b. Nilai guna sekunder meliputi: nilai guna pembiktian dan nilai
guna informasi.
3. Berdasarkan Sifat
Arsip tertutup, arsip terbuka, arsip sentral, arsip pemerintah, arsip unit.
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan dan arsip petikan.
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyeknya atau isinya, arsip dapata dibedakan atas berbagai macam, misalnya: arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip
pemasaran, arsip penjualan, dan sebagainya. 6.
Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk dan wujudnya arsip terbagi berbagai macam, misalnya: surat arsip korespondensi yang dalam hal ini diartikan sebgai setiap lembaran
kertas yang berisi informasi arau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Menurut sifat kepentingannya arsip dibedakan menjadi dua yaitu: arsip penting dan arsip vital.
D. Fungsi Arsip
Adapun arsip itu memiliki fungsi menurut Messferawati 2014 : a.
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangasaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.
E. Peranan Kearsipan
Adapun peranan kearsipan menurut Messferawati 2014 : 1.
Alat utama ingatan organisasi 2.
Bahan atau alat pembuktian bukti otentik 3.
Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4.
Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umunya menghasilkan arsip
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
6. Aktifitas kantororganisasi akan berjalan dengan lancer
7. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
8. Dapat dijadika sebagai sarana komunikasi secara tertulis
9. Dapat dijadikan bahan dokumentasi
10. Sebagai alat penyimpanan warkat
11. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila
memiliki perpustakaan. 12.
Bantuan bagi pimpinan dalam menentukan kebijakan organisasi.
F. Peralatan Kearsipan
Adapun peralatan kearsipan yang digunakan menurut Anggraeni Dian
2013: 1.
Map yaitu, lipatan kertas atau karton kertas manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip, pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan file yang bersangkutan,
sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya mam dapat dibedakan menjadi:
a. Map biasa, disebut juga stopmap atau stofmap atau lebih
lengkap disebut stopmap folio. Disebut stopmap folio karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip
yang paling luas ukuran folio 21 X 34 cm. gunanya untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip.
b. Stopmap tali, adalah stopmap yang memakai tali pengikat
sebagai alat merapatkannya. c.
Map jepitan, adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip
di dalamnya tidak mudah terlepas.
d. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan
memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiritegak.
2. Folder, yaitu lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk segi empat
pajamg untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam filefiling cabinet.
3. Sekat Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang
dipergunakan sebagai penunjuk atau sekatpemisah dalam penyimpanan arsip.
4. Filling Cabinet, yaitu perabot kantor berbentuk segi empat yang
diletakkan secara verticalberdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5. Lemari Arsip, yaitu tempat penyimpanan yang terbuat dari aluminium
dan baja yang dapat mengamankan arsip dari api atau terbakar. Pada umumnya lemari arsip terdiri dari laci-laci kecil yang terdapat 3 atau 5
laci. a.
Drawer Type Filling Cabinet, yaitu filling cabinet yang laci- lacinya dapat ditarik keluar, biasanya arsip tersusun dalam
bentuk vertical. b.
Lateral Filling Cabinet, yaitu filling cabinet yang berpintu dan mempunyai alas umtuk menempatkan semua arsip dan
mempunyai beberapa tingkat atas.
6. Meja, yaitu salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk
keperluan menulis atau untuk mengetik.