berkas SK lainnya yang terpencar pada unit-unit kerja lain yang seharusnya terorganisir pada subbagian OrtalaKepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
Gambar 4.2. Rich Picture Sistem Berjalan
4.1.6. Identifikasi Masalah
Dari hasil analisa diketahui bahwa sistem yang sedang berjalan
masih terdapat banyak kekurangan. Proses penyimpanan berkas SK masih dilakukan dengan cara tradisonal, yaitu berkas SK yang sudah
disahkan disimpan dilemari penyimpanan dalam bentuk fisik serta media penyimpanan yang kurang memadai seperti sempitnya ruangan,
lemari arsip yang sedikit dan lain sebagainya sehingga dikhawatirkan akan terjadi hilangnya berkas yang mungkin dikemudian hari menjadi
berkas yang sangat penting. Penyimpanan seperti ini mengakibatkan apabila dikemudian hari pimpinan masing-masing unit membutuhkan
SK-SK yang dibutuhkan, maka pimpinan harus mengutus stafnya untuk mengcopy SK yang dibutuhkan di bagian tata usaha pusat,
sehingga akan memakan waktu yang cukup banyak untuk melihat konsep SK secara utuh.
Dalam merumuskan solusi bagi permasalahan tersebut diatas, peneliti mengusulkan sebuah sistem yang nantinya mampu
menyimpan berkas SK secara digital serta dapat menampilkan konsep SK tersebut secara utuh agar dapat diakses sesuai dengan kebutuhan.
4.1.7. Analisa Kebutuhan Sistem
Sistem penyimpanan berkas SK yang terdapat di UIN masih memiliki kelemahan. Sistem belum bisa menyimpan arsip SK secara
digital dan belum bisa menampilkan konsep SK secara utuh secara realtime. Penyimpanan dan pencarian kembali berkas SK masih
dilakukan secara manual yaitu penyimpanan dan pencarian secara fisik pada lemari penyimpanan.
Melihat permasalahan diatas, maka diperlukan strategi untuk menentukan solusi-solusi dari permasalahan diatas dengan cara:
4.1.7.1. Identifikasi Strategi IT Tabel 4.1
Identifikasi Strategi IT
No Judul
Tolak Ukur Sasaran Perbaikan
1.
Sulit untuk pengecekan ulang.
Pengecekan pada saat terjadi kekeliruan atau
pengecekan apabila diperlukan.
Minimalisasi birokrasi.
2. Pencarian ulang berkas
sulit. Pencarian terhadap arsip
SK yang akan dilihat ulang.
Penyederhanaan proses pencarian.
3. Penyimpanan berkas
manual. Kemungkinan Berkas
Rusak, hilang. Penyimpanan dalam
bentuk digital dalam database.
4.
Data terpencar Berkas berada dimana-
mana dan tidak terorganisir.
Sentralisasi berkas SK.
5. Pengiriman lambat
Birokrasi dan ekpedisi yang lambat.
Penyederhanaan proses pengiriman.
4.1.7.2. Identifikasi Pola Solusi Tabel 4.2
Identifikasi Pola Solusi
No Sasaran Perbaikan
Pola Solusi
1. Minimalisasi birokrasi.
Pembuatan sebuah media online untuk seua
aktifitas yang
berhubungan dengan birokrasi.
2.
Penyederhanaan proses pencarian. Pencarian kedalam database melalui sistem.
3. Penyimpanan dalam bentuk
digital dalam database. Mengubah berkas fisik menjadi berkas
digital kemudian
menyimpannya kedalam database sistem.
4. Sentralisasi berkas SK.
Mengumpulkan dan mengelompokan sesuai dengan indeks yang ada dalam
database.
5. Penyederhanaan proses
pengiriman. Pengiriman publikasi dapat dilakukan
melalui media online.
