Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal menurut mulyono, dkk 2000;46 a.
Lingkungan b.
Sinar matahari c.
Debu d.
Serangga dan kutu e.
Jamur buku
3. Sistem Pemeliharaan Arsip
Menurut Mulyono, 2000:48 pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebgai berikut:
a. Pengaturan Ruangan
Pengaturan ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering, terang, memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi
udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api dan air maupun serangga pemakan kertas.
b. Pemeliharaan Tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditempat yang terbuka, misalnya, dengan menggunakan rak-rak arsip.Apabila harus disimpan ditempat
tertutup maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan arsip tersebut.
c. Penggunaaan Bahan-Bahan Pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat secara preventif, yaitu dengan cara member tambahan pencegah seperti
confer kapur barus untuk mencegah serangga. d.
Larangan-Larangan Yang Tidak Boleh Dilanggar Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya
terjamin keutuhaan, kemanan dan kebersihan.Untuk itu perlu dibuat peraturan untuk.
H. Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun dan
Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam
prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus
membantunya. Oleh sebab itu sekretaris sangat diperlukan dalam menangani kearsipan
dalam mengelola, menyimpan dan menyusun berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan sistem dengan benar.Agar penemuan kembali dapat dilakukan
dengan cepat dan tepat. Dengan standar waktu penenmuan kembali maksimal 3 menit.
1. Peranan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip
Pada Dinas Perhubunga Provinsi Sumatera Utara dalam mengelola arsip berdasarkan klasifikasi arsip, jenis arsip dan penomoran surat yang akan di arsip.
Seluruh arsip yang diterima pada bagian program akan di arsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip dan seluruh folder disimpan pada lemari yang
telah tersedia pada ruangan pengarsipan. Tujuan pengelolaan arsip pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
a. Agar arsip di pelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Medah mendapatkan kembali arsip yang di perlukan dengan
cepat dan mudah. c.
Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip saat di perlukan.
d. Menghemat tempat penyimpanan arsip.
e. Menjaga kerahasiaan arsip.
f. Menjaga kelestarian arsip.
2. Peranan Sekretaris Dalam Menyimpan Arsip
Ada beberapa cara penyimpanan arsip pada Bagian Program Dinas
Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut:
a. Meneliti tanda pada lembar diposisi apakah surat tersebut
sudah boleh untuk disimpan. b.
Mengindeks arsip atau memberi kode pada arsip dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk
memudahkan penemuan kembali.
