4.1.1. Sekilas Tentang UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta
merupakan institusi
pembelajaran dan transmisi ilmu pengetahuan, institusi riset yang mendukung proses pembangunan bangsa, dan sebagai institusi
pengabdian masyarakat yang menyumbangkan program-program peningkatan kesejahteraan sosial. Selama setengah abad UIN Syarif
Hidayatulla Jakarta telah melewati beberapa periode sejarah sehingga sekarang ini telah menjadi salah satu universitas Islam terkemuka di
Indonesia.
4.1.2. Visi dan Misi serta Tujuan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta a. Visi
Visi Universitas adalah menjadi lembaga pendidika tinggi terkemuka dalam mengembangkan dan mengintegrasikan aspek
keislaman, keilmuan,
kemanusiaan, dan
keindonesiaan UIN,2003:4.
b. Misi
1. Melakukan reintegrasi keilmuan pada tingkat epistimologi, ontologi, dan aksiologi, sehingga tidak ada lagi dikhotomi
antara ilmu-ilmu umum dan ilmu-ilmu agama. 2. Memberikan landasan moral terhadap pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi iptek dan melakukan pencerahan dalam pembinaan iman dan takwa imtak sehingga iptek dan
imtak dapat sejalan.
3. Mengartikulasikan ajaran Islam secara ilmiah-akademis ke dalam kontek kehidupan masyarakat, sehingga tidak ada lagi
jarak antara nilai dan perspektif agama dan sofistifikasi masyarakat.
4. Mempertahankan nilai-nilai lama yang positif dan mengambil danatau mengembangkan nilai-nilai baru yang lebih positif.
5. Memberikan kontribusi kepada peningkatan kualitas hidup masyarakat melalui pola pengabdian masyarakat yang lebih
profesional. 6. Memberikan
landasan moral
dan spiritual
terhadap pembangunan nasional, sehingga konsep pembangunan
manusia seutuhnya dapat tercapai. 7. Menjadi faktor yang menentukan dalam memelihara hubungan
harmonis antar agama, negara dan masyarakat. 8. Memberikan kontribusi dalam mewujudkan perdamaian dunia
dan kesejahteraan umat manusia. UIN,2003:4.
c. Tujuan
1. Menyiapkan peserta didik agar menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik danatau profesional
yang dapat
menerapkan, mengembangkan
danatau menciptakan ilmu pengetahuan agama Islam, iptek dan seni
yang dijiwai oleh nilai-nilai keislaman.
2. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu agama Islam, iptek dan seni yang dijiwai oleh nilai-nilai keislaman, serta
mengupayakan penggunannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.
UIN, 2003:5.
4.1.3. Subbagian Organisasi Tata Laksana dan Perundang-undangan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Subbagian Ortala mempunyai tugas melakukan administrasi organisasi, tata laksana dan perundang-undangan dilingkungan UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta. Dalam menjalankan fungsinya,
Subbagian Ortala berada dibawah Bagian Umum pada Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
4.1.4. Struktur Organisasi
Adapun Struktur Organisasi Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sebagai beriku:
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Biro Administrasi Umum dan
Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. UIN, 2002
BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN
Bagian Umum Bagian Ortala dan
Kepegawaian
Subbagian Tata Usaha
Subbagian Rumah Tangga
Subbagian Administrasi Pusat
Bahasa Subbagian
Ortala dan Perundang-undangan
Subbagian Administrasi
Kepegawaian Subbagian
Kesejahteraan Pegawai
4.1.5. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan wawancara dan observasi yang telah dilakukan oleh penulis, ditemukan bahwa untuk kegiatan penyimpanan berkas
SK masih dilakukan secara tradisional yaitu hanya dilakukan penyimpanan dalam bentuk fisik pada lemari penyimpanan. Sebelum
dilakukan proses penyimpanan, dilakukan klasifikasi terlebih dahulu untuk mempermudah proses penyimpanan oleh admin yang bertugas
menangani kegiatan penyimpanan tersebut. Klasifikasi dilakukan sesuai dengan unit kerja masing-masing
dan kategori SK yang diterbitkan. Setelah diklasifikasikan kemudian indeks dan isi ringkas dari SK tersebut dicatat pada komputer admin.