Berdasarkan Identifikasi Strategi IT dan Identifikasi pola solusi maka, sangat memungkinkan untuk pembuatan sistem berbasis web
yaitu aplikasi Repository SK yang dapat menyimpan berkas SK secara digital serta dapat menampilkan konsep SK secara utuh dan realtime.
4.1.7.3. Kebutuhan Fungsional Sistem
Sistem yang
dikembangkan harus
mempunyai functional requirements sebagai berikut:
1. Sistem repository SK dapat melakukan Penginputan berkas SK kedaalm sistem.
2. Sistem Repository SK dapat melakukan Pengklasifikasian berkas SK.
3. Dapat melakukan Validasi terhadap berkas SK. 4. Mempermudah
dan mempercepat
dalam proses
pengaksesan kembali. 5. Dapat melakukan download berkas SK.
6. Aplikasi dapat langsung digunakan.
4.1.7.4. Kebutuhan Non Fungsional Sistem
Selain kebutuhan fungsional sistem maka ada pula kebutuhan non fungsional sistem diantaranya yaitu :
1. Sistem hanya dapat diakses oleh masing-masing user yang telah ditentukan oleh seorang super admin.
2. Sistem repository SK akan dapat berjalan pada sistem operasi Windows atau Linux Ubuntu.
3. Sistem akan bekerja maksimal jika diakses dengan menggunakan
browser Mozilla
Firefox karena
membutuhkan linkungan AJAX yang memadai. Pada Internet
Explorer dan
Google Chrome
kurang mendukung antarmuka sistem ini.
4. Terdapat pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam memasukkan informasi data master untuk kebutuhan
pada repository.
4.1.8. Tujuan Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem bertujuan untuk membantu pihak ortala dalam melakukan tugas pendokumentasian dan publikasi. Selain itu
dengan adanya sistem ini juga dapat mempermudah para pimpinan tiap unit kerja untuk mengakses langsung kedalam repository SK
untuk mencari SK-SK yang telah diterbitkan secara realtime dan proses pencarian dapat dilakukan dimanasaja jika suatu saat
dibutuhkan.
4.1.9. Analisa Proses Bisnis Sistem yang Diusulkan
Gambar 4.3. Bisnis Sistem Usulan
Keterangan Gambar: Dalam proses bisnis yang diusulkan, setelah
pihak admin Ortala membuat konsep SK, bila perlu kosep tersebut diberi label watermark untuk menjaga keaslian hak cipta dan disimpan
dalam bentuk pdf file. Setelah file disimpan kemudian dilakukan klasifikasi berkas SK sesuai dengan kategorinya untuk kemudian
dilakukan proses upload berkas ke dalam sistem repository SK dengan status draft. Setelah file tersebut berhasil di upload kedalam
sistem repository SK maka berkas akan masuk pada list validasi dimenu admin TU rektorat dan admin Ortala. Jika berkas fisik sudah
disahkan oleh rektor, maka selanjutnya pihak admin TU rektorat akan melakukan validasi terhadap draft SK tersebut. Dengan adanya
validasi ini maka menandakan bahwa SK sudah di sahkan sehingga
selanjutnya berkas tersebut dapat diakses oleh pimpinan dari unit-unit kerja. Kemudian dalam kondisi lain Apabila berkas SK yang sudah
disahkan oleh rektor telah sampai kepada pembuat yaitu pihak Ortala, maka dapat dilakukan penggantian berkas dengan yang sudah
disahkan rektor. Untuk proses penggantian berkas dapat dilakukan proses delete berkas yang lama kemudian melakukan scanning
terhadap berkas asli, kemudian disimpan dengan output file scanning berupa file PDF dan diupload kembali.
Dari segi user, dapat mengakses sistem repository SK dan mencari file SK sesuai dengan kategori dan ketersediaan didalam
database repository SK masing-masing. Apabila ditemukan maka user dapat langsung melihat, mencetak ataupun mendownload hasil
copy dari SK tersebut. Sedangkan untuk manajemen hak akses akan ditangani oleh super admin.
4.1.10. Membuat Use Case Diagram
