4.1.4. Struktur Organisasi
Adapun Struktur Organisasi Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai beriku:
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Biro Administrasi Umum dan
Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. UIN, 2002
BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN
Bagian Umum Bagian Ortala dan
Kepegawaian
Subbagian Tata Usaha
Subbagian Rumah Tangga
Subbagian Administrasi Pusat
Bahasa Subbagian
Ortala dan Perundang-undangan
Subbagian Administrasi
Kepegawaian Subbagian
Kesejahteraan Pegawai
4.1.5. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan wawancara dan observasi yang telah dilakukan oleh penulis, ditemukan bahwa untuk kegiatan penyimpanan berkas
SK masih dilakukan secara tradisional yaitu hanya dilakukan penyimpanan dalam bentuk fisik pada lemari penyimpanan. Sebelum
dilakukan proses penyimpanan, dilakukan klasifikasi terlebih dahulu untuk mempermudah proses penyimpanan oleh admin yang bertugas
menangani kegiatan penyimpanan tersebut. Klasifikasi dilakukan sesuai dengan unit kerja masing-masing
dan kategori SK yang diterbitkan. Setelah diklasifikasikan kemudian indeks dan isi ringkas dari SK tersebut dicatat pada komputer admin.
Namun pada pencatatan dikomputer admin tidak disertai lokasi penyimpanan berkas yang tepat, sehingga hanya admin saja yang
mengetahui tempat dimana berkas tersebut disimpan. Setelah dilakukan pencatatan, kemudian arsip tersebut disimpan sesuai folder
yang sudah diberi label. Apabila ingin mengakses kembali file arsip yang telah disimpan, maka proses pencariannya akan memakan waktu
yang cukup lama dan hanya admin yang menyimpanlah yang mengetahui keberadaan berkas tersebut. Karena tidak ada buku
petunjuk dimana file tersebut disimpan. Saat ini, untuk penyimpanan berkas-berkas SK pun belum
dapat disentralisasikan, makan dikhawatirkan akan adanya SK liar yang tidak terpantau dan tidak sah statusnya. Masih banyak berkas-
berkas SK lainnya yang terpencar pada unit-unit kerja lain yang seharusnya terorganisir pada subbagian OrtalaKepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
Gambar 4.2. Rich Picture Sistem Berjalan
4.1.6. Identifikasi Masalah
Kategori