Peranan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip Peranan Sekretaris Dalam Menyimpan Arsip
Setelah semua arsip ,menggunakan map lalu arsip di susun kedalam lemari arsip menurut Araska 2013 :
1. Filling Cabinet
Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunkan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan tamu, sedangkan unit 4 laci
merupakan lemari vertical. 2.
Spindle File Sebuah jarum besar atau paku menganga ke atas yang ditancapkan pada
apapan atau kertas tebal. 3.
Lateral Files penyimpanan dimana dokumen diakses dari samping secara horizontal.
Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua,namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam.
4. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang
dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, ataupun menggunakan kaca.
5. Kotak almari Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar
mudah ditemukan kembali.
6. Sekat
Adalah yang terbuat dari karton plastic tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.
7. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum
disimpan. Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara memiliki
sekretaris yang sangat terampil dalam menjaga ruangan arsip agar tetap terlihat rapi, nyaman dan bersih. Hal ini sangat mendukung kegiatan arsip, membersihkan
arsip, membersihkan debu yang ada pada lemari arsip menggunakan kemoceng pembersih debu, pemakaian kapur barus di setiap sudut lemari, AC tidak terlalu
dingin agar arsip tidak mudah lapuk, pergantian map yang sudah rusak dengan map yang baru.Hal ini membuktikan bahwa peranan sekretaris dalam mengelola,
menyusun, dan menyimpan arsip sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan agar lebih mudah dalam pencarian arsip jika suatu saat dibutuhkan.
Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan efisien. Hal ini
dapat diukur dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Program dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang memakai sistem tanggal.
Dengan sistem ini akan dapat memperlancar penemuan kembali arsip dapat lebih cepat dan mudah apabila arsip sewaktu-waktu diperlukan, Sedangkan peralatan
kearsipan pada Bagian program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sudah lengkap dan nyaman dipakai dan pada umumnya peralatan tahan lama