B. Deskripsi Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Pengadaan dan
Pemakaian Obat dan Alat Kesehatan di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta
Berdasarkan dari wawancara yang dilakukan dengan bagian Gudang,
bagian Akuntansi, kepala apoteker dan bagian Farmasi Rawat Inap di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta guna memperoleh data penelitian
mengenai sistem pengendalian intern pengadaan dan pemakaian obat dan alat kesehatan, diperoleh hasil sebagai berikut :
1. Deskripsi Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung
Jawab Secara Tegas
Berdasarkan pada keadaan yang terjadi pada RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta serta kebijakan yang telah dibuat oleh direktur
rumah sakit, maka petugas yang melakukan proses pembelian, penyimpanan, dan pendistribusian serta pencatatan terdiri dari empat
petugas, yaitu Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian Akuntansi, dan Bagian Keuangan. Pembagian tanggung jawab fungsional pada
rumah sakit didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a.
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan Fungsi pembelian dan fungsi penerimaan di RS Panti Rini Kalasan
Yogyakarta masih dirangkap tugas oleh fungsi gudang. b.
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi Fungsi pembelian dilaksanakan oleh staf gudang, fungsi akuntansi
dilaksanakan oleh staf akuntansi. Perusahaan memisahkan fungsi
pembelian dan fungsi akuntansi bertujuan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data
akuntansi. Fungsi pembelian merekap dokumen order pembelian, bukti penerimaan barang gudang perbekalan farmasi disertai bukti
berupa faktur penjualan yang setiap bulannya diserahkan ke bagian akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan
barang. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan barang di RS Panti
Rini Kalasan Yogyakarta masih dirangkap tugas oleh staf gudang. Staf gudang bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan
yang diterima oleh pemasok dan mengelola penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang di RS Panti Rini Kalasan
Yogyakarta. d.
Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitung fisik, fungsi
penghitung, dan fungsi pengecek. Fungsi pemegang kartu penghitung fisik bertugas untuk
menyimpan dan mendistribusikan kartu penghitungan fisik kepada para penghitung dan kemudian melakukan pembandingan hasil
penghitungan fisik persediaan yang telah dilaksanakan oleh fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Penghitung bertugas melakukan
penghitungan pertama terhadap persediaan obat dan alat
kesehatan, dan mencatat hasil penghitungan tersebut ke dalam selembar kertas hvs yang diberikan untuk kemudian diberikan
kepada fungsi pengecek. Fungsi pengecek bertugas menginput data ke komputer untuk dibandingkan dengan data yang ada di
komputer. e.
Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi.
Dalam pelaksanaan stock opname di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta fungsi gudang dan fungsi akuntansi ikut membantu
dalam pelaksanaan stock opname, karena keterbatasan SDM yang ada.
Selanjutnya akan dibahas perbandingan atas uraian struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas atas
sistem pengadaan dan pemakaian obat dan alat kesehatan di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta:
Tabel 5.5. Rangkuman Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas atas Sistem Pengadaan dan
Pemakaian Obat dan Alat Kesehatan antara Teori dan Praktik.
No .
Pernyataan Praktik
Keterangan Ada
Tidak Ada
1. Fungsi pembelian
harus terpisah dari fungsi
penerimaan √
Masih terjadi
rangkap jabatan
yang dilakukan
bagian gudang 2.
Fungsi pembelian harus terpisah
dari fungsi akuntansi
√ Sesuai Teori
Tabel 5.5. Lanjutan No.
Teori Praktik
Keterangan Ada
Tidak Ada
3. Fungsi
penerimaan harus terpisah
dari fungsi penyimpanan
barang √
Masih ada rangkap tugas dalam fungsi
penerimaan dan penyimpanan
barang yang dilakuan oleh
bagian gudang
4. Penghitungan
fisik persediaan harus dilakukan
oleh suatu panitia yang
terdiri dari fungsi
pemegang kartu penghitung
fisik, fungsi penghitung, dan
fungsi pengecek
√ Sesuai Teori
5. Panitia yang
dibentuk harus terdiri dari
karyawan selain karyawan fungsi
gudang dan fungsi akuntansi
persediaan.
√ Karyawan gudang
dan akuntansi
masih terlibat
langsung dalam
proses penghitungan fisik
persediaan
Sumber : Data Diolah Berdasarkan hasil dari wawancara yang telah dilakukan, peneliti
dapat menyimpulkan bahwa struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas belum sesuai teori, karena dari lima
struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas dua struktur sudah sesuai dengan teori. Rumah sakit belum memisahkan
fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan, fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan barang. Rumah sakit juga belum
membentuk panitia penghitungan fisik persediaan yang benar, karena karyawan bagian gudang dan karyawan bagian akuntansi masih ikut
dalam proses stock opname. Dengan demikian disimpulkan bahwa struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas
yang di terapkan RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta belum sepenuhnya baik, karena baru dua dari lima pernyataan struktur
organisasi yang memisahkan tanggungjawab secara tegas sesuai dengan teori.
2. Deskripsi Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Kategori