Namun pada pencatatan dikomputer admin tidak disertai lokasi penyimpanan berkas yang tepat, sehingga hanya admin saja yang
mengetahui tempat dimana berkas tersebut disimpan. Setelah dilakukan pencatatan, kemudian arsip tersebut disimpan sesuai folder
yang sudah diberi label. Apabila ingin mengakses kembali file arsip yang telah disimpan, maka proses pencariannya akan memakan waktu
yang cukup lama dan hanya admin yang menyimpanlah yang mengetahui keberadaan berkas tersebut. Karena tidak ada buku
petunjuk dimana file tersebut disimpan. Saat ini, untuk penyimpanan berkas-berkas SK pun belum
dapat disentralisasikan, makan dikhawatirkan akan adanya SK liar yang tidak terpantau dan tidak sah statusnya. Masih banyak berkas-
berkas SK lainnya yang terpencar pada unit-unit kerja lain yang seharusnya terorganisir pada subbagian OrtalaKepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
Gambar 4.2. Rich Picture Sistem Berjalan
4.1.6. Identifikasi Masalah
Dari hasil analisa diketahui bahwa sistem yang sedang berjalan
masih terdapat banyak kekurangan. Proses penyimpanan berkas SK masih dilakukan dengan cara tradisonal, yaitu berkas SK yang sudah
disahkan disimpan dilemari penyimpanan dalam bentuk fisik serta media penyimpanan yang kurang memadai seperti sempitnya ruangan,
lemari arsip yang sedikit dan lain sebagainya sehingga dikhawatirkan akan terjadi hilangnya berkas yang mungkin dikemudian hari menjadi
berkas yang sangat penting. Penyimpanan seperti ini mengakibatkan apabila dikemudian hari pimpinan masing-masing unit membutuhkan
SK-SK yang dibutuhkan, maka pimpinan harus mengutus stafnya untuk mengcopy SK yang dibutuhkan di bagian tata usaha pusat,
sehingga akan memakan waktu yang cukup banyak untuk melihat konsep SK secara utuh.
Dalam merumuskan solusi bagi permasalahan tersebut diatas, peneliti mengusulkan sebuah sistem yang nantinya mampu
menyimpan berkas SK secara digital serta dapat menampilkan konsep SK tersebut secara utuh agar dapat diakses sesuai dengan kebutuhan.
4.1.7. Analisa Kebutuhan Sistem
Sistem penyimpanan berkas SK yang terdapat di UIN masih memiliki kelemahan. Sistem belum bisa menyimpan arsip SK secara
digital dan belum bisa menampilkan konsep SK secara utuh secara realtime. Penyimpanan dan pencarian kembali berkas SK masih
dilakukan secara manual yaitu penyimpanan dan pencarian secara fisik pada lemari penyimpanan.
Melihat permasalahan diatas, maka diperlukan strategi untuk menentukan solusi-solusi dari permasalahan diatas dengan cara:
4.1.7.1. Identifikasi Strategi IT Tabel 4.1
Identifikasi Strategi IT
No Judul
Tolak Ukur Sasaran Perbaikan
1.
Sulit untuk pengecekan ulang.
Pengecekan pada saat terjadi kekeliruan atau
pengecekan apabila diperlukan.
Minimalisasi birokrasi.
2. Pencarian ulang berkas
sulit. Pencarian terhadap arsip
SK yang akan dilihat ulang.
Penyederhanaan proses pencarian.
3. Penyimpanan berkas
manual. Kemungkinan Berkas
Rusak, hilang. Penyimpanan dalam
bentuk digital dalam database.
4.
Data terpencar Berkas berada dimana-
mana dan tidak terorganisir.
Sentralisasi berkas SK.
5. Pengiriman lambat
Birokrasi dan ekpedisi yang lambat.
Penyederhanaan proses pengiriman.
4.1.7.2. Identifikasi Pola Solusi Tabel 4.2
Identifikasi Pola Solusi
No Sasaran Perbaikan
Pola Solusi
1. Minimalisasi birokrasi.
Pembuatan sebuah media online untuk seua
aktifitas yang
berhubungan dengan birokrasi.
2.
Penyederhanaan proses pencarian. Pencarian kedalam database melalui sistem.
3. Penyimpanan dalam bentuk
digital dalam database. Mengubah berkas fisik menjadi berkas
digital kemudian
menyimpannya kedalam database sistem.
4. Sentralisasi berkas SK.
Mengumpulkan dan mengelompokan sesuai dengan indeks yang ada dalam
database.
5. Penyederhanaan proses
pengiriman. Pengiriman publikasi dapat dilakukan
melalui media online.
Berdasarkan Identifikasi Strategi IT dan Identifikasi pola solusi maka, sangat memungkinkan untuk pembuatan sistem berbasis web
yaitu aplikasi Repository SK yang dapat menyimpan berkas SK secara digital serta dapat menampilkan konsep SK secara utuh dan realtime.
4.1.7.3. Kebutuhan Fungsional Sistem
Sistem yang
dikembangkan harus
mempunyai functional requirements sebagai berikut:
1. Sistem repository SK dapat melakukan Penginputan berkas SK kedaalm sistem.
2. Sistem Repository SK dapat melakukan Pengklasifikasian berkas SK.
3. Dapat melakukan Validasi terhadap berkas SK. 4. Mempermudah
dan mempercepat
dalam proses
pengaksesan kembali. 5. Dapat melakukan download berkas SK.
6. Aplikasi dapat langsung digunakan.
4.1.7.4. Kebutuhan Non Fungsional Sistem
Selain kebutuhan fungsional sistem maka ada pula kebutuhan non fungsional sistem diantaranya yaitu :
1. Sistem hanya dapat diakses oleh masing-masing user yang telah ditentukan oleh seorang super admin.
2. Sistem repository SK akan dapat berjalan pada sistem operasi Windows atau Linux Ubuntu.
3. Sistem akan bekerja maksimal jika diakses dengan menggunakan
browser Mozilla
Firefox karena
membutuhkan linkungan AJAX yang memadai. Pada Internet
Explorer dan
Google Chrome
kurang mendukung antarmuka sistem ini.
4. Terdapat pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam memasukkan informasi data master untuk kebutuhan
pada repository.
4.1.8. Tujuan Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem bertujuan untuk membantu pihak ortala dalam melakukan tugas pendokumentasian dan publikasi. Selain itu
dengan adanya sistem ini juga dapat mempermudah para pimpinan tiap unit kerja untuk mengakses langsung kedalam repository SK
untuk mencari SK-SK yang telah diterbitkan secara realtime dan proses pencarian dapat dilakukan dimanasaja jika suatu saat
dibutuhkan.
4.1.9. Analisa Proses Bisnis Sistem yang Diusulkan
Gambar 4.3. Bisnis Sistem Usulan
Keterangan Gambar: Dalam proses bisnis yang diusulkan, setelah
pihak admin Ortala membuat konsep SK, bila perlu kosep tersebut diberi label watermark untuk menjaga keaslian hak cipta dan disimpan
dalam bentuk pdf file. Setelah file disimpan kemudian dilakukan klasifikasi berkas SK sesuai dengan kategorinya untuk kemudian
dilakukan proses upload berkas ke dalam sistem repository SK dengan status draft. Setelah file tersebut berhasil di upload kedalam
sistem repository SK maka berkas akan masuk pada list validasi dimenu admin TU rektorat dan admin Ortala. Jika berkas fisik sudah
disahkan oleh rektor, maka selanjutnya pihak admin TU rektorat akan melakukan validasi terhadap draft SK tersebut. Dengan adanya
validasi ini maka menandakan bahwa SK sudah di sahkan sehingga
selanjutnya berkas tersebut dapat diakses oleh pimpinan dari unit-unit kerja. Kemudian dalam kondisi lain Apabila berkas SK yang sudah
disahkan oleh rektor telah sampai kepada pembuat yaitu pihak Ortala, maka dapat dilakukan penggantian berkas dengan yang sudah
disahkan rektor. Untuk proses penggantian berkas dapat dilakukan proses delete berkas yang lama kemudian melakukan scanning
terhadap berkas asli, kemudian disimpan dengan output file scanning berupa file PDF dan diupload kembali.
Dari segi user, dapat mengakses sistem repository SK dan mencari file SK sesuai dengan kategori dan ketersediaan didalam
database repository SK masing-masing. Apabila ditemukan maka user dapat langsung melihat, mencetak ataupun mendownload hasil
copy dari SK tersebut. Sedangkan untuk manajemen hak akses akan ditangani oleh super admin.
4.1.10. Membuat Use Case Diagram
Use Case mendeskripsikan interaksi antar actor di dalam sistem informasi eksekutif pada Organisasi. Seperti dijelaskan pada
tabel 4.1 berikut :
Tabel 4.3 Identifikasi Actor dengan Deskripsi
No. Actor
Description
1. Pimpinan Unit
Kerja Fakultas Actor yang melakukan pencarian informasi
SK ke sistem. 2.
Admin Ortala Actor yang membuat konsep SK dan
melakukan scanning, input, update, validasi
dan delete serta menyimpan berkas SK yang sudah jadi.
3. Admin TU
Rektorat Actor yang melakukan pencarian dan
validasi berkas SK. 4.
Super Admin Actor yang melakukan manajemen hak
akses dan mengurusi keseluruhan sistem.
Berikut adalah Use Case diagram usulan yang menggambarkan kegiatan-kegiatan dalam sistem repository SK :
Gambar 4.4. Use Case Diagram yang diusulkan
4.1.10.1. Use Case Secenario
Tabel 4.4
Use Case Secenario Login
Use Case Name Login
Use Case ID 1
Actor Pimpinan unit, Admin Ortala, Admin TU
Rektorat, Super Admin.
Description Use case menggambarkan kegiatan
memasukan username dan password untuk mengakses sistem.
Precondition Pimpinan unit, Admin Ortala, Admin TU
Rektorat, Super Admin membuka sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Input username dan password.
2. Cek username dan password.
3. Menampilkan halaman sesuai
authentifikasi.
Alternate Courses
Jika no.2 salah input atau tidak ditemukan maka akan menampilkan
pesan kesalahan.
Conclusion
Pimpinan unit, Admin Ortala, Admin TU Rektorat, Super Admin login ke sistem.
Post Condition Pimpinan unit, Admin Ortala, Admin TU
Rektorat, Super Admin dapat mengakses sistem.
Tabel 4.5 Use Case Scenario Telusur SK
Use Case Name Telusur SK
Use Case ID 2
Actor Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala.
Description Use case menggambarkan kegiatan
pencarian SK.
Precondition Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala login ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu koleksi SK.
2. Menampilkan list SK.
3. Memilih untuk penelusuran SK
3. Menampilkan hasil penelusuran.
Alternate Courses Jika no.3 tidak ditemukan maka akan
menampilkan pesan data tidak ditemukan.
Conclusion Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala menemukan SK yang dicari.
Post Condition Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala dapat melihat berkas SK secara utuh.
Tabel 4.6 Use Case Secenario Lihat Beranda
Use Case Name Lihat Beranda
Use Case ID 3
Actor Pimpinan Unit kerjafakultas, admin
Ortala.
Description Use case menggambarkan kegiatan untuk
melihat beranda.
Precondition Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala login ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response 1.
Memilih menu
beranda. 2.Menampilkan
menu beranda.
Alternate Courses -
Conclusion Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala melihat menu beranda.
Post Condition Menu beranda berhasil ditampilkan.
Tabel 4.7 Use Case Secenario Lihat Struktur Organisasi
Use Case Name Lihat Struktur Organisasi
Use Case ID 4
Actor Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala
Description
Use case menggambarkan kegiatan untuk melihat struktur organisasi.
Precondition Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala login ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1.Memilih menu Struktur
organisasi. 2.Menampilkan
menu struktur organisasi.
Alternate Courses -
Conclusion Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala melihat menu struktur organisasi.
Post Condition
Menu struktur organisasi berhasil ditampilkan.
Tabel 4.8 Use Case Secenario Lihat Kontak
Use Case Name Lihat Kontak
Use Case ID 5
Actor Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala
Description Use case menggambarkan kegiatan
untuk melihat kontak.
Precondition Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin
Ortala login ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu kontak.
2. Menampilkan menu kontak
Alternate Courses -
Conclusion
Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin Ortala melihat menu kontak.
Post Condition
Menu kontak berhasil ditampilkan
Tabel 4.9 Use Case Secenario Lihat koleksi SK User
Use Case Name Lihat koleksi SK
Use Case ID 6
Actor Pimpinan Unit kerjafakultas
Description Use case menggambarkan kegiatan
untuk melihat koleksi SK
Precondition Pimpinan Unit kerjafakultas login ke
dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu pada koleksi SK.
2. Menampilkan list SK.
3. Memilih detail 4. Menampilkan
detail keterangan SK
Alternate Courses -
Conclusion Pimpinan Unit kerjafakultas melihat
koleksi SK Sesuai dengan akunnya.
Post Condition Menu Koleksi SK berhasil ditampilkan.
Tabel 4.10 Use Case Secenario Lihat koleksi SK Admin
Use Case Name Lihat koleksi SK
Use Case ID
7
Actor
Admin Ortala dan Admi TU Rektorat
Description Use case menggambarkan kegiatan untuk
melihat keseluruhan koleksi SK.
Precondition Admin Ortala dan Admi TU Rektorat
login ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu pada koleksi SK.
2. Menampilkan menu koleksi SK
3. Memilih Fakultas Unit
kerja. 4. Menampilkan SK
sesuai dengan FakultasUnit Kerja
yang dipilih. 3. Memilih detail
4. Menampilkan detail keterangan SK
Alternate Courses -
Conclusion Admin Ortala dan Admi TU Rektorat
melihat koleksi SK Sesuai dengan Fakultasunit kerja yang dipilih.
Post Condition Menu Koleksi SK berhasil ditampilkan.
Tabel 4.11 Use Case Secenario View Detail
Use Case Name View detail
Use Case ID 8
Actor Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin TU
Rektorat, Admin Ortala.
Description Use case menggambarkan kegiatan untuk
melihat detail rincian SK.
Precondition Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin TU
Rektorat, Admin Ortala masuk ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. mengklik detail link
2. menampilkan detail dari berkas SK
Alternate Courses -
Conclusion Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin TU
Rektorat, Admin Ortala melihat detail dari berkas SK.
Post Condition Menu View detail berhasil ditampilkan.
Tabel 4.12
Use Case Secenario Download SK
Use Case Name Download SK
Use Case ID 9
Actor Pimpinan unitfakultas, Admin Ortala,
Admin TU Rektorat.
Description Use case menggambarkan kegiatan
untuk download berkas SK secara utuh.
Precondition
Pimpinan unitfakultas, Admin Ortala, Admin TU Rektorat masuk ke dalam
sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu koleksi berkas
SK 2. Menampilkan
koleksi berkas SK 3. Memilih
berkas yang akan di download.
4. Menghubungkan dengan database dan
menampilkannya.
Alternate Courses -
Conclusion Pimpinan unitfakultas, Admin Ortala,
Admin TU Rektorat Berhasil mendownload berkas SK dari sistem.
Post Condition
Sistem kembali melist berkas.
Tabel 4.13 Use Case Secenario Delete
Use Case Name Delete Berkas SK
Use Case ID 10
Actor
Admin Ortala
Description
Use case menggambarkan kegiatan untuk menghapus berkas dari database.
Precondition Admin Ortala masuk ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. mencari berkas SK yang akan
dihapus. 2. menampilkan
berkas SK 3. mengklik
tombol delete 4. menampilkan
pesan bahawa berkas berhasil dihapus.
Alternate Courses
-
Conclusion Admin Ortala berhasil menghapus data
berkas SK dari sistem.
Post Condition Berkas tidak dapat diakses kembali.
Tabel 4.14 Use Case Secenario Tambah SK
Use Case Name TambahUpload SK
Use Case ID 11
Actor Admin Ortala
Description Use Case menggambarkan kegiatan
untuk menambah mengupload berkas SK.
Precondition Admin Ortala masuk ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu Tambah berkas
SK 2. Menampilkan
form tambah SK 3. Mengisi Form
tambah SK 4. Menghubungkan
dengan database. 5. memilih data
upload 6. Menghubungkan
dengan database. 7. klik “simpan”
sebagai tanda informasi telah
disimpan. 8. Menyimpan hasil
input kedalam database sistem.
Alternate Courses Jika data yang dimasukan tidak lengkap,
maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan.
Conclusion
Admin Ortala Berhasil menambah berkas SK kedalam sistem.
Post Condition Database SK telah bertambah.
Tabel 4.15 Use Case Secenario Validasi SK
Use Case Name Validasi SK
Use Case ID 12
Actor Admin TU Rektorat, Admin Ortala
Description Use Case menggambarkan kegiatan
untuk melakukan validasi berkas SK yang di Upload oleh Admin ortala.
Precondition Admin TU Rektorat, Admin Ortala
masuk ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. melihat detail berkas pada menu
berkas masuk 2. menampilkan
detail berkas SK 3. validasi berkas
“YA” 4. menghubungkan
database dan memberi status
validasi pada berkas. 5. Validasi berkas
“Tidak” 6. Berkas tidak jadi
di validasi dan status validasi kosong.
7. Klik “simpan” 7. menghubungkan
dengan database validasi.
Alternate Courses -
Conclusion Admin TU Rektorat, Admin Ortala
berhasil melakukan validasi berkas.
Post Condition Berkas SK telah divalidasi dan tidak
terdaftar lagi pada menu validasi
Tabel 4.16 Use Case Secenario Role
Use Case Name Tambah edit hapus Role
Use Case ID 13
Actor Super Admin
Description Use Case menggambarkan kegiatan
untuk menambah mengedit menghapus role pengguna sistem.
Precondition Super Admin masuk ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu pengaturan
2. Menampilkan menu pengaturan
role. 3. Mengisi Form
tambah SK 4. Menghubungkan
dengan database. 5. menentukan
hak akses 6. Menghubungkan
dengan database. 7. klik “simpan”
sebagai tanda informasi telah
disimpan. 8. Menyimpan hasil
input kedalam database sistem.
Alternate Courses -
Conclusion
Super Admin Berhasil menambah mengedit menghapus role kedalam
sistem.
Post Condition Data role telah tersimpan dalam
database.
Tabel 4.17 Use Case Secenario Tambah edit delete IndeksUnit
kerja
Use Case Name Tambah edit delete IndeksUnit kerja
Use Case ID 14
Actor Admin Ortala
Description Use Case menggambarkan kegiatan
untuk menambah mengedit menghapus indeksunit kerja.
Precondition
Admin Ortala masuk ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu indeks
2. Menampilkan menu indeks.
3. Mengisi Form indeks
4. Menghubungkan dengan database.
5. klik “simpan” sebagai tanda
informasi telah disimpan.
6. Menyimpan hasil input kedalam
database sistem.
Alternate Courses -
Conclusion
Admin Ortala Berhasil menambah mengedit menghapus indeks kedalam
sistem.
Post Condition Data Indeks telah tersimpan dalam
database.
Tabel 4.18
Use Case Secenario Tambah edit delete Kategori
Use Case Name Tambah edit delete Kategori
Use Case ID 15
Actor Admin Ortala
Description Use Case menggambarkan kegiatan
untuk menambah mengedit menghapus kategori SK.
Precondition Admin Ortala masuk ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu kategori
2. Menampilkan menu kategori.
3. Mengisi Form kategori
4. Menghubungkan dengan database.
5. klik “simpan” sebagai tanda
informasi telah disimpan.
6. Menyimpan hasil input kedalam
database sistem.
Alternate Courses -
Conclusion Admin Ortala Berhasil menambah
mengedit menghapus kategori kedalam sistem.
Post Condition Data Indeks telah tersimpan dalam
database.
Tabel 4.19 Use Case Secenario Tambah edit delete user
Use Case Name Tambah edit delete user
Use Case ID 16
Actor Super Admin
Description Use Case menggambarkan kegiatan
untuk menambah mengedit menghapus user.
Precondition Super Admin masuk ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. Memilih menu User Account
2. Menampilkan menu user.
3. Mengisi Form user.
4. Menghubungkan dengan database.
5. klik “simpan” sebagai tanda
informasi telah disimpan.
6. Menyimpan hasil input kedalam
database sistem.
Alternate Courses -
Conclusion Super Admin Berhasil menambah
mengedit menghapus kategori kedalam sistem.
Post Condition Data User telah tersimpan dalam
database.
Tabel 4.20 Use Case Secenario Logout
Use Case Name Logout
Use Case ID
17
Actor Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin TU
Rektorat, Admin Ortala.
Description Use case menggambarkan kegiatan
keluar dari sistem.
Precondition Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin TU
Rektorat, Admin Ortala login ke dalam sistem.
