Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan

ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi. e. Laporan Hasil proses akhir akuntansi adalah laporan keuangan yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan dan lainnya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan dapat berupa tampilan pada layar monitor komputer.

3. Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi 1993: 19-20, tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Sistem Akuntansi dibutuhkan tidak hanya bagi perusahaan yang baru saja didirikan tapi juga perusahaan lama yang mendirikan usaha baru. Perusahaan baru biasanya memerlukan sistem akuntansi lengkap sedangkan perusahaan lama yang membuka usaha baru tidak memerlukan Sistem Akuntansi secara lengkap karena sudah didukung oleh usaha lama yang sudah dijalankan. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. Terkadang sistem akuntansi yang berlaku tidak memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Oleh karena itu Sistem Akuntansi dituntut untuk dikembangkan agar dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. Yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Sistem Akuntansi dapat juga ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Sistem akuntansi terkadang dibuat dan dikembangkan untuk menghemat biaya. Untuk memperoleh informasi diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan antara besar pengorbanan dengan manfaatnya. Jika pengorbanan lebih besar dari manfaat, sistem perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan tersebut.

D. Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan

1. Deskripsi Persediaan Barang Dagangan

Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. Menurut Hastoni 2004: 14 persediaan barang dagangan tersebut dikonversikan ke dalam siklus operasi perusahaan dan dianggap sebagai aktiva lancar. Hastoni juga menyatakan bahwa persediaan barang dagangan memiliki pengaruh langsung terhadap profitabilitas kegiatan perusahaan.

2. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan, antara lain: Mulyadi, 2001: 569-580 a. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggungjawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan dan menyiapkan barang yang dipesan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Selain itu fungsi ini juga bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian persediaan. b. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggungjawab untuk melakukan penerimaan barang dari pemasok sekaligus melaksanakan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima untuk menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Selain itu juga bertanggungjawab atas penerimaan barang dari fungsi pembelian. c. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok maupun mengirimkan barang kepada pelanggan. Fungsi ini menjamin tidak ada barang yang keluar tanpa otorisasi dari yang berwenang. d. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. e. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggungjawab melayani kebutuhan barang pelanggan, yang memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan. f. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk membuat catatan setiap jenis bahan baku yang disimpan di gudang dan operasi lain di perusahaan. g. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan Panitia penghitungan fisik persediaan bertanggungjawab melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasilnya ke Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Tiap bagian mendapat tugas yang jelas mengenai jenis persediaan yang menjadi tanggungjawabnya, saat melakukan penghitungan, harus dilakukan perhitungan kedua oleh orang lain pemeriksa intern secara independen.

3. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

4. Dokumen Formulir yang Digunakan

a. Laporan Penerimaan Barang Laporan penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas produk jadi yang diterima dari konsumen maupun hasil pembelian ke dalam kartu gudang. b. Memo Kredit Diterima dari Bagian Order Penjualan dan digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli ke dalam kartu persediaan. c. Bukti Kas Keluar Dilampiri dengan laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok lalu dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan. d. Laporan pengiriman Barang Digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang. e. Memo Debit Memo ini diterima dari Bagian Pembelian, digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan. f. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Bukti ini dipakai oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam jurnal umum. g. Bukti Pengembalian Barang Gudang Dokumen ini digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Dokumen ini juga dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya dan mencatat pengembalian barang gudang ke dalam jurnal umum. h. Kartu Perhitungan Fisik Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung counter dan pengecek checker . Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagiannya dapat dipisah dengan cara menyobeknya saat penghitungan fisik dilaksanakan. Bagian ketiga kartu penghitungan fisik disediakan untuk merekam data hasil penghitungan oleh penghitung pertama. Bagian kedua digunakan untuk merekam hasil penghitungan yang dilakukan oleh penghitung kedua pengecek. Bagian pertama digunakan untuk memberi tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkannya pada tempat penyimpanan yang bersangkutan. Setelah data yang direkam dalam bagian kedua dicocokkan dengan bagian ketiga, data bagian kedua dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik. i. Daftar Hasil Penghitungan Fisik Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian kedua kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari bagian kedua kartu penghitungan fisik adalah: nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas dan satuan. Daftar hasil penghitungan fisik yang telah selesai diproses kemudian ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Penghitungan Fisik dan diotorisasi oleh Direktur Utama. Daftar ini digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggungjawaban dari Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalaan penyelenggaraan catatan akuntansi persediaan. j. Laporan Produk Selesai Digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi dalam kartu gudang. k. Bukti Memorial Digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum. l. Surat Order Pengiriman Surat order pengiriman diterima oleh bagian gudang dari bagian order penjualan. Setelah bagian gudang mengisi surat order pengiriman tersebut dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan kepada bagian pengiriman, atas dasar surat order pengiriman tersebut, bagian gudang mencatat kuantitas yang diserahkan ke bagian pengiriman dalam kartu gudang. m. Faktur Penjualan Tembusan faktur ini digunakan untuk dijadikan dasar mencatat harga pokok produk yang dijual oleh Bagian Kartu Persediaan. Berikut adalah gambar-gambar dokumen yang digunakan: Gambar 1. Surat Permintaan Pembelian Sumber: Mulyadi 1993: 306 Gambar 2. Surat Order Pembelian yang Dikirim ke Bagian Penerimaan Sumber: Mulyadi 1993: 90 Gambar 3. Laporan Penerimaan Barang Sumber: Mulyadi 1993: 236 Gambar 4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Sumber: Mulyadi 1993: 421 Gambar 5. Bukti Pengembalian Barang Gudang Sumber: Mulyadi 1993: 422 Gambar 6. Kartu Penghitungan Fisik Sumber: Mulyadi 1993: 579 Gambar 7. Daftar Hasil Penghitungan Fisik Sumber: Mulyadi 1993: 580 Gambar 8. Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi 1993: 311 Gambar 9. Laporan Pengiriman Barang Sumber: Mulyadi 1989: 333 Gambar 10. Surat Order Pengiriman Sumber: Mulyadi 1989: 218 Gambar 11. Faktur Penjualan Sumber: Mulyadi 1989: 220

5. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem akuntansi persediaan barang dagangan antara lain: a. Kartu Gudang Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Catatan ini berisi data kuantitas barang yang disimpan di gudang beserta mutasinya. b. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Kartu persediaan berisi informasi mengenai kuantitas maupun harga pokok persediaan. Kartu persediaan juga digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis persediaan. c. Jurnal Umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat adjustment rekening persediaan. Jurnal ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan, pembelian dan pengeluaran kas dan transaksi lainnya. Berikut adalah gambar-gambar catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan barang dagangan: Gambar 12. Kartu Persediaan Sumber: Mulyadi 1993: 142 Gambar 13. Kartu Gudang Sumber: Mulyadi 1993: 211

6. Prosedur yang Membentuk Sistem

Sistem dan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan barang dagangan adalah sebagai berikut: a. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini, dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan ke dalam rekening Persediaan Produk Jadi dan dikreditkan ke dalam rekening Barang Dalam Proses. Dokumen sumber yang digunakan adalah laporan produk selesai dan bukti memorial. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu gudang, kartu persediaan dan jurnal umum. b. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dijual. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan. Dokumen sumber yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan produk jadi adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur ini adalah kartu gudang, kartu persediaan, jurnal umum. c. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli. Prosedur ini mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan menambah kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan produk jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur penjualan. Dokumen yang digunakan adalah laporan penerimaan barang dan memo kredit. Catatan akuntansi yang digunakan antara lain, kartu gudang, kartu persediaan dan jurnal umum. d. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan produk dalam proses. Umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan. Dokumen yang digunakan adalah bukti memorial. e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli. Dokumen sumber yang digunakan adalah laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar. f. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke pemasok. Prosedur ini mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan mengurangi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan adalah laporan pengiriman barang dan memo debit. g. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan non produksi. Dokumen yang digunakan adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. h. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang. Prosedur ini mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. Dokumen yang digunakan adalah bukti pengembalian barang gudang. i. Prosedur penghitungan fisik persediaan. Prosedur ini dilaksanakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang. Dokumen yang digunakan adalah kartu penghitungan fisik, daftar hasil penghitungan fisik dan bukti memorial. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu persediaan, kartu gudang dan jurnal umum.

7. Unsur-unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern dalam sistem penghitungan fisik persediaan digolongkan kedalam tiga kelompok a. Organisasi 1 Penghitungan Fisik Persediaan Harus Dilakukan oleh Panitia yang Terdiri dari Fungsi Pemegang Kartu Penghitungan Fisik, Fungsi Penghitung dan Fungsi Pengecek. Hal ini dilakukan untuk menjamin ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan dari kegiatan penghitungan fisik persediaan. Fungsi-fungsi ini dilaksanakan agar setiap barang dihitung lebih dari satu kali secara independen, hasil penghitungan kemudian dicek ketelitiannya oleh pengecek. 2 Panitia harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan. Agar data yang dihasilkan dari penghitungan fisik persediaan dijamin ketelitian dan keandalannya, maka panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut harus bukan karyawan dari kedua fungsi yang dimintai pertanggungjawaban. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1 Daftar Hasil Penghitungan Fisik Persediaan Ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan. Daftar ini berisi informasi mengenai hasil penghitungan fisik persediaan. Oleh karena itu daftar hasil penghitungan fisik merupakan dokumen penting untuk memperbaharui catatan akuntansi dan diberikan tandatangan oleh pihak yang bertanggungjawab untuk memastikan bahwa informasi yang ada di dalam daftar ini memang benar. 2 Pencatatan Hasil Penghitungan Fisik Persediaan Didasarkan atas Kartu Penghitungan Fisik yang Telah Diteliti Kebenarannya oleh Pemegang Kartu Penghitungan Fisik. Pencatatan ke dalam daftar hasil penghitungan fisik harus didasarkan atas dokumen sumber yang telah diteliti kebenarannya. Hal ini dimaksudkan agar setiap dokumen sumber dibuat atas dasar data yang dijamin ketelitiannya. 3 Harga Satuan yang Dicantumkan dalam Daftar Hasil Penghitungan Fisik Berasal dari Kartu Persediaan yang Bersangkutan. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik diambilkan dari kartu persediaan yang bersangkutan dalam prosedur penetapan harga. 4 Adjustment terhadap Kartu Persediaan Didasarkan pada Informasi Tiap Jenis Persediaan yang Tercantum dalam Daftar Penghitungan Fisik. Setelah kuantitas tiap jenis persediaan yang dihitung dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik, kemudian ditentukan harga pokok per unitnya dan jumlah harga pokok tiap jenis persediaan, untuk dasar adjustment data yang dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan. c. Praktik yang Sehat 1 Kartu Penghitungan Fisik Bernomor Urut Tercetak dan Penggunaannya Dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Pemegang Kartu Penghitungan Fisik. Untuk menghindari tidak dicatatnya hasil penghitungan fisik persediaan, dokumen yang dipakai sebagai alat untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan, dokumen yang dipakai sebagai alat untuk merekam hasil penghitungan fisik harus bernomor urut tercetak dan pemakaian nomor urut tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh pemegang kartu penghitungan fisik. 2 Penghitungan Fisik Setiap Jenis Persediaan Dilakukan Dua Kali Secara Independen, Pertama Kali oleh Penghitung dan Kedua Kali Oleh Pengecek. Penghitungan tiap persediaan harus dilakukan dua kali untuk menjamin ketelitian penghitungan fisik persediaan. Penghitungan pertama dilakukan oleh penghitung dan hasilnya direkam dalam kartu penghitungan fisik bagian ketiga. Hasil penghitungan fisik ini kemudian dicek kebenarannya oleh pengecek dengan cara melakukan penghitungan kedua secara independen. Hasil penghitungan kedua ini direkam dalam kartu penghitungan fisik bagian kedua. 3 Kuantitas dan Data Persediaan Lain yang Tercantum dalam Bagian Ketiga dan Bagian Kedua Kartu Penghitungan Fisik dicocokkan oleh Pemegang Kartu Penghitungan Fisik Sebelum Data yang Tercantum dalam Bagian Kedua Kartu Penghitungan Fisik Dicatat dalam Daftar Hasil Penghitungan Fisik. Kartu penghitungan fisik bagian kedua harus dicocokkan dengan kartu penghitungan fisik bagian ketiga oleh pihak yang bebas dari kegiatan penghitungan fisik. Untuk membuktikan ketelitian data yang direkam dalam kartu tersebut. 4 Peralatan dan Metode yang Digunakan untuk Mengukur dan Menghitung Kuantitas Persediaan Harus Dijamin Ketelitiannya. Ada persediaan yang memerlukan alat tertentu dan metode tertentu untuk menghitung kuantitasnya. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya agar hasil penghitungan fisik persediaan teliti dan handal.

8. Bagan Alir Dokumen

flowchart Bagan alir dokumen adalah gambaran proses kegiatan dalam suatu organisasi secara manual. Bagan alir dokumen digunakan dalam merancang dan mendokumentasikan proses. Bagan alir dokumen dapat membantu perancang dalam memvisualisasikan apa yang terjadi dalam proses kegiatan operasi perusahaan dan membantu pemakai memahami proses tersebut. Penggambaran bagan alir harus menggunakan cara dan ketentuan sistem akuntansi, sehingga mempermudah gambaran dan menyelaraskan pemahaman pengguna bagan alir. Sistem akuntansi dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Dalam bagan alir dokumen terdapat banyak simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen dalam sistem tertentu. Dalam bagan alir dokumen, arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Arah perjalanan dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol penghubung pada halaman yang sama on page connector atau nomor dalam simbol pada halaman yang berbeda off page connector . Penggunaan bagan alir dokumen lebih bermanfaat dibandingkan dengan penjelasan secara tertulis dalam menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut: a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir. b. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir. c. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang- bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dalam bagan alir. d. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir. Berikut ini simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing: Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen Dokumen: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Dokumen dan tembusannya: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas. Berbagai dokumen: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Catatan: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. 2 Faktur 1 Surat muat 2 SOP 1 Faktur 3 penjualan Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen lanjutan Kegiatan manual: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual. Uraian singkat kegiatan manual organisasi dicantumkan dalam simbol ini. Penghubung pada halaman yang sama: Simbol ini adalah simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi di halaman tertentu dan kembali berjalan ke lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alir. Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut. Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut. 1 1 Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen lanjutan Keterangan, komentar: Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Penghubung pada halaman yang berbeda: Simbol ini digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan yang lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain. Arsip sementara: Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen dan dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol sebagai berikut: A = menurut abjad. N = menurut nomor urut. T = kronologis, menurut tanggal Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen lanjutan Keying typing, verifying : Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on line terminal. Arsip permanen: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. On line computer access : Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on line. Nama program ditulis di dalam simbol. Pita magnetik: Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis di dalam simbol. On line storage : Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on line di dalam memori komputer Ke sistem penjualan Keluar ke sistem lain: Simbol yang menggambarkan kegiatan yang ke luar sistem. Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen lanjutan Ya tidak Keputusan: Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat, ditulis di dalam simbol ini. Garis alir: Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah digambarkan hanya jika dokumen mengalir ke atas atau ke kiri. Persimpangan garis alir: Untuk garis yang bersimpangan, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut. Pertemuan garis alir: Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya. Mulai berakhir: Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Dari pemasok Masuk ke sistem: Kegiatan luar sistem yang masuk ke dalam sistem, yang digambarkan dalam bagan alir. Sumber: Mulyadi 1993: 60-63 Gambar 14. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli Sumber: Mulyadi 1993: 572 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli Bagian Penerimaan Mulai Dari Bag. Pembelian SOP 3 Dari pemasok SP Menerima barang dari pemasok, disertai surat pengantar Memeriksa barang yang diterima Membuat laporan penerimaan barang SP SOP 3 3 2 LPB 1 N 1 Dikirim ke Bagian Gudang bersamaan dengan barang 2 Bagian Utang 1 Dari Bag. Pembelian Dari pemasok via Bagian Pembelian Faktur LPB 1 SOP 4 Membandingkan faktur dari pemasok dg SOP LPB Membuat bukti kas keluar Faktur LPB 1 SOP 4 3 2 Bukti Kas 1 Keluar Register Bukti Kas Keluar T 3 Arsip bukti kas keluar belum dibayar Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang SP : Surat Pengantar SOP : Surat Order Pembelian Gambar 14. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli Lanjutan Sumber: Mulyadi 1993: 572 Bagian Kartu Persediaan 3 Bukti Kas 2 Keluar Kartu Persediaan N Selesai Bagian Gudang 2 LPB 2 Kartu Gudang N Gambar 15. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok Sumber: Mulyadi 1993: 574-575 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok Bagian Gudang Mulai Diterima dari Bagian Pembelian 4 Memo Debit 3 Menyerahkan barang kpd. Bagian Pengiriman 4 Memo Debit 3 Kartu Gudang 1 Bagian Pengiriman 1 4 Memo Debit 3 Mengirimkan barang kpd. pemasok Membuat laporan pengiriman barang 4 Memo Debit 3 2 LPB 1 Dikirim ke pemasok sbg. Packing Slip N 2 Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang Gambar 15. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok Lanjutan Sumber: Mulyadi 1993: 574-575 2 Bagian Utang Diterima dari Bagian Pembelian 2 Memo Debit 1 LPB 1 Membandingkan jenis dan kuantitas barang LPB 1 2 Memo Debit 1 Dikirim ke pemasok 3 5 LPB 1 Memo Debit 2 T Arsip bukti kas keluar yang belum dibayar Selesai Gambar 15. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok Lanjutan Sumber: Mulyadi 1993: 574-575 Bagian Kartu Persediaan 3 LPB 1 Memo Debit 2 Mengisi harga pokok satuan harga pokok total pada memo debit LPB 1 Memo Debit 2 Kartu Persediaan 4 Bagian Jurnal 4 LPB 1 Memo Debit 2 5 Jurnal retur penjualan Gambar 16. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Diterima Kembali dari Pembeli Sumber: Mulyadi 1993: 568 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Diterima Kembali dari Pembeli Bagian Gudang Mulai Diterima dari Bagian Penerimaan LPB 2 Kartu Gudang N Bagian Kartu Persediaan Dari Bagian Penerimaan via Bagian Piutang LPB 1 Memo 2 Kredit Mengisi harga pokok barang pada memo kredit LPB 1 Memo 2 Kredit Kartu Persediaan 1 Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang Gambar 16. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk yang Diterima Kembali dari Pembeli Lanjutan Sumber: Mulyadi 1993: 568 Bagian Jurnal 1 LPB 1 Memo 2 Kredit N Jurnal Retur Penjualan Selesai Gambar 17. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Sumber: Mulyadi 1993: 587-588 Pemegang Kartu Penghitungan Fisik Mulai Membagikan KPF kepada penghitung KPF 4 KPF bagian 1 KPF bagian 2 Membandingkan KPF bagian 1 KPF bagian 2 Cocok Ya Mencatat KPF bagian 2 ke dalam DHPF Menghitung kembali Prosedur kompilasi 5 Keterangan: KPF : Kartu Penghitungan Fisik DHPF : Daftar Hasil Penghitungan Fisik 2 1 SISTEM PENGHITUNGAN FISIK PERSEDIAAN KPF 2 DHPF 1 Tidak Gambar 17. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Lanjutan Sumber: Mulyadi 1993: 587-588 Penghitung Counter KPF Melakukan penghitungan fisik persediaan Mengisi KPF bagian 3 dan menyobek KPF bagian 3 tsb KPF bagian 3 KPF bagian 2 KPF bagian 1 N N Digantung pada tempat penyimpanan barang bersama dengan KPF bagian 3 Digantungkan pada tempat penyimpanan barang sebagai tanda bahwa persediaan yang bersangkutan telah dihitung Pengecek Checker 3 KPF bagian 2 KPF bagian 1 Melakukan penghitungan fisik persediaan kedua Mengisi data hasil penghitungan pd. kartu penghitungan fisik bag. ke 2 KPF bagian 2 KPF bagian 1 4 Digantungkan pd. tempat penyimpanan brg. gudang sebagai tanda barang telah dihitung Diterima dari bagian produksi 2 1 Gambar 17. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Lanjutan Sumber: Mulyadi 1993: 587-588 Bagian Kartu Persediaan 5 2 DHPF 1 Mengisi harga pokok per unit menghitung harga pokok total Meminta otorisasi atas DHPF Membuat bukti memorial 2 DHPF 1 Bukti memorial 6 Prosedur adjustment Kartu Persediaan T Prosedur penentuan harga pokok pricing procedure Bagian Jurnal 6 Bukti memorial Jurnal umum N 7 Gambar 17. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Lanjutan Sumber: Mulyadi 1993: 587-588 Bagian Gudang 7 DHPF 2 Kartu Gudang T Selesai

E. Penghitungan Fisik Persediaan

Penghitungan fisik persediaan meliputi pekerjaan menghitung, menimbang, atau mengukur tiap-tiap jenis barang yang berada dalam persediaan. Penghitungan persediaan seringkali dilakukan saat perusahaan sedang tidak beroperasi, atau tidak begitu sibuk, terkadang perusahaan juga harus ditutup untuk sementara agar penghitungan persediaan dapat berjalan dengan lebih efektif. Untuk mengurangi terjadinya kesalahan, perusahaan dapat menerapkan prosedur-prosedur berikut: a. Penghitungan harus dilakukan oleh orang-orang yang tidak ditugasi menyimpan barang pembagian tugas. b. Tiap bagian mendapat tugas yang jelas mengenai jenis persediaan yang menjadi tanggungjawabnya penetapan tanggungjawab. c. Harus dilakukan perhitungan kedua oleh orang lain pemeriksaan secara independen. d. Harus digunakan kartu persediaan yang bernomor urut tercetak, dan kartu tersebut diawasi pemakaiannya prosedur dokumentansi. e. Harus ditunjuk pengawas yang bertugas untuk menentukan pada akhir penghitungan bahwa semua jenis persediaan diberi kartu yang tidak ada satu jenis persediaan pun yang diberi lebih dari satu kartu pemeriksaan secara independen. Penghitungan kuantitas persediaan dapat dihitung secara perpetual dan fisik, masing-masing sistem penghitungan ini memiliki tujuan yang berbeda dimana sistem perpetual dilakukan untuk mengecek keakuratan catatan persediaan dan menghitung jumlah rugi terkait persediaan pemborosan bahan baku, pencurian oleh konsumen atau oleh karyawan yang selalu ada kemungkinan dapat terjadi. Sedangkan jika perusahaan memilih penghitungan secara fisik, perusahaan menggunakan sistem penghitungan ini untuk menghitung jumlah persediaan yang tersisa dan menghitung kos barang terjual selama satu periode. Kepemilikan barang merupakan salah satu hal penting ketika akan melakukan penghitungan persediaan. Jangan sampai perusahaan salah mengakui hak milik karena akan dapat menimbulkan kesalahan saat menentukan jumlah total persediaan yang dimiliki perusahaan. Hak milik ditentukan oleh syarat penjualan yang disepakati oleh pihak penjual dan pembeli, pembeli baru boleh mengakui persediaan jika sudah memiliki hak secara hukum atas barang. Terdapat dua syarat penjualan, yaitu: a. FOB Free On Board Shipping point Jika menggunakan syarat ini, maka kepemilikan barang akan beralih ke pembeli ketika jasa pengangkut barang sudah menerima barang tersebut dari penjual. b. FOB Destination Jika menggunakan syarat ini, maka kepemilikan barang akan tetap berada di pihak penjual hingga barang tersebut sampai ke pembeli, atau dengan kata lain, pembeli berhak mengakui barang jika barang tersebut sudah sampai padanya. Perusahaan juga kadang-kadang menjualkan barang pihak lain yang menitipkan barang pada perusahaan. Barang titipan ini lebih dikenal dengan nama barang konsinyasi. Perusahaan berhak mendapat komisi atas penjualan barang tapi tanpa memiliki barang tersebut.

F. Metoda Harga Perolehan

1. First-in, First-out FIFO

Metoda FIFO menganggap bahwa barang yang lebih dahulu dibeli akan dijual lebih dahulu. Harga perolehan barang yang lebih dulu dibeli dianggap akan menjadi harga pokok penjualan lebih dulu juga.

2. Rata-rata

Metoda rata-rata didasarkan pada harga perolehan rata-rata tertimbang, harga perolehan HP rata-rata tertimbang ini dihitung dengan rumus: Total HP : jumlah unit tersedia = rata-rata tertimbang per unit.

G. Review Penelitian

Penelitian sebelumnya dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan, Studi Kasus pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara, Kalasan” yang dilakukan oleh Alberta Pungky Febriana, NIM: 052114038 memiliki rumusan masalah sebagai berikut: Apakah sistem akuntasi persediaan yang telah dilaksanakan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara sesuai dengan teori? Hasil penelitian yang diperoleh yaitu: Sistem akuntansi persediaan yang dijalankan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara belum sesuai teori. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya ketidaksesuaian antara teori dan praktek yang dijalankan, seperti dalam hal pemisahan tanggung jawab fungsional yang masih perlu ditingkatkan dengan mengacu pada prinsip pemisahan fungsi operasi, penyimpanan aktiva dan pencatatan. Dalam Instalasi Farmasi juga terdapat kekurangan beberapa dokumen dan catatan akuntansi, pelaksanaan perhitungan persediaan yang kurang sesuai dan pemberian nomor urut tercetak pada formulir yang digunakan. Penel itian sebelumnya dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan, Studi Kasus pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara, Kalasan” ini juga membahas mengenai sistem akuntansi persediaan dan membandingkan apakah sistem akuntansi persediaan tersebut sudah sesuai dengan teori ataukah belum. Penelitian ini memiliki rumusan masalah penelitian yang sama dengan penelitian yang saya lakukan. Penelitian sebelumnya lainnya dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku, Studi Kasus pada PT. Aseli Dagadu Djokdja” yang dikerjakan oleh Lucia Anna Novitasari, NIM: 012114023 memiliki rumusan masalah sebagai berikut: Apakah sistem akuntansi persediaan bahan baku pada PT. Aseli Dagadu Djokdja telah sesuai dengan teori? Hasil penelitian yang diperoleh yaitu: Sistem akuntansi persediaan bahan baku yang dijalankan oleh Aseli Dagadu Djokdja tidak semuanya sesuai dengan teori. Unsur-unsur yang telah sesuai dengan teori adalah unsur-unsur yang terdapat pada sistem akuntansi persediaan bahan baku, antara lain: 1. Dokumen-dokumen yang digunakan. 2. Fungsi-fungsi dalam unit organisasi yang terkait. 3. Catatan akuntansi yang digunakan. 4. Prosedur yang dijalankan. Sedangkan unsur-unsur yang belum sesuai teori adalah unsur-unsur yang berkaitan dengan pengendalian intern bagi sistem akuntansi persediaan bahan baku, antara lain: 1. Fungsi penerimaan dirangkap dengan fungsi pembelian. 2. Bagian gudang bahan baku melakukan permintaan secara lisan. 3. Dokumen yang digunakan bernomor urut tidak tercetak. 4. Bukti kas keluar tidak dicap “lunas”. Penelitian terdahulu yang berjudul “Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku, Studi Kasus pada PT. Aseli Dagadu Djokdja” juga membandingkan praktek dengan teori yang ada. Praktek yang sudah sesuai dengan teori juga ikut dipaparkan, tidak hanya yang tidak sesuai dengan teori saja. Penelitian terdahulu ini juga membandingkan unsur-unsur sistem akuntansi yang ada di teori dengan praktek yang dijalankan di perusahaan. 63

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan yaitu studi kasus dan deskriptif analitis. 1. Studi kasus, merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti. Subyek yang diteliti merupakan suatu badan yang dibentuk oleh kumpulan dokter gigi. 2. Deskriptif analitis merupakan penyajian konsep teoritis yang akan digunakan untuk menilai obyek yang diteliti, lalu menganalisis hasil penelitian dengan mengacu pada konsep teoritis untuk diambil suatu kesimpulan.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat penelitian : PT. GRHA PRIMA DENTA 2. Waktu penelitian : Maret – April 2013

C. Subyek dan Obyek Penelitian

1. Subyek Penelitian: a. Bagian Gudang b. Bagian Pembelian c. Bagian Penjualan d. Bagian Akuntansi