Deskripsi Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan di PT. Informasi yang Dibutuhkan Manajemen

menyetujui transaksi pembelian karena yang mengetahui posisi keuangan adalah direktur umum.

h. Manajer

Trading Bertanggung jawab atas kinerja staf trading dan marketing , tetapi lebih fokus ke marketing dari pada ke trading .

3. Informasi yang Dibutuhkan Manajemen

Manajer trading biasanya mencari informasi mengenai jumlah persediaan barang dagangan yang telah dijual melalui staf trading . Dari informasi ini manajer trading mengetahui apakah jumlah persediaan barang yang dijual telah mencapai target atau belum. Jika belum manajer trading akan meminta staf marketing untuk lebih meningkatkan kinerjanya.

4. Dokumen yang Digunakan

a. Catatan pesanan barang Catatan pesanan barang digunakan untuk mencatat atau mendata barang-barang apa saja yang dipesan. b. Berita acara Berita acara merupakan laporan secara berkala yang dibuat oleh staf trading dan dilaporkan kepada manajer trading . c. Surat retur Surat retur dibuat oleh staf trading , disertakan dan dikirim bersamaan dengan barang yang diretur. Di dalamnya terdapat nomor faktur, tanggal transaksi, nama dan jumlah barang serta alasan barang diretur. d. Surat jalan pengiriman barang Surat ini diterima dari pemasok, sebagai pengantar bahwa barang sudah dikirimkan, surat ini berisikan daftar barang serta jumlah yang dikirimkan. Surat ini lebih dulu diterima karena faktur pembelian dikirimkan kemudian oleh pemasok. e. Faktur penjualan Faktur ini dibuat oleh staf trading , diberikan kepada pelanggan bersamaan dengan pesanan barang pelanggan. Faktur penjualan terdiri dari empat rangkap, faktur berwarna putih diberikan kepada pelanggan jika pelanggan sudah lunas membayar, faktur kuning diberikan kepada pelanggan jika pelanggan membeli barang secara kredit, faktur pink dicatat ke dalam buku stok bulanan dan faktur hijau diberikan ke gudang. f. Faktur pembelian Faktur ini diterima dari pemasok bersamaan dengan barang-barang yang dipesan. Faktur ini berfungsi sebagai dasar pengecekan barang, pencatatan hutang dan pencatatan bertambahnya persediaan barang dagangan. g. Surat Order Pembelian Surat ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok. Surat ini sangat jarang digunakan karena pemesanan biasanya dilakukan secara lisan menggunakan telepon maupun saat bertemu langsung dengan pemasok.

5. Catatan Akuntansi yang Digunakan

a. Kartu stok Kartu ini digunakan oleh staf trading untuk mencatat perubahan kuantitas persediaan karena pembelian, penjualan, retur pembelian serta retur penjualan. Isi kartu stok selalu diperbarui setiap persediaan barang dagangan bertambah dan berkurang. b. Buku persediaanstok bulanan Buku ini mencatat persediaan awal, total persediaan yang masuk, total persediaan keluar dan persediaan akhir bulan. Pencatatan dalam buku persediaan bulanan didasarkan pada faktur penjualan dan pembelian. c. Buku kas masuk Buku ini digunakan oleh staf trading untuk mencatat jumlah kas yang masuk setiap harinya. d. Nota pengiriman Nota pengiriman merupakan bukti pengiriman yang diterima dari jasa pengiriman saat fungsi trading mengirimkan barang ke pelanggan. e. Buku pesanan Buku ini digunakan oleh staf trading untuk mencatat seluruh pesanan pelanggan, setelah menerima catatan pesanan barang. f. Buku barang masuk dan keluar Buku ini digunakan oleh staf trading untuk mencatat keluar masuknya persediaan. Untuk meminimalkan terjadinya kesalahan pencatatan jumlah persediaan. g. Buku Piutang Buku ini digunakan oleh staf administrasi keuangan untuk mencatat piutang yang dimiliki oleh fungsi trading, siapa saja pelanggan yang memiliki hutang dan mengetahui jatuh temponya, sehingga fungsi trading bisa melakukan penagihan yang prosesnya juga dibantu oleh staf marketing . h. Buku hutang Buku ini digunakan oleh staf administrasi keuangan untuk mencatat hutang yang masih ditanggung oleh fungsi trading . Buku hutang membantu staf trading mengetahui jumlah hutang yang ditanggung fungsi trading , hutang kepada pemasok mana saja dan kapan jatuh tempo hutang. Biasanya jatuh tempo hutang antara dua sampai satu bulan.

6. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Barang

Dagangan Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang dilaksanakan dalam PT. GRHA PRIMA DENTA antara lain sebagai berikut: