G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip
Dalam arsip terdapat tiga jenis sistem yaitu sebagai berikut :
1. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti, 2003:71 a.
Sistem Abjad Sistem abjad adalah suatu system penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk mmenata berkas yang belum berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peratuaran
mengindeks. b.
Sistem Masalah atau Perihal Sistem masalah atau perihal adalah cara penyimpanan dan
penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
c. Sistem Nomor
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
d. Sistem Tanggal Cronologis
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima surat masuk dan tanggal surat yang
dikirim surat keluar. e.
Sistem Geografis Wilayah Sistem georafis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan
arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Tata Cara Penyimpanan Arsip
Adapun tata cara dalam penyimpanan arsip adalah sebagai berikut : 1.
Horizontal Filling flat Filling Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau
snelhecter kemudian ditumpuk ke atas almari arsip disusun secara mendarathorizontal dari bawah ke atas.
2. Vertical Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam foldermap arsip kemudian diletakkan berdiri tegak memanjang sisi panjang arsip sejajar
dengan lipatan folder map dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhecter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.
2. Sistem Pengamanan Arsip
Menurut Mulyono, dkk 2000:46 pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip terjadi karena faktor
internal dan eksternal. Kerusakan arsip dari segi faktor internal menurut mulyono, dkk 2000;46
a. Kualitas Tinta
b. Tinta
c. Bahan prekat
Kategori