1. Peranan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip
Pada Dinas Perhubunga Provinsi Sumatera Utara dalam mengelola arsip berdasarkan klasifikasi arsip, jenis arsip dan penomoran surat yang akan di arsip.
Seluruh arsip yang diterima pada bagian program akan di arsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip dan seluruh folder disimpan pada lemari yang
telah tersedia pada ruangan pengarsipan. Tujuan pengelolaan arsip pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
a. Agar arsip di pelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Medah mendapatkan kembali arsip yang di perlukan dengan
cepat dan mudah. c.
Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip saat di perlukan.
d. Menghemat tempat penyimpanan arsip.
e. Menjaga kerahasiaan arsip.
f. Menjaga kelestarian arsip.
2. Peranan Sekretaris Dalam Menyimpan Arsip
Ada beberapa cara penyimpanan arsip pada Bagian Program Dinas
Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut:
a. Meneliti tanda pada lembar diposisi apakah surat tersebut
sudah boleh untuk disimpan. b.
Mengindeks arsip atau memberi kode pada arsip dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk
memudahkan penemuan kembali.
c. Menyimpan arsip ke dalam map folder dapat menggunakan
stofmap atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam arsip atau filling cabinet.
d. Penyimpanan arsip menggunakan alat elektronik seperti
menyortir arsip-arsip penting ke dalam kantor.
3. Peranan Sekretaris Dalam Menyusun Arsip
Semua arsip yang ada Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera utara disusun terlebih dahulu atau diklasifikasikan setelah arsip tersusun
menurut jenis arsipnya, maka arsip diletakkan di dalam map.
Beberapa map yang ada pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara:
a. Snelhectar map berjepit
Map snelhectar, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempuanyai daun penutup. Untuk menopang arsip
surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. b.
Brief Ordner map besar penjepit Brief ordner, yaitu mamp tanpa dilengkapi dengan daun penutup.
Map ini berupa lipatan kertas tebal plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip
yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi
atas untuk menuliskan judul label tentang arsip yang ada di dalam folder
Kategori