339,40 224.631,00 Maret 32.676,40 11.480,00 63.506,50 155.973,00 170.257,00 83.955,80 1.007,60 518.856,30 April 17.128,80 39.643,00 127.192,30 148.552,00 98.041,00 44.924,10 2.273,10 477.754,30 Mei 34.660,00 874 66.992,80 50.633,00 12.951,00 9.067,90 916,2 176.094,90 Juni 8.044,50 612,5 28.174,00 79.887,00 24.947,00 77,6 141.742,60 Juli 13.609,50 3.327,50 8.127,00 154.801,00 17.102,00 186,3 197.153,30 Agustus 16.832,50 84.289,10 16.026,00 155.611,00 143.688,00 2.910,20 419.356,80 September 47.049,50 95.924,80 132.193,00 123.864,00 94.516,00 465,3 494.012,60 Oktober 55.206,50 28.952,00 135.593,00 126.693,00 182.098,00 528.542,50 November 3.294,50 71.449,50 173.683,50 131.671,00 120.995,80 1.510,80 502.605,10 Desember 10.645,00 133.230,50 96.294,50 105.898,00 23.317,30 369.385,30 Total 361.372,50 519.917,40 1.012.624,60 1.354.969,00 1.077.869,10 153.206,80 8.858,80 4.488.818,20

4.7 Pelanggan

Segmen pasar perusahaan hanya terdiri dari pasar ekspor. Perusahaan ini melakukan kegiatan ekspor ke Korea ataupun China melalui PT AGB Pusat di Jakarta.

4.8 Pemasok

Perusahaan memilki jaringan pemasok produk perikanan yang cukup luas di Jawa meliputi daerah Cimaja, Jampang, Binunangeun, Ciwaru, Pameungpeuk dan Ujung Genteng. Berkat relasi yang dimiliki oleh perusahaan, pemasok dapat menyediakan produk dengan baik dan berkelanjutan, sehingga kelangsungan operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik.

Dalam rangka menjalin hubungan yang baik dengan para pemasok, perusahaan menganut teori “win-win solution”. Di satu pihak, perusahaan diuntungkan dengan kontinuitas ketersediaan produk dan efisiensi perantara, di pihak laik, pemasok diuntungkan dengan tingkat pembelian yang relatif menguntungkan.

Sistem pembayaran yang diterapkan oleh perusahaan adalah sistem keredit putus (perusahaan membeli semua produk dari pemasoknya dan akan menanggung keseluruhan produk tersebut) bukan dengan sistem konsinyasi, yaitu sistem penitipan barang yang dibayarkan sejumlah terjual, yang umumnya merugikan pihak pemasok.

   

4.9 Pemasaran

Pemasaran di PT AGB ini dilakukan dengan cara distribusi produk yang telah dikemas yang dikirimkan langsung ke PT AGB Jakarta sebagai pengekspor produk ke China dan Korea. Penerapan teknologi produk yang efisien dan efektif telah dilakukan oleh produk ini, seperti proses penempatan produk di dalam blong berisi air dengan suhu yang relatif dingin (20-23o C) yang dapat menjaga agar produk seperti layur dapat dihentikan aktivitasnya, sehingga tidak mengalami kerusakan produk.

   

5 HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1 Proses Produksi di PT AGB Palabuharatu

Proses produksi di PT AGB dilakukan melalui beberapa tahapan proses sedehana sebagai berikut:

1) Penerimaan Bahan Baku; 2) Penyortasian;

3) Penimbangan; 4) Pencucian;

5) Penyusunan dalam pan pembekuan; 6) Pembekuan;

7) Glazing; 8) Pengepakan; 9) Penyimpanan; dan 10)Pendistrbusian

Kegiatan produksi tersebut dilakukan dalam satu gedung (bangunan). Masing-masing ruang proses dalam gedung tersebut saling berdekatan. Proses produksi tersebut melibatkan pegawai bagian processing & cold storage, serta diawasi oleh manager operasional. Pada proses penerimaan produk, bahan baku berupa ikan layur segar diterima dalam box atau styrofoam. Ikan layur yang berada dalam box diangkut menggunakan tenaga manusia ke dalam ruang sortasi (ruang produksi) secara cepat dan hati-hati, sedangkan yang berada dalam styrofoam langsung diangkut bersama styrofoam ke dalam ruang proses.

