Tabel 8. Analisis Data Praktek yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi Lanjutan Pencocokan
jumlah fisik persediaan barang
dagangan dengan catatan
√ Merupakan
pengontrolan secara
berkala untuk memperkecil risiko kesalahan
dalam informasi
persediaan barang dagangan Sesuai
-
Pemeriksaan mendadak
√ Pemeriksaan mendadak dilakukan
dengan tujuan mendorong karyawan supaya bekerja sesuai dengan aturan
Tidak sesuai
Tidak ada pemeriksaan mendadak oleh manajemen
Penghitungan fisik persediaan
dilakukan oleh pihak independen
√ Pelaksanaan
penghitungan fisik
persediaan oleh pihak independen mendorong penghitungan fisik yang
baik dan meminimalkan risiko konflik kepentingan
Tidak sesuai
Proses penghitungan fisik persediaan barang dagang dilaksanakan oleh staf
trading
Penghitungan fisik persediaan
dilakukan dua kali, pertama oleh
penghitung, kedua oleh pengecek
√ Hal ini dilakukan untuk menjamin
ketelitian penghitungan
fisik persediaan barang dagangan
Tidak sesuai
Penghitungan fisik dilakukan satu kali
Wajib cuti sementara
√ Menggantikan
posisi tertentu
sementara. Hal
ini dapat
membongkar adanya kecurangan Tidak
sesuai Wajib cuti tidak diberlakukan dan tidak ada
kegiatan penggantian posisi secara sementara
Sumber: Data diolah
C. Hasil Penelitian dan Interpretasi Sistem Akuntansi Persediaan
Barang Dagangan di PT GRHA PRIMA DENTA 1.
Struktur Organisasi
yang Memisahkan
Tanggungjawab Fungsional Secara Tegas
Struktur organisasi merupakan kerangka pemfungsi tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dalam praktek pemisahan tanggungjawab fungsional yang diterapkan di PT GRHA PRIMA
DENTA terdapat perangkapan beberapa fungsi, seperti: a.
Fungsi
trading
bertugas tidak hanya melakukan penjualan barang- barang kebutuhan dokter gigi, tapi juga merangkap tugas fungsi
gudang, fungsi pembukuan, pembelian, pengiriman barang, penerimaan barang dan perhitungan fisik.
b. Staf
trading
dan staf administrasi keuangan adalah orang yang berbeda, tetapi staf
trading
masih mengambil fungsi dalam proses pembukuan.
Dalam praktek selama risiko kerugian atau kecurangan masih dapat dikendalikan, perangkapan fungsi masih diperkenankan dan dalam PT
GRHA PRIMA DENTA risiko tidak terjadi. Namun, dalam teori sistem akuntansi persediaan pemisahan fungsi sangatlah diperlukan
untuk meminimalkan segala kemungkinan munculnya risiko dan kesempatan terjadinya kecurangan. Dalam teori terdapat prinsip
pemisahan fungsi yaitu fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan
haruslah terpisah, pelaksana kegiatan, petugas penyimpan harta dan pencatat harus berbeda, untuk meminimalkan risiko terjadinya
kecurangan. Apabila belum bisa untuk membagi fungsi, sebaiknya dalam setiap kegiatan didukung oleh dokumen dan otorisasi yang sah
oleh pihak yang memang berwenang.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Otorisasi dilakukan untuk menyetujui dilakukannya suatu kegiatan, mengetahui siapa yang menyetujui kegiatan untuk dilakukan dan yang
melakukan otorisasi haruslah pihak yang berwenang. Dalam praktek di PT GRHA PRIMA DENTA, sistem otorisasi belum sesuai dengan
teori: a.
Pemberian otorisasi oleh manajer
trading
dan direktur keuangan hanya pada pembelian barang
medium
dan
slow moving.
Untuk barang
fast moving
langsung dilakukan pembelian tanpa ada
otorisasi secara resmi.
b. Otorisasi atas kegiatan pemesanan, penerimaan, penyimpanan,
pembayaran, pencatatan persediaan barang dagangan dilakukan oleh staf
trading
yang juga melakukan pembukuan bersama staf
administrasi keuangan.
c. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan barang dagangan tidak
ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik tetapi oleh staf
trading
sendiri.
