f. Buku barang masuk dan keluar
Buku ini digunakan oleh staf
trading
untuk mencatat keluar masuknya persediaan. Untuk meminimalkan terjadinya kesalahan
pencatatan jumlah persediaan. g.
Buku Piutang Buku ini digunakan oleh staf administrasi keuangan untuk
mencatat piutang yang dimiliki oleh fungsi
trading,
siapa saja pelanggan yang memiliki hutang dan mengetahui jatuh temponya,
sehingga fungsi
trading
bisa melakukan penagihan yang prosesnya juga dibantu oleh staf
marketing
. h.
Buku hutang Buku ini digunakan oleh staf administrasi keuangan untuk
mencatat hutang yang masih ditanggung oleh fungsi
trading
. Buku hutang membantu staf
trading
mengetahui jumlah hutang yang ditanggung fungsi
trading
, hutang kepada pemasok mana saja dan kapan jatuh tempo hutang. Biasanya jatuh tempo hutang antara dua
sampai satu bulan.
6. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Barang
Dagangan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang dilaksanakan dalam PT. GRHA PRIMA
DENTA antara lain sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang
Dagangan yang Dibeli
Prosedur pencatatan persediaan barang dagangan yang dibeli dimulai setelah barang diterima dari pemasok. Staf
trading
menerima barang disertai dengan bukti pengiriman, faktur pembelian dan surat jalan. Barang yang diterima, akan dicek
terlebih dahulu oleh staf
trading
untuk mengetahui apakah jumlah dan tipe barang yang diterima sama dengan yang dipesan. Setelah
itu memberi tanda pada surat jalan maupun faktur jika jumlah dan tipe barang sudah benar. Staf
trading
beserta kurir akan menyimpan barang-barang tersebut di gudang sesuai dengan tipe
dan nama barang lalu mencatat penambahan jumlah barang di kartu stok. Staf administrasi keuangan mencatat faktur pembelian di
dalam buku hutang.
b. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang
Dagangan yang Dikembalikan kepada Pemasok
Prosedur ini dilakukan jika persediaan yang sudah diterima oleh fungsi
trading
ternyata tidak sesuai dengan yang dipesan, mendekati atau sudah kadaluarsa. Staf
trading
membuat surat retur yang berisikan nama faktur, tanggal dan nomor faktur dan daftar
nama barang yang akan diretur, kemudian diotorisasi sendiri oleh staf
trading
. Setelah data diisi, lalu barang yang diretur bisa diambil oleh pemasok atau bisa juga dikirimkan oleh fungsi kurir.
Pengurangan jumlah persediaan akibat pengembalian dicatat dalam kartu stok, buku persediaan bulanan dan buku hutang.
c. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang
Dagangan yang Dijual
Secara periodik dari data yang terdapat di dalam kartu stok dan faktur penjualan staf
trading
membuat rekapitulasi barang yang terjual dan dicatat ke dalam Buku Persediaan Bulanan.
d. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang
Dagangan yang Diterima Kembali dari Pembeli
Pelanggan diperbolehkan melakukan retur jika barang yang dikirimkan oleh fungsi
trading
tidak sesuai dengan pesanan, mendekati atau sudah kadaluarsa. Pengembalian barang oeleh
pembeli dilampiri surat retur berisikan nama faktur, tanggal dan nomor faktur, daftar nama barang yang dikembalikan. Penambahan
barang akibat pengembalian dicatat ke dalam kartu stok, buku persediaan bulanan dan buku piutang.
e. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan
Sistem ini dilakukan satu bulan sekali oleh staf
trading
dan kurir. Data yang dicatat dalam proses penghitungan fisik
persediaan barang dagangan ini antara lain: jenis dan nama persediaan, jumlah persediaan persediaan awal, persediaan terjual,
retur dan persediaan akhir. Hasil perhitungan kemudian dicocokkan dengan buku persediaan bulanan. Jika terdapat selisih
