membentuk panitia penghitungan fisik persediaan yang benar, karena karyawan bagian gudang dan karyawan bagian akuntansi masih ikut
dalam proses stock opname. Dengan demikian disimpulkan bahwa struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas
yang di terapkan RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta belum sepenuhnya baik, karena baru dua dari lima pernyataan struktur
organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas sesuai dengan teori.
2. Deskripsi Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang.
Dalam prosedur sistem pengendalian intern pengadaan dan pemakaian obat dan alat kesehatan di RS Panti Rini tidak
menggunakan surat permintaan pembelian, karena pengadaan dan pemakaian obat dan alat kesehatan tergolong dalam pengadaan
rutin dan harus dipenuhi untuk mendukung berlangsungnya kegiatan yang ada di rumah sakit.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
Dalam prosedur pembelian obat dan alat kesehatan, fungsi gudang mengecek ketersediaan obat dan alat kesehatan yang ada di
gudang perbekalan farmasi. Apabila obat dan alat kesehatan tinggal beberapa bagian gudang membuat order pembelian untuk
kemudian dimintakan otorisasi kepada kepala apoteker sebagai fungsi pembelian.
c. Bukti Penerimaan Barang Gudang Perbekalan Farmasi diotorisasi
oleh fungsi penerimaan barang. Pada saat barang diterima dari supplier bagian gudang memeriksa
obat dan alat kesehatan yang datang apakah tidak kadaluarsa, tidak cacat, sesuai dengan order pembelian. Setelah melakukan
pemeriksaan bagian gudang membuat bukti penerimaan barang gudang perbekalan farmasi. Bagian gudang juga merangkap tugas
sebagai fungsi penerimaan barang. d.
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi . Bukti kas keluar dibuat oleh bagian keuangan untuk kemudian
ditandatangani bagian akuntansi sebagai fungsi akuntansi. Bukti kas keluar merupakan bukti pembayaran atas utang yang timbul
dari transaksi pembelian baik secara tunai maupun secara kredit. e.
Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat OP, bukti penerimaan barang gudang
perbekalan farmasi, dan faktur dari pemasok. Pengakuan utang yang tercatat dalam bukti kas keluar dibuat atas
terjadinnya transaksi pembelian yang dilihat dari order pembelian, bukti penerimaan barang gudang perbekalan farmasi, dan faktur
dari pemasok yang digunakan sebagai dokumen pendukung.
f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi sudah dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut.
g. Daftar hasil perhitungan fisik persediaan ditandatangani oleh
Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan. Ketua
panitia penghitungan
fisik menandatangani
hasil perhitungan fisik persediaan sebagai wujud pertanggungjawaban
kepada direktur. h.
Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu perhitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh
pemegang kartu penghitungan fisik. i.
Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan.
Selanjutnya akan dibahas perbandingan atas uraian sistem otorisasi dan prosedur pencatatan atas sistem pengendalian intern
pada sistem pengadaan dan pemakaian obat dan alat kesehatan di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta:
Tabel 5.6. Rangkuman Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan atas Pengadaan dan Pemakaian Obat dan Alat Kesehatan antara
Teori dan Praktik.
No. Pernyataan
Praktik Keterangan
Ada Tidak
Ada
1. Surat
permintaan pembelian
diotorisasi oleh fungsi
gudang √
RS Panti Rini tidak menggunakan dokumen
permintaan pembelian untuk pembelian obat
dan alat kesehatan yang termasuk dalam
pembelian rutin RS Panti Rini
2. Surat order
pembelian diotorisasi
oleh fungsi pembelian
√ Sesuai Teori
3. Laporan
penerimaan barang
diotorisasi oleh fungsi
penerimaan barang
√ Laporan
penerimaan barang di RS Panti Rini
diganti dengan
bukti penerimaan
gudang perbekalan farmasi yang
mempunyai fungsi yang sama
4. Bukti kas
keluar diotorisasi
oleh fungsi akuntansi
√ Sesuai Teori
5. Pencatatan
terjadinya utang
didasarkan pada bukti
kas keluar yang
didukung dengan surat
OP, laporan penerimaan
barang, dan faktur dari
pemasok
√ Sesuai Teori
Tabel 5.6. Lanjutan No.
Pernyataan Praktik
Keterangan Ada
Tidak Ada
6. Pencatatan ke
dalam catatan akuntansi
harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi
wewenang untuk itu
√ Sesuai Teori
7. Daftar hasil
perhitungan fisik
persediaan ditandatangani
oleh Ketua Panitia
Penghitungan Fisik
Persediaan
√ Sesuai Teori
8. Pencatatan
hasil penghitungan
fisik persediaan
didasarkan atas kartu
perhitungan fisik yang telah
diteliti kebenarannya
oleh pemegang kartu
penghitungan fisik.
√ Sesuai Teori
Tabel 5.6. Lanjutan No.
Pernyataan Praktik
Keterangan Ada
Tidak Ada
9. Harga satuan
yang dicantumkan
dalam daftar hasil
penghitungan fisik berasal
dari kartu persediaan
yang bersangkutan
√ Sesuai Teori
Sumber : Data Diolah Berdasarkan dari hasil wawancara yang dilakukan, dapat
diketahui bahwa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam dalam sistem pengendalian intern pada sistem pengadaan dan
pemakaian obat dan alat kesehatan di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta sesuai dengan kajian teori yang baik. Dapat dilihat pada
tabel rangkuman bahwa dari sembilan pernyataan, delapan diantaranya dipraktikkan di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta. Satu
pernyataan yang tidak dilakukan yaitu surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, karena proses ini tidak dilakukan untuk
prosedur pembelian rutin yang dilakukan di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta. Dengan demikian, disimpulkan bahwa sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan yang ada di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta belum cukup baik, karena terdapat sistem otorisasi yang
tidak dilakukan di praktik.
3. Deskripsi Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan
