secara terpusat dikelola manajer operasional dengan spesifikasi data sebagai berikut:
1 Data Produksi berupa kualitas, kuantitas dan jenis produk yang tersedia yang menjadi input untuk melakukan kegiatan pemasaran berikutnya. Data
Produksi ini telah diwujudkan dalam bentuk tabel yang dibuat secara manual.
2 Data pelanggan yang diperoleh dari pelanggan utama perusahaan induk PT AGB melalui pencatatan yang dilakukan oleh bagian pemasaran. Data
pelanggan tersebut merupakan rantai penghubung antara perusahaan dengan pelanggan utama. Data pelanggan tersebut berisi data kualitas,
kuantitas dan jenis produk yang diinginkan, frekuensi dan lain-lain. 3 Data Penjualan berupa kualitas, kuantitas, jenis produk, waktu pemasaran,
pelanggan, biaya pengiriman dan lain-lain yang didapatkan setelah transaksi dilakukan. Data-data tersebut kemudian dikumpulkan kemudian
diwujudkan berupa laporan penjualan. 4 Data pemasok yang merupakan jembatan antara perusahaan dengan para
pemasok. Data pemasok tersebut berisi data nama pemasok, alamat, telepon, dan jenis pasokan.
5 Data pembelian yang berupa kualitas, kuantitas, jenis produk, waktu pembelian, pemasok, biaya pengiriman dan lain-lain yang dikumpulkan
kemudian diwujudkan berupa laporan pembelian. 6 Data kepegawaian berupa jumlah, identitas dan keterangan-keterangan
lainnya mengenai pegawai yang bekerja di suatu perusahaan.
5.2.2 Sistematika arus data dan informasi
Berdasarkan identifikasi sistem yang ada, seluruh kegiatan perusahaan PT AGB dapat dikelompokkan secara umum ke dalam 5 subsistem utama, yaitu:
1 Subsistem Pembelian; 2 Subsistem Penjualan;
3 Subsistem Persediaan; 4 Subsistem Pemasukan; dan
5 Subsistem Pengeluaran.
Pihak-pihak yang terlibat dalam kelima subsistem tersebut adalah: 1 HRD Marketing Manajer Operasional;
2 Bagian Processing Cold Storage; 3 Bagian Keuangan;
4 Pemasok; dan 5 Pelanggan
Kelima subsistem utama tersebut memiliki batasan kerja yang jelas dan saling terkait satu sama lain. Untuk memudahkan, maka aliran informasi ditelaah
secara ringkas pada masing-masing subsistem. 1 Subsistem Produksi. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada
pembelian produk oleh HRD marketing Manajer Operasional, kemudian produk disortir, ditimbang dan ditempatkan pada pan
pembekuan berdasarkan jenis, ukuran dan keadaan produk. Kemudian produk dimasukkan kedalam cold storage. Pihak yang terlibat dalam
subsistem ini adalah manajer operasional, bagian processing cold storage, dan bagian keuangan. Sedangkan file yang terlibat adalah laporan
penerimaan barang, laporan pembelian dan data pemasok. 2 Subsistem penjualan. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada
penjualan produk oleh bagian HRD marketing Manager Operasional. Pihak yang terlibat pada subsistem ini adalah bagian HRD marketing
Manager Operasional, bagian keuangan, dan koordinator processing dan cold storage.
3 Subsistem persediaan. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada pemantauan dan pemeliharaan persediaan produk oleh koordinator
processing cold storage. Pihak yang terlibat dalam subsistem ini adalah bagian processing cold storage, dan HRD marketing manajer
operasional. Sedangkan file yang terlibat adalah laporan stok dan kerusakansusut barang, laporan penjualan dan laporan pembelian.
4 Subsistem pemasukan. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada pengevaluasian penjualan dan pemantauan marjin oleh bagian keuangan.
Pihak yang terlibat dalam subsistem ini adalah bagian keuangan dan HRD marketing manajer operasional
5 Subsistem pengeluaran. Pada subsistem ini, kegiatan difokuskan pada pemantauan dan pengaturan pengeluaran biaya perusahaan untuk
keperluan produksi, penggajian, pembayaran pajak dan pembayaran dana pinjaman modal perusahaan. Pihak yang terlibat dalam subsistem ini
adalah general manager, HRD marketing manajer operasional, dan bagian keuangan. Sedangkan file yang terlibat adalah data pegawai,
laporan pembukuan dan data pinjaman modal perusahaan. Berdasarkan uraian sistem informasi yang ada saat ini di perusahaan PT
AGB Existing Information System didapatkan beberapa kekurangan, yaitu: 1 Sistem informasi manajemen masih berbentuk single file yang terpisah
satu sama lain tidak terpadu. 2 Manajemen data yang kurang tertata rapi
3 Tidak adanya informasi tentang informasi produk kadaluarsa secara keseluruhan
4 Data pengeluaran untuk biaya penggajian Sistem yang ada pada saat ini belum memberikan informasi yang akurat mengenai
kelima subsistem di atas disebabkan oleh beberapa hal teknis seperti verifikasi dokumen yang tidak tepat, dokumen yang tidak tersusun dengan sistematis, dan
data timbangan yang tidak cocok antara PT AGB dan pemasok.
5.3. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