Typical Course of Events Actor Action
System Response
1. memilih menu logout
2. menghubungkan dengan database
3. Menampilkan halaman login
Alternate Courses Conclusion
Pimpinan Unit kerjafakultas, Admin TU Rektorat, Admin Ortala keluar dari
sistem.
Post Condition Logout
4.2. Workshop Design
Sesuai dengan yang telah dijabarkan pada bab sebelumnya, pada fase ini akan dilakukan design system dan Build the system. Keduanya akan
dijabarkan sebagai berikut :
4.2.1. Design System 4.2.1.1. Membuat
Activity Diagram
Activity Diagram memodelkan alur kerja work flow sebuah urutan aktivitas pada suatu proses. Diagram ini
sangat mirip dengan flow chart karena kita dapat memodelkan proses logika, proses bisnis dan alur kerja.
Perbedaan utamanya adalah flow chart dibuat untuk menggambarkan alur kerja dari sebuah sistem, sedangkan
activity diagram dibuat untuk menggambarkan aktivitas aktor.
Berikut ini
adalah activity
diagram yang
menggambarkan aktifitas-aktifitas yang dapat terjadi dalam sistem repository SK.
1. Activity diagram fungsi login Admin Ortala, Admin TU
Rektorat, User dan Super Admin
Gambar 4.5 Activity diagram use case login Admin Ortala,
Admin TU Rektorat, User dan Super Admin
Keterangan Gambar : Yang harus dilakuakan Admin Ortala,
Admin TU Rektorat, Super Admin dan User dalam activity diagram use case login adalah memasukan User Id dan
password, kemudian sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login untuk memasukan User Id dan
Password yang benar. Jika User Id dan Password yang dimasukan benar, maka system akan menampilkan menu utama
system.
2. Activity Digram fungsi Lihat Struktur Organisasi Admin
Ortala, Admin TU Rektorat, dan User
Gambar 4.6 Activity diagram use case Lihat Struktur
Organisasi Admin Ortala, Admin TU Rektorat dan User
Keterangan Gambar : Pada activity diagram ini Admin Ortala,
Admin TU Rektorat dan User melakukan login, kemudian sistem memvalidasi username dan password yang dimasukan. Jika
username dan password sesuai dengan data yang terdapat didatabase, user mengklik menu Struktur Organisasi dan sistem
akan menampilkan struktur organisasi Subbagian Ortala UIN Jakarta.
3. Activity Diagram fungsi Lihat Kontak Admin Ortala, Admin
TU Rektorat, Super Admin dan User
Gambar 4.7 Activity diagram use case Lihat Kontak
Admin Ortala, Admin TU Rektorat, Super Admin dan User
Keterangan Gambar : Didalam activity diagram use case lihat
kontak yang harus dilakukan oleh Admin Ortala, Admin TU Rektorat, Super Admin dan User adalah membuka aplikasi
sistem, sistem akan menampilkan menu login. Admin Ortala, Admin TU Rektorat, Super Admin dan User login ke dalam
system. Jika benar maka Admin Ortala, Admin TU Rektorat,
Super Admin dan User dapat mengakses system. Kemudian memilih menu kontak, sistem akan menampilkan kontak.
4. Activity Berkas
a. Activity diagram fungsi Tambah Berkas Admin Ortala
Gambar 4.8 Activity diagram tambah berkas SK
Keterangan Gambar : Pada activity diagram ini Admin
Ortala melakukan login, kemudian sistem memvalidasi username dan password yang dimasukan. Jika username dan
password sesuai dengan data yang terdapat didatabase, Admin
Ortala mengklik menu Tambah Berkas dan sistem akan
menampilkan Form Tambah Berkas serta Upload File. b.
Activity diagram fungsi Delete Berkas SK Admin Ortala
Gambar 4.9 Activity diagram fungsi Delete Berkas SK
Keterangan Gambar : Pada activity diagram ini Admin
Ortala melakukan login, kemudian sistem memvalidasi username dan password yang dimasukan. Jika username
dan password sesuai dengan data yang terdapat didatabase, Admin Ortala mengklik menu Koleksi dan sistem akan
menampilkan List koleksi Berkas SK dan dapat langsung
melakukan delete terhadap berkas SK.
c. Activity diagram fungsi Cari Berkas SK Admin Ortala
Kategori