Struktur Organisasi Perpustakaan Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Bidang

tahun 2002 dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah. Badan ini merupakan penggabungan dua instansi yaitu Kantor Arsip Sumatera Utara, yang sebelumnya memang telah berada dibawah Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, dengan Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara, yang sebelumnya merupakan lembaga vertical dan berkedudukan dibawah Perpustakan Nasional Republik Indonesia. BAPERASDA Provinsi Sumatera Utara dipimpinoleh seorang Kepala Badan yang memiliki tugas pokok membantu Gubernur dalam pengembangan, pembinaan, pendayagunaan, pelayanan, penyelenggaraan dan pengolahan perpustakaan dan kearsipan daerah. Untuk melaksanakan tugas tersebut Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BAPERASDA Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi : a. Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera b. Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera Utara c. Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan arsip d. Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subjek, Abstrak dan Literatur Sekunder lainnya. e. Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam f. Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan arsip dengan instansi terkait g. Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain h. Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan.

1.4 Struktur Organisasi Perpustakaan

Fungsi struktur organisasi adalah untuk mengetahui secara jelas pembagian kerja, fungsi dan wewenang dari masing-masing pegawai yang ada pada organisasi yang Universitas Sumatera Utara bersangkutan. Pengelompokkan kerja BAPERASDA Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut : Sub Bidang Arsip In-Aktif Sub Bidang Arsip Aktif Sub Bidang Tata Usaha Kearsipan Bidang Arsip Bidang Pembinaan Sub Bidang Kelembagaan Sub Bidang SDM Sub Bidang Pengolahan Bidang Pengadaan, Pengolahan Deposit Sub Bidang Deposit Bidang Pelayanan Perpustakaan Sub Bidang Pelayanan Sub Bidang Otomasi Multimedia KEPALA BADAN Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat Sub Bagian Hukum Keuangan Sub Bagian Keuangan Kelompok Fungsional Pustakawan Arsiparis Universitas Sumatera Utara Gambar 1 : Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

1.5 Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Bidang

Tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang yang dimiliki Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1. Sekretariat Sekretariat, yang dipimpin oleh seorang Sekretaris dan berkedudukan Eselon IIIA, mempunyai tugas dalam pengolahan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, keuangan dan organisasi dan hukum. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, sekretaris menyelenggarakan fungsi : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengololaan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, surat menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan pembinaan produk hukum. b. Pengkoordinasian perumusan rencanaprogram jangka menengah dan tahunan Badan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, surat menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan dan pembinaan produk-produk hukum. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi tersebut sekretaris dibantu oleh 3 kepala sub bagian yaitu : 1 Kepala Sub Bagian Tata Usaha Universitas Sumatera Utara 2 Kepala Sub Bagian Keuangan 3 Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum 2. Bidang Pelayanan Perpustakaan Bidang pelayanan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Bidang pelayanan memiliki tugas menyelenggarakan pelayanan informasi dan kerjasama antar perpustakaan. Untuk menjalankan tugas tersebut kepala bidang pelayanan memiliki fungsi : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar layanan kepustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, kerjasama antar perpustakaan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan. b. Perencanaan program jangka panjang, menengah dan tahunan dalam bidang layanan perpustakaan. c. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, serta kerjasama antar perpustakaan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut kepala bidang dibantu oleh dua orang kepala sub bidang yaitu : 1 Kepala Sub Bidang Pelayanan 2 Kepala Sub Bidang Otomasi dan Multimedia Sampai sekarang ini Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara memiliki 6 enam ruang pelayanan : 1. Ruang Layanan Umum 2. Ruang Layanan Referensi Universitas Sumatera Utara 3. Ruang Layanan Anak 4. Ruang Layanan Remaja 5. Ruang Layanan Koran dan Majalah 6. Ruang Layanan MultimediaAudio Visual dan Internet 3. Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit Bidang pengadaan, pengolahan dan deposit dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Bidang ini mengemban tugas mengembangkan dan mengolah bahan pustaka dan menyelenggarakan pelayanan deposit dalam rangka pelestarian budaya Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit menyelenggarakan fungsi : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam yang diterbitkan Provinsi dalam dan luar negeri serta evaluasi serah simpan karya cetak, rekam dan standar pelaksanaan tugas-tugas badan. b. Perncanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian rencana jangka tahunan dan menengah ke dalam bidang pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan deposit, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan. c. Penyelenggaraan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam, lokal maupun luar negeri serta serah simapan karya cetak dan rekam, sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidnag tugas dan fungsinya. e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya. f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Dalam melaksankan tugas dan fungsinya kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit dibantu oleh dua orang kepala sub bidnag yaitu : Universitas Sumatera Utara 1 Kepala Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 2 Kepala Sub Bidang Deposit Jenis pekerjaan rutin yang ditangani para pustakawan pada bidang ini meliputi: 1. Seleksi bahan pustaka 2. Pengadaan bahan pustaka 3. Klasifikasi kompleks 4. Katalogisasi kompleks 5. Pembuatan inti sari karangan indikatifinformative 6. Pengalihan informasi bahan pustaka dengan otomasi 7. Kelengkapan bahan pustaka 4. Bidang Pembinaan Bidang pembinaan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Tugas bidang tersebut adalah menyelenggarakan pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan perpustakaan di Provinsi Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang memiliki fungsi : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pembinaanbimbingan, permasyarakatan dan penyuluhan, dokumentasi, informasi dan semua jenis perpustakaan, pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas- tugas badan. b. Perncanaan program tahunan dan jangka menengah dalam bidang pembinaan perpustakaan sesuai standar dan ketetapan yang berlaku. c. Pelaksanaan, pengkoordinasian, pengendalian, pembinaanbimbingan, pemasyarakatan dan penyuluhan dokumentasi dan informasi, pembinaan pustakwan, pembinaan kelembagaan, serta pembinaan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan Di dalam menjalankan tugas dan fungsinya kepala bidang pembinaan dibantu oleh dua orang kepala sub bidang yaitu : Universitas Sumatera Utara 1 Kepala Sub Bidang Sumber Daya Manusia 2 Kepala Sub Bidang Kelembagaan Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi yang diemban bidang pembinaan melaksanakan beberapa program dan kegiatan, diantaranya : Tabel 1 Program dan Kegiatan Bidang Pembinaan No Kegiatan Volume 1 Lomba Pemilihan Perpustakaan terbaik 1 kali 2 Lomba Pemilihan Pustakawan Teladan 2 kali 3 Pembinaan semua jenis perpustakaan di Sumatera Utara 4 kali 4 Bimbingan Teknis Perpustakaan 3 kali 5 Rapat kerja Perpustakaan di Sumatera Utara 1 kali No Kegiatan Volume 6 Pemantapan Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah se-Sumatera Utara 3 kali 7 Sosialisasi Jabatan Fungsional Pustakawan 1 kali 8 Penyuluhan dan Pemasyarakatan Perpustakaan di Kabupaten 6 kali Sumber : Laporan Program Bidang Pembinaan Tahun 2005 Demi kelancaran dan terlaksananya program dan kegiatan pada bidang pembinaan ditempatkan 12 orang pustakawan. 5. Bidang Arsip Bidang arsip dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Tugas bidang arsip adalah melaksanakan pengelolaan dan pembinaan arsip daerah. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang arsip melaksanakan fungsi yaitu : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan. Universitas Sumatera Utara b. Perencanaan program tahunan dan program jangka menengah dalam bidang pembinaan arsip daerah sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. c. Pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang, sesuai bidang tugas dan fungsinya

1.6 Personalia Jabatan-jabatan pegawai