Pada bagian sortasi, dilakukan pengelompokan atau pembagian bahan baku ikan berupa ikan layur segar berdasarkan kriteria-kriteria tertentu, seperti berdasarkan mutu dan size ikan layur yang digunakan sebagai bahan baku. Proses sortasi bahan baku yang dilakukan di PT AGB Palabuhanratu dilakukan setelah proses penerimaan bahan baku. Ikan layur yang diterima dari supplier dimasukkan ke dalam ruang produksi dan dilakukan sortasi terhadap mutu dan size ikan layur di meja sortasi. Ikan layur yang sesuai dengan standar, kemudian dibagi menjadi tiga kategori mutu berdasarkan tujuan ekspornya, yaitu ikan layur untuk standar mutu Korea (WK), kualitas setengah Korea (WK/A) dan ikan layur untuk Cina

   

(WC). Ikan layur untuk ekspor ke Korea merupakan ikan layur dengan kualitas nomor satu (1) dengan kriteria putih mengkilat, tidak terdapat goresan pada kulit, insang utuh, tekstur kompak, ekor dan perut utuh, sedangkan untuk ekspor ke Cina merupakan ikan layur dengan kualitas nomor tiga (3) dengan kriteria warna kurang menarik (tidak mengkilap), tekstur kompak, ekor terpotong atau tidak dan perut utuh. Ikan dengan kriteria nomor dua (2) sering disebut sebagai ikan layur setengah Korea (WK/A). Ikan dengan kualitas ini lebih banyak diekspor ke Cina, namun dapat pula dilakukan ekspor ke Korea. Ikan ini memiliki kualitas antara standar mutu Korea dan Cina. Ikan yang diekspor ke Korea memiliki kualitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan ikan yang diekspor ke Cina. Kelompok ikan yang kedua yaitu kelompok ikan yang memiliki mutu di bawah standar organoleptik yang telah ditentukan. Ikan tersebut tidak digunakan sebagai bahan baku untuk produksi ikan layur beku, tetapi dikembalikan langsung kepada supplier.

Proses penimbangan dilakukan setelah bahan baku berupa ikan layur segar dikelompokkan berdasarkan mutu dan ukurannya. Penimbangan ikan layur segar yang akan dibekukan dilakukan menggunakan timbangan digital. Timbangan digital dipakai sebanyak dua buah timbangan untuk mempercepat jalannya proses penimbangan. Kedua timbangan tersebut memiliki ukuran dan kapasitas yang sama, yaitu 100 kg. Ikan yang akan ditimbang dimasukkan ke dalam wadah (keranjang). Beberapa wadah tersebut kemudian digunakan untuk mengatur timbangan agar di layar muncul angka nol (tare) dengan asumsi semua wadah yang digunakan memiliki berat yang sama. Ikan yang berukuran besar ditimbang satu per satu, sedangkan ikan ukuran kecil ditimbangan sesuai dengan berat yang ditentukan.

Proses pencucian pada proses produksi ikan layur beku dilakukan setelah penimbangan bahan baku. Pencucian dilakukan menggunakan air yang berasal dari perusahaan air minum (PAM). Air yang digunakan tidak berbau dan memiliki rasa yang normal. Seteleh itu, dilakukan proses penyusunan yang dilakukan di atas meja penyusunan stainless, sedangkan pan pembekuan yang digunakan terbuat dari bahan aluminium. Pan pembekuan yang digunakan berukuran (30x100) cm2. Pan pembekuan yang akan digunakan dibersihkan terlebih dahulu

   

dengan air bersih. Hal ini tidak dilakukan pada semua pan yang akan digunakan karena pan tersebut telah dicuci dengan air yang bersih setelah digunakan pada proses sebelumnya. Pan tersebut disusun dengan rapi dalam ruang produksi setelah digunakan dan dicuci dengan air bersih. Pan kembali dibersihkan sebelum digunakan kembali dan diberikan lapisan plastik transparan yang ukurannya telah disesuaikan dengan ukuran pan pembekuan. Hal ini dilakukan untuk menghindari kontak langsung antara ikan dengan pan pembekuan yang kemungkinan dapat menyebabkan goresan atau cacat fisik lainnya pada ikan. Ikan dalam pan pembekuan disusun berdasarkan mutu dan size ikan.

Ikan layur kemudian disusun ke dalam pan pembekuan yang telah diberi plastik sesuai dengan size ikan yang akan disusun. Setelah penyusunan satu lapis ikan, di atas ikan tersebut kemudian diberi plastik sebagai sekat antara ikan bagian bawah dengan ikan di atasnya. Penyusunan dan pemberian plastik dilakukan untuk setiap lapis ikan. Ikan disusun hingga jumlah yang sesuai size ikan tersebut.

Pada proses pembekuan, digunakan Freezer yang berjumlah dua buah dengan kapasitas yang sama. Freezer digunakan secara berganti pada saat jumlah bahan baku ada dalam keadaan normal. Akan tetapi, ketika kondisi ikan melimpah, kedua freezer dioperasikan secara bersamaan. Hal ini dilakukan agar ikan yang telah disusun di dalam pan pembekuan dapat segera dibekukan, sehingga suhu ikan tidak meningkat. Proses pembekuan ikan layur di PT AGB Palabuhanratu menggunakan metode pembekuan air blast freezing (ABF). Metode pembekuan ini menggunakan energi dan ruangan yang cukup besar. Perusahaan memilih cara ini karena lebih efektif dan dapat membekukan bahan baku dalam jumlah yang besar. Ikan-ikan yang telah disusun dalam pan pembekuan dimasukkan ke rak-rak pembekuan yang terdapat dalam freezer. Setelah itu, dilakukan proses glazing yang merupakan tahapan proses yang dilakukan setelah ikan dibekukan dan sebelum dilakukan proses pengepakan. Glazing merupakan proses pemberian air yang memiliki suhu dingin sekitar -1 oC sampai 2oC di permukaan bahan setelah proses pembekuan. Glazing dalam pembekuan dilakukan untuk mengurangi penguapan air dari bahan sehingga pengeringan dapat dicegah dan juga berguna dalam memperbaiki tekstur bahan yang telah dibekukan.

   

Pada proses pengepakan, bahan baku ikan layur yang telah dibekukan dimasukkan ke dalam kemasan. Pengepakan dilakukan setelah proses glazing dan ikan telah berada di atas meja pengepakan yang diberi kasa. Setelah proses pengepakan, ikan disimpan di dalam cold storage. Setelah itu dilanjutkan dengan proses pendistribusian ikan layur beku dari Pelabuhan Ratu ke Jakarta yang menggunakan jalur darat. Pengangkutan dilakukan dengan mobil “Termo King”. Mobil tersebut merupakan mobil yang telah dilengkapi dengan fasilitas pembekuan. Mobil yang akan digunakan dalam proses pengangkutan terlebih dahulu dilakukan pengaturan suhu, agar suhunya mencapai -25 oC sebelum ikan dimasukkan ke dalam mobil.

5.2 Identifikasi Sistem

5.2.1 Sistem informasi perusahaan yang sedang berjalan

Sistem informasi yang ada di PT AGB Palabuhanratu masih kurang bekerja secara cepat, tepat dan akurat. Meskipun telah terkomputerisasi, namun didalamnya terdapat banyak kekurangan-kekurangan seperti pengolahan dan penyimpanan data yang kurang efisien, sering terjadinya kesalahan-kesalahan pada pembuatan laporan yang menyebabkan kurang terjaminnya keaslian data, serta pencarian data-data yang cukup memakan waktu yang lama meskipun sudah disimpan dan diarsipkan. Hal ini dikarenakan sistem komputerisasi belum berbentuk program database yang terpadu. Jadi pendataan perusahaan dilakukan secara terpisah, belum terintegrasi, dan belum mempunyai sistem informasi operasional secara khusus.

Manajemen perusahaan menganggap bahwa prosedur operasi yang dilaksanakan saat ini cukup memadai, tetapi untuk tahun-tahun mendatang perlu diadakan peningkatan dengan menggunakan sistem informasi yang berbasis komputer yang cukup baik dan terintegrasi sehingga dapat mempersingkat proses administrasi dan memudahkan monitoring.

Kegiatan operasional perusahaan meliputi pengarsipan data-data pembelian, persediaan, penjualan, dan pengeluaran kas perusahaan yang dilakukan harian. Penyediaan informasi operasional dan kondisi perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatan manajerial perusahaan merupakan kegiatan yang

   

secara terpusat dikelola manajer operasional dengan spesifikasi data sebagai berikut:

1) Data Produksi berupa kualitas, kuantitas dan jenis produk yang tersedia yang menjadi input untuk melakukan kegiatan pemasaran berikutnya. Data Produksi ini telah diwujudkan dalam bentuk tabel yang dibuat secara manual.

2) Data pelanggan yang diperoleh dari pelanggan utama (perusahaan induk PT AGB) melalui pencatatan yang dilakukan oleh bagian pemasaran. Data pelanggan tersebut merupakan rantai penghubung antara perusahaan dengan pelanggan utama. Data pelanggan tersebut berisi data kualitas, kuantitas dan jenis produk yang diinginkan, frekuensi dan lain-lain.

3) Data Penjualan berupa kualitas, kuantitas, jenis produk, waktu pemasaran, pelanggan, biaya pengiriman dan lain-lain yang didapatkan setelah transaksi dilakukan. Data-data tersebut kemudian dikumpulkan kemudian diwujudkan berupa laporan penjualan.

4) Data pemasok yang merupakan jembatan antara perusahaan dengan para pemasok. Data pemasok tersebut berisi data nama pemasok, alamat, telepon, dan jenis pasokan.

5) Data pembelian yang berupa kualitas, kuantitas, jenis produk, waktu pembelian, pemasok, biaya pengiriman dan lain-lain yang dikumpulkan kemudian diwujudkan berupa laporan pembelian.

6) Data kepegawaian berupa jumlah, identitas dan keterangan-keterangan lainnya mengenai pegawai yang bekerja di suatu perusahaan.

5.2.2 Sistematika arus data dan informasi

Berdasarkan identifikasi sistem yang ada, seluruh kegiatan perusahaan PT AGB dapat dikelompokkan secara umum ke dalam 5 subsistem utama, yaitu:

1) Subsistem Pembelian; 2) Subsistem Penjualan; 3) Subsistem Persediaan; 4) Subsistem Pemasukan; dan 5) Subsistem Pengeluaran.

   

Pihak-pihak yang terlibat dalam kelima subsistem tersebut adalah: 1) HRD & Marketing (Manajer Operasional);

2) Bagian Processing & Cold Storage; 3) Bagian Keuangan;

4) Pemasok; dan 5) Pelanggan

Kelima subsistem utama tersebut memiliki batasan kerja yang jelas dan saling terkait satu sama lain. Untuk memudahkan, maka aliran informasi ditelaah secara ringkas pada masing-masing subsistem.

1) Subsistem Produksi. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada pembelian produk oleh HRD & marketing (Manajer Operasional), kemudian produk disortir, ditimbang dan ditempatkan pada pan pembekuan berdasarkan jenis, ukuran dan keadaan produk. Kemudian produk dimasukkan kedalam cold storage. Pihak yang terlibat dalam subsistem ini adalah manajer operasional, bagian processing & cold storage, dan bagian keuangan. Sedangkan file yang terlibat adalah laporan penerimaan barang, laporan pembelian dan data pemasok.

2) Subsistem penjualan. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada penjualan produk oleh bagian HRD & marketing (Manager Operasional). Pihak yang terlibat pada subsistem ini adalah bagian HRD & marketing (Manager Operasional), bagian keuangan, dan koordinator processing dan cold storage.

3) Subsistem persediaan. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada pemantauan dan pemeliharaan persediaan produk oleh koordinator processing & cold storage. Pihak yang terlibat dalam subsistem ini adalah bagian processing & cold storage, dan HRD & marketing (manajer operasional). Sedangkan file yang terlibat adalah laporan stok dan kerusakan/susut barang, laporan penjualan dan laporan pembelian.

4) Subsistem pemasukan. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada pengevaluasian penjualan dan pemantauan marjin oleh bagian keuangan.

   

Pihak yang terlibat dalam subsistem ini adalah bagian keuangan dan HRD & marketing (manajer operasional)

5) Subsistem pengeluaran. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada pemantauan dan pengaturan pengeluaran biaya perusahaan untuk keperluan produksi, penggajian, pembayaran pajak dan pembayaran dana pinjaman modal perusahaan. Pihak yang terlibat dalam subsistem ini adalah general manager, HRD & marketing (manajer operasional), dan bagian keuangan. Sedangkan file yang terlibat adalah data pegawai, laporan pembukuan dan data pinjaman modal perusahaan.

Berdasarkan uraian sistem informasi yang ada saat ini di perusahaan PT AGB (Existing Information System) didapatkan beberapa kekurangan, yaitu:

1) Sistem informasi manajemen masih berbentuk single file yang terpisah satu sama lain (tidak terpadu).

2) Manajemen data yang kurang tertata rapi

3) Tidak adanya informasi tentang informasi produk kadaluarsa secara keseluruhan

4) Data pengeluaran untuk biaya penggajian

Sistem yang ada pada saat ini belum memberikan informasi yang akurat mengenai kelima subsistem di atas disebabkan oleh beberapa hal teknis seperti verifikasi dokumen yang tidak tepat, dokumen yang tidak tersusun dengan sistematis, dan data timbangan yang tidak cocok antara PT AGB dan pemasok.

5.3. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Analisis dari kebutuhan perangkat lunak yang diperlukan adalah informasi yang dapat membantu proses pada pengolahan data dari hasil pengembangan sistem yang ada dengan perangkat lunak. Adapun hasil analisa kebutuhan perangkat lunak meliputi: Kebutuhan Masukan Data, Kebutuhan Keluaran Data serta Konfigurasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak.

A. Kebutuhan Masukan Data a. Data Supplier

b. Data Pelanggan c. Data Pegawai

   

d. Data Barang e. Data Pembelian f. Data Penjualan g. Data Penggajian h. Data Info Perusahaan

B. Kebutuhan Keluaran Data a. Laporan Pembelian b. Laporan Penjualan c. Laporan Penggajian d. Laporan Retur Beli e. Laporan Retur Jual f. Laporan Laba Rugi

C. Konfigurasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak 1) Spesifikasi perangkat keras

Perangkat keras yang digunakan untuk operasional sistem yang diusulkan, dijelaskan pada Tabel 3 :

Tabel 3. Konfigurasi Perangkat Keras

No Nama Komponen Spesifikasi

1 Processor Intel Core i3 2.13 GHz

2 Memory 2.0 GB

3 VGA Card On-Board

4 Hardisk 320 GB

5 Keyboard Standard

6 Mouse Standard

8 Printer Standard

1) Konfigurasi Software

Klasifikasi perangkat lunak yang digunakan dalan Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen PT AGB, adalah sebagai berikut :

   

(1) Sistem Operasi

Windows XP Professional (2) Bahasa Pemograman

Microsoft Visual Basic 6.0 untuk pemograman, Microsoft Access 2007 untuk pembuatan basis data, dan Crystal Report 8.5 untuk pembuatan laporan.

(3) Program Aplikasi

Microsoft Office 2007, Microsoft Visio 2003

5.4 Desain Sistem

Pembuatan desain sistem informasi manajemen PT AGB di Palabuhanratu dimulai dari input data, yaitu data perusahaan, data produksi, data pelanggan, data penjualan, data pemasok, data pembelian, data inventaris fasilitas, data kepegawaian, dan data biaya. Input data akan tersusun menjadi DBMS sehingga terhimpun menjadi basis data sistem, kemudian dilakukan proses pengolahan data yang akan menghasilkan informasi. Aksesibilitas penggunaan software hanya berlaku pada manajer operasional, sebagai pemegang kendali operasional perusahaan. Desain Sistem Informasi Manajemen PT AGB Palabuhanratu dapat dilihat pada Gambar 9.

   

Gambar 9 Rancangan sistem informasi manajemen PT AGB Palabuhanratu Proses Pengolahan Data:

VB. 6.0 Enterprise Edition DBMS Data Perusahaan:

 Sejarah Singkat

 Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan

 Bidang Usaha dan Wilayah Kerja

 Fasilitas Perusahaan

 Struktur Organisasi

Input Data Informasi Menu Info Perusahaan Menu Laporan Menu Transaksi Menu Data

HRD & Marketing (manajer operasional)

Basis Data

 Data Barang

 Data Pelanggan

 Data Penjualan

 Data Pemasok

 Data Pembelian

 Data Kepegawaian

Kegiatan operasional dan Finansial dalam periode tertentu yang terdiri:

 Pembelian

 Penanganan Pesanan Pelanggan

 Penjualan

 Penanganan Persediaan

   

5.5 Rancangan Data Flow Diagram 5.5.1 Diagram konteks

Diagram konteks disebut juga dengan model sistem fundamental. Diagram kontek data dibuat pertama kali pada saat melengkapi model proses untuk sebuah sistem. Diagram konteks data menggambarkan sistem dengan satu proses dan beberapa entitas eksternal yang akan berinteraksi dengan sistem. Diagram konteks untuk proses pengolahan data di PT AGB Palabuhanratu dijelaskan di Gambar 10.

Gambar 10 Diagram konteks pengolahan data

5.5.2 Data flow diagram

Diagram aliran data disebut juga model proses. Model proses merupakan suatu teknis analisis yang digunakan untuk menangkap aliran dari masukan data lewat sistem yang akan ditampilkan, dihasikan, atau dikeluarkan ke dalam suatu keluaran. Pemodelan ini sangat sederhana karena hanya terdiri dari empat komponen atau simbol, yaitu proses, aliran data, entitas eksternal, dan penyimpanan data. Diagram aliran data digunakan untuk mempresentasikan secara visual apa yang dilakukan oleh sistem. Diagram aliran data untuk proses pengolahan data perusahaan di PT AGB Palabuhanratu dijelaskan pada Gambar 11-26.

   

A. DFD Level 1

Gambar 11 DFD level 1 sistem pengolahan data

B. DFD Level 2 - Proses 1 Login

   

- Proses 2 Pengolahan Data

Gambar 13 DFD level 2 proses 2 pengolahan data

- Proses 3 Transaksi

   

- Proses 4 Laporan

   

C. DFD Level 3

- Proses 2.1 Pengolahan Data Produk Layur

Gambar 16 DFD level 3 proses 2.1 pengolahan data produk layur

- Proses 2.2 Pengolahan Data Supplier

   

- Proses 2.3 Pengolahan Data Pegawai

Gambar 18 DFD level 3 proses 2.3 pengolahan data pegawai

- Proses 3.1 Transaksi Penjualan

   

- Proses 3.2 Transaksi Pembelian

Gambar 20 DFD level 3 proses 3.2 pengolahan data pembelian

D. DFD Level 4

- Proses 2.1.2 Ubah Data Produk Layur

   

- Proses 2.1.3 Hapus Data Produk Layur

Gambar 22 DFD level 4 proses 2.1.3 hapus data produk layur

- Proses 2.2.2 Ubah Data Supplier

   

- Proses 2.2.3 Hapus Data Supplier

Gambar 24 DFD level 4 proses 2.2.3 hapus data supplier

- Proses 2.3.2 Ubah Data Pegawai

   

- Proses 2.3.3 Hapus Data Pegawai

Gambar 26 DFD level 4 proses 2.3.3 hapus data pegawai

5.6 Perancangan Basis Data

Database adalah sekumpulan data yang terdiri atas tabel yang saling berhubungan. Anda atau user mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut baik menambah, menghapus, dan mengedit data dalam tabel-tabel tersebut. Database dapat menjadi sumber data bersama bagi banyak pemakai komputer sesui dengan kebutuhannya pada saat yang bersamaan, artinya untuk saat yang bersamaan, setiap user dapat menambah, mengedit, menghapus data dari dalam database.

5.6.1 Entity relationship diagram

Diagram relasi entitas merupakan diagram yang mempunyai tujuan utama untuk menggambarkan objek data dan bagaimana relasinya satu sama lain. Objek data digambarkan dalam suatu empat persegi panjang. Relasinya digambarkan dengan garis penghubung objek. Dalam kebanyakan objek tersebut disertakan

   

gambar berlian dengan label relasinya. Proses ERD untuk pengolahan data perusahaan di PT AGB, sebagai berikut:

Gambar 27 ERD Pengolahan Data di PT AGB

5.6.2 Kamus data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi yang digunakan untuk merancang input, laporan-laporan, dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang terdapat pada data flow diagram. (Jogiyanto, 1990). Berikut kamus data yang terdapat pada sistem informasi manajemen PT AGB.

Adjustment : *no_adjust, tgl, kode_brg, nama_brg, satuan, kemasan, stok riil, adj_stok, keterangan

Barang : *kode_barang, nama_barang, kategori, tgl_expired, harga_beli, harga_jual, jumlah1, satuan1, minstok, stok, keterangan, kemasan

Pegawai : *no_pegawai, nama, alamat, bagian, telp, mulai_bekerja

Pembelian : *no_faktur, tgl_beli, supplier, kategori, tgl_expired, Kode_Barang, Nama_Barang, hrg_beli, laba1, laba2, Jmlh,

   

Satuan, Subtotal, disc1, disc2, disc_akhir1, disc_akhir2, pajak, nilai_pajak, grandtotal, jatuh_tempo, bayar, status, invoice, keterangan, ppn, tgl_input

Penggajian : *no_dokumen, no_penggajian, nama_pegawai, bagian, mulai bekerja, tanggal gajian, gaji_pokok, bonus, tunjangan, potongan_1, potongan_2, gaji netto

Penjualan : *no_faktur, nama, kategori, kode_barang, nama_barang, hrg_satjual, jml_jual, satuan, subtotal, no_jual, disc1, disc2

Retur Beli : *kode_retur, tgl_retur, tgl_beli, supplier, invoice, no_urut, kode_barang, nama_barang, harga_beli, jumlah, satuan, subtotal, jumlah_retur, nominal_retur, keterangan.

Retur Jual : *kode_retur, tgl_retur, tgl_penjualan, no_faktur, no_jual, kode_barang, nama_barang, brg_satjual, jml_jual, satuan, subtotal, jml_retur, nominal_retur, keterangan

Supplier : *no_supplier, nama, alamat, kota, telp, keterangan Utang : *invoice, tgl_lunas, supplier, jumlah utang, ppn

Keterangan : * = Primary Key ** = Foreign Key

5.6.3 Struktur tabel SIM AGB

Rancangan tabel dalam sistem informasi diperlukan untuk tempat menampung data atau informasi. Tabel fungsinya menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai suatu tema tertentu, misalnya tabel yang terkait dengan data pegawai berisi field-field daftar pegawai beserta informasi yang berhubungan seperti biodata nelayan serta divisi yang ditempatkannya serta mulai kapan pegawai tersebut itu bekerja. Struktur Tabel SIM AGB dapat dilihat pada Lampiran 1.

Sebelum masuk ke pembahasan mengenai program aplikasi, sedikit penjelasan mengenai struktur tabel dari Microsoft Access. Dalam pembuatan tabel wajib menentukan primary key dari suatu tabel. Primary key adalah data yang merupakan pengenal dari tabel tersebut dan tidak dapat diduplikasi dalam setiap

[DKP] Dinas Kelautan dan Perikanan. 2009. Data Statistik Tahunan (2005-2008). Subang: DKP

Fathansyah, 1999. Basis Data. Bandung: Penerbit Informatika. 211 hal

Haryanto, I. 2007. Membuat Database dengan Microsoft Ofiice Access. Jakarta: Penerbit Informatika. 223 hal.

