secara  lisan  menggunakan  telepon  maupun  saat  bertemu  langsung dengan pemasok.
5. Catatan Akuntansi yang Digunakan
a. Kartu stok
Kartu ini digunakan oleh staf
trading
untuk mencatat perubahan kuantitas persediaan karena pembelian, penjualan, retur pembelian
serta  retur  penjualan.  Isi  kartu  stok  selalu  diperbarui  setiap persediaan barang dagangan bertambah dan berkurang.
b. Buku persediaanstok bulanan
Buku ini mencatat persediaan awal, total persediaan yang masuk, total  persediaan  keluar  dan  persediaan  akhir  bulan.  Pencatatan
dalam  buku  persediaan  bulanan  didasarkan  pada  faktur  penjualan dan pembelian.
c. Buku kas masuk
Buku  ini  digunakan  oleh  staf
trading
untuk  mencatat  jumlah  kas yang masuk setiap harinya.
d. Nota pengiriman
Nota  pengiriman  merupakan  bukti  pengiriman  yang  diterima  dari jasa  pengiriman  saat  fungsi
trading
mengirimkan  barang  ke pelanggan.
e. Buku pesanan
Buku  ini  digunakan  oleh  staf
trading
untuk  mencatat  seluruh pesanan pelanggan, setelah menerima catatan pesanan barang.
f. Buku barang masuk dan keluar
Buku  ini  digunakan  oleh  staf
trading
untuk  mencatat  keluar masuknya  persediaan.  Untuk  meminimalkan  terjadinya  kesalahan
pencatatan jumlah persediaan. g.
Buku Piutang Buku  ini  digunakan  oleh  staf  administrasi  keuangan  untuk
mencatat  piutang  yang  dimiliki  oleh  fungsi
trading,
siapa  saja pelanggan  yang memiliki hutang dan mengetahui jatuh temponya,
sehingga fungsi
trading
bisa melakukan penagihan yang prosesnya juga dibantu oleh staf
marketing
. h.
Buku hutang Buku  ini  digunakan  oleh  staf  administrasi  keuangan  untuk
mencatat hutang yang masih ditanggung oleh fungsi
trading
. Buku hutang  membantu  staf
trading
mengetahui  jumlah  hutang  yang ditanggung fungsi
trading
, hutang kepada pemasok mana saja dan kapan jatuh tempo hutang. Biasanya jatuh tempo hutang antara dua
sampai satu bulan.
6. Prosedur  yang  Membentuk  Sistem  Akuntansi  Persediaan  Barang
Dagangan
Jaringan  prosedur  yang  membentuk  sistem  akuntansi  persediaan barang  dagangan  yang  dilaksanakan  dalam  PT.  GRHA  PRIMA
DENTA antara lain sebagai berikut: