a. Surat Pribadi
Adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan
sebagainya. Contoh:
- Surat dari orang tua kepada anaknya. - Surat persahabatan.
- Surat perkenalan dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang kepada instansi-instansi, perusahaan-
perusahaan ataupun jawatan-jawatan. Contoh:
- Surat lamaran kerja. - Surat permohonan tidak masuk kerja dan sebagainya.
c. Surat Dinas Swasta
Disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya
ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi-instansi yang terkait.
Contoh:
- Surat undangan rapat untuk para karyawan. - Surat undangan pertemuan untuk para relasi.
- Surat rapat tahunan para pemegang saham dan sebagainya.
d. Surat Niaga
Adalah surat yang berisi soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para pelanggan.
Contoh: - Surat perkenalan barang.
- Surat penawaran barang. - Surat pesanan barang dan sebagainya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintahan yang dibuat oleh instansi pemerintah.
Contoh: - Surat keputusan.
- Surat instruksi. - dll.
2.6. Konsep Basis Data dan DBMS Database Management System
Ada dua pendekatan untuk menyimpan data dalam sistem yang berdasarkan komputer Kendal dan Kendall, 2003. Metode yang pertama
adalah menyimpan data dengan file individu, masing-masing khusus untuk aplikasi tertentu. Pendekatan kedua untuk penyimpanan data dalam sistem
berdasarkan komputer meliputi membangun basis data. Basis data didefinisikan secara formal dan mengontrol penyimpanan data terpusat yang
dimaksud untuk penggunaan dalam banyak aplikasi berbeda.
2.6.1. Definisi Basis Data Database
Basis data database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat
keras komputer
dan digunakan
perangkat lunak
untuk memanipulasinya Jogiyanto, 1999. Penjelasan lain dikemukakan
bahwa basis data tidak hanya kumpulan file, lebih dari itu, basis data adalah pusat sumber data yang caranya dipakai oleh banyak pemakai
untuk berbagai aplikasi. Inti dari basis data adalah database management system DBMS, yang membolehkan pembuatan,
modifikasi, dan pembaharuan basis data Kendall dan Kendall, 2003. Sedangkan Hariyanto menjelaskan dalam bukunya Sistem
Manajemen Basis data, basis data adalah kumpulan data elementer yang secara logic berkaitan dalam mempresentasikan fenomena
fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi dalam sistem tertentu Hariyanto, 2004. Jadi, basis data
merupakan suatu komponen utama sistem informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data yang ada
pada basis data.
Gambar 2.3 Jenjang dari data Jogiyanto, 1999
Sampai dengan membentuk suatu database, data mempunyai jenjang yang dapat dilihat pada gambar 2.3 Jogiyanto, 1999
a. Characters
Characters merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus special
Characters yang membentuk suatu item data atau Field.
b. Field
Field menggambarkan suatu atribut dari
record yang menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat,
dan lain sebagainya. Kumpulan dari Field membentuk suatu record.
Dat abase
File
Record
Data It em atau Field
Charact ers
1. Nama dari Field Field name Field harus diberi nama unruk membedakan Field yang satu
dengan Field yang lainnya. 2.
Representasi dari Field Field representation Representasi dari Field menunjukan tipe dari Field Field
type dapat berupa tipe numeric, karakter atau huruf, tanggal, dan memo. Serta lebar dari Field Field width menunjukan
ruang maksimum dari Field yang dapat diisi dengan karakter- karakter data.
3. Nilai dari Field Field value Nilai dari Field menunjukan isi dari Field untuk masing-
masing record.
c. Record
Record merupakan kumpulan dari Field yang membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu tertentu.
Kumpulan dari record membentuk suatu file. Misalnya file mahasiswa, tiap-tiap record dapat mewakili data tiap-tiap
mahasiswa.
d. File
Kategori