Jogiyanto, H. M. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Hal 815-823

Kristianto, T.J. 1997. Karakteristik Perusahaan Agribisnis di Awal Abad ke-21. Makalah pada Jakarta Stock Exchange Expose, Bogor.

Kroenke, D. 1992. Management Information System, 2nd Edition. United State of America: McGrawHill Ltd. 462 hal.

Mcleod, R. 2007. Sistem Informasi Manajemen; Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer. Jakarta: Terjemahan Prenhalndo. 342 hal.

Mulyadi. 2001. Akuntansi Manajemen: Konsep, Manfaat dan rekayasa, Edisi Ke-3. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. 536 hal

Murdrick dan Ross. 1990. Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga. Hal 5-6

Nakamura, I. and N.V. Parin 1993 FAO Species Catalogue. Vol. 15. Snake mackerels and cutlassfishes of the world (families Gempylidae and Trichiuridae). An annotated and illustrated catalogue of the snake mackerels, snoeks, escolars, gemfishes, sackfishes, domine, oilfish, FAO Fish. Rome: FAO. 136 hal

Nontji. 2005. Laut Nusantara. Jakarta: Penerbit Djembatan. 367 hal.

Pangestu, D.W. 2007. Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM). E-learning Majalah Ilmu Komputer 2003-2007: p 4-10. 7 Maret 2009 Prayitno, D. 2008. Langkah cepat menguasai MYOB accounting. Yogyakarta :

Penerbit Mediakom. 159 hal.

Saanin, H. 1984. Taksonomi dan Kunci Identifikasi Vol I dan II. Bandung: Bina Cipta. 525 hal.

Subani W dan HR Barus. 1988. Alat Penangkapan Ikan dan Udang Laut Indonesia. Jurnal Penelitian Perikanan Laut No. 50.Jakarta: Departemen Pertanian, Balai Penelitian Perikanan Laut. 245 hal.

Supriyadi, R. 1995. Rancang Bangun sistem informasi manajemen perusahaan perikanan (Studi kasus di CV Mutiara Dua, Pelabuhanratu, Sukabumi, Jawa Barat). [Skripsi] (tidak dipublikasikan). Bogor: Program Studi Pemanfaatan Sumberdaya Perikanan, Fakultas Perikanan, Institut Pertanian Bogor. 92 hal.

Sutanta, E. 1996. Sistem Basis Data Konsep dan Peranannya dalam Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset. Hal 120-135

Sutono, D. 2007. Modul Sistem Informasi Manajemen. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. 139 hal.

Wahid, F. 2004. Metodologi Penelitian Sistem Informasi: Sebuah Gambaran Umum. [Jurnal]. Yogyakarta: Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia. 4 hal.

Widiyanto, I.W. 2008. Kajian Pola Pertumbuhan dan Ciri Morfometrik-Meristik Beberapa Spesies Ikan Layur (Superfamili Trichiuroidea) di Perairan Palabuhanratu, Sukabumi, Jawa Barat. [Skripsi] (tidak dipublikasikan). Bogor: Program Studi Manajemen Sumberdaya Perikanan, Fakultas Perikanan dan Ilmu kelautan, Institut Pertanian Bogor. 82 hal.

  Lampiran. Struktur Tabel Data Pada SIM-AGB

1. Struktur Tabel Adjustment Nama tabel : adjustment Primary key : no_adjust

Atribut Tipe Ukuran Keterangan *no_adjust text 6 kode_adjustment kode_brg text 30 kode barang

nama_brg text 35 nama barang

satuan text 15 satuan barang

stok_riil number 15 stok yang ada

adj_stok number 20 jumlah stok yang akan ditambah

keterangan text 20 keterangan Tabel 4. Struktur Tabel Adjustment

2. Struktur Tabel Barang Nama tabel : barang Primary key : kode_barang

Atribut Tipe Ukuran Keterangan *kode_barang text 6 Kode produk layur nama_barang text 20 Nama produk layur

kategori text 35 Kategori barang (selain layur) tgl_expired date/time 15 Tanggal expired harga_beli text 15 Harga beli harga_jual text 20 Harga jual

jumlah1 text 20 Jumlah

satuan1 text 20 Satuan

minstok number 20 Minimal stok

stok number 15 Stok

keterangan text 25 Keterangan

kemasan text 20 Kemasan

Tabel 5. Struktur Tabel Barang

3. Struktur Tabel Pegawai Nama tabel : Pegawai Primary key : no_ Pegawai

Atribut Tipe Ukuran Keterangan no_pegawai text 25 Kode Pegawai

nama text 30 nama pegawai

alamat text 30 alamat pegawai bagian text 25 bagian di perusahaan

telp text 20 telepon

mulai bekerja date/time 10 tanggal/bulan/tahun mulai bekerja Tabel 6. Struktur Tabel Pegawai

4. Struktur Tabel Pembelian Nama tabel : Pembelian Primary key : no_faktur

Foreign key : kode_barang, kode_supplier

Atribut Tipe Ukuran Keterangan no_faktur text 20 Nomor faktur supplier text 30 nama supplier kategori text 6 kategori barang tgl_expired date/time 30 tanggal kadaluarsa kode_barang text 20 kode barang yang dibeli nama_barang text 20 nama barang yang dibeli harga_beli text 15 harga beli

laba1 number 12 keuntungan tambahan 1 laba2 number 12 keuntungan tambahan 2

jmlh text 30 jumlah

satuan text 30 satuan

subtotal text 15 subtotal disc1 number 12 diskon tambahan 1 disc2 number 12 diskon tambahan 2 disc_akhir1 number 12 diskon akhir 1 disc_akhir2 number 10 diskon akhir 2

pajak text 20 persen pajak nilai_pajak text 20 besar pajak dalam rupiah grandtotal text 30 total keseluruhan jatuh_tempo text 20 jatuh tempo hutang bayar text 15 jenis pembayaran (cash/kredit) status text 15 status hutang

invoice text 15 invoice

keterangan text 35 keterangan

ppn text 10 pajak

tgl_input date/time 15 input tanggal pembelian tgl_beli date/time 15 tanggal membeli barang

Tabel 7. Struktur Tabel Pembelian

5. Struktur Tabel Penggajian Nama tabel : Penggajian Primary key : no_dokumen Foreign key : no_penggajian

Atribut Tipe Ukuran Keterangan no_dokumen text 20 nomor dokumen penggajian no_penggajian text 20 nomor satuan penggajian nama_pegawai text 30 nama pegawai

bagian text 30 bagian bekerja mulai_bekerja text 15 mulai bekerja

  gaji_pokok text 20 gaji pokok

bonus text 20 bonus

tunjangan text 20 tunjangan potongan1 text 20 potongan 1

potongan2 text 20 potongan tambahan gaji_netto text 20 gaji bersih

Tabel 8. Struktur Tabel Penggajian

5. Struktur Tabel Penjualan Nama tabel : Penjualan Primary key : no_faktur Foreign key : kode_barang

Atribut Tipe Ukuran Keterangan No_Faktur text 20 nomor faktur penjualan

Tgl_Penjualan date/time 15 tanggal transaksi penjualan kategori text 30 kategori barang kode_barang text 20 kode produk layur

nama_barang text 30 nama produk layur hrg_satjual text 20 harga satuan jual jml_jual text 20 jumlah jual

satuan text 15 satuan

subtotal text 30 subtotal no_jual text 15 nomor jual

disc1 number 15 diskon 1

disc2 number 15 diskon 2

Tabel 9. Struktur Tabel Penjualan

5. Struktur Tabel Retur Pembelian Nama tabel : retur_beli

Primary key : kode_retur

Atribut Tipe Ukuran Keterangan kode_retur text 20 kode retur jual

tgl_retur date/time 15 tanggal retur tgl_beli date/time 30 tanggal pembelian produk supplier text 20 nama supplier invoice text 30 jumlah invoice no_urut text 20 nomor urut Kode_barang text 20 kode barang nama_barang text 15 nama barang harga_beli text 30 harga beli

jumlah text 15 jumlah

satuan text 15 satuan barang subtotal text 15 subtotal

jumlah_retur text 20 jumlah yang di retur nominal_retur text 15 nominal retur dalam rupiah

keterangan text 30 keterangan Tabel 10. Struktur Tabel Retur Pembelian

5. Struktur Tabel Retur Penjualan Nama tabel : retur_beli

Primary key : kode_retur

Atribut Tipe Ukuran Keterangan kode_retur text 20 kode retur jual

tgl_retur date/time 15 tanggal retur tgl_penjualan date/time 30 tanggal penjualan produk no_faktur text 30 nomor faktur no_jual text 20 nomor penjualan Kode_barang text 20 kode barang

nama_barang text 15 nama barang harga_satujual text 30 harga satuan jual

jumlah text 15 jumlah

satuan text 15 satuan barang subtotal text 15 subtotal

jumlah_retur text 20 jumlah yang di retur nominal_retur text 15 nominal retur dalam rupiah keterangan text 30 keterangan

Tabel 11. Struktur Tabel Retur Penjualan

3. Struktur Tabel Supplier Nama tabel : Pegawai Primary key : no_pegawai

Atribut Tipe Ukuran Keterangan no_supplier text 25 Kode supplier nama text 30 nama supplier alamat text 30 alamat supplier kota text 25 kota domisili

telp text 20 telepon

keterangan date/time 10 keterangan Tabel 12. Struktur Tabel Supplier