Unsur-unsur Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi Persediaan

Suatu sistem harus memiliki suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. g. Keluaran sistem output Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. h. Sasaran sistem objectives Suatu sistem pasti mempunyai sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada gunannya.

B. Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi 2010:3-5, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah: a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer, digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data, contohnya keyboard. b. Jurnal Jurnal merupakan cacatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Di dalam jurnal data keuangan digolongkan sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. c. Buku besar Buku besar terdiri dari berbagai rekening yang digunakan dalam meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya di dalam jurnal. d. Buku pembantu Buku pembantu merupakan rincian dari buku besar. Transaksi pertama kali dicatat di buku pembantu dan dipindah ke buku besar jika akan membuat laporan keuangan. e. Laporan Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi yang sudah diolah terlebih dahulu. Laporan dapat berupa hasil cetak komputer dan softcopy yang dapat dilihat dari media seperti komputer.

C. Sistem Akuntansi Persediaan

1. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan Menurut Mulyadi 2010:553, Sistem akuntansi persediaan adalah sistem akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, dan sistem retur pembelian. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali. Persediaan merupakan unsur aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual dalam kegiatan bisnis yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual. Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang ada di perusahaannya. Persediaan di perusahaan tidak boleh ada terlalu banyak dan tidak boleh ada terlalu sedikit pula. Karena akan mempengaruhi jumlah biaya yang harus dikeluarkan untuk persediaan tersebut. Persediaan mempunyai beberapa fungsi penting bagi perusahaan, yaitu: a. agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi, b. untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi, c. untuk memperoleh keuntungan dari adanya potongan, karena membeli dalam jumlah yang banyak maka akan ada diskon, d. untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca buruk, e. untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses. Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang langsung maupun tidak langsung, yang berhubungan dengan pembelian, penjualan, dan persediaan. Biaya persediaan bahan baku atau barang yang dibeli untuk kemudian dijual kembali, biaya termasuk pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya yang terjadi sampai barang siap untuk dijual. 2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan a. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggungjawab penuh dalam semua kegiatan penyimpanan barang persediaan di gudang dan fungsi gudang juga bertanggungjawab pada sistem perhitungan fisik dimana fungsi gudang harus melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat pada kartu gudang berdasarkan hasil fisik persediaan. b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggungjawab terhadap persediaan barang yang sudah menipis atau hampir habis kepada suplier. c. Fungsi Penerimaan Barang Fungsi penerimaan barang bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas, dan kuantitas barang yang diterima dari suplier. Selain itu fungsi penerimaan barang juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang diterima dari retur pembeli. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi mempunyai tugas untuk mencatat keluar masuknya uang dan fungsi pencatat masih tidaknya persediaan. Di dalam sistem perhitungan fisik, fungsi akuntansi juga bertanggungjawab dalam: 1 Mencatat harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil perhitungan fisik 2 Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik 3 Melakukan pencatatan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik 4 Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan. 5 Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian dan persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. e. Fungsi Perhitungan Fisik Persediaan Fungsi perhitungan fisik persediaan melakukan tugasnya sebagai penghitung fisik persediaan dan memberikan hasil perhitungannya tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk nantinya digunakan sebagai penyesuaian terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. 3. Dokumen Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah: a. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan suatu formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu. Surat ini dibuat rangkap dua lembar setiap terdapat permintaan, satu lembar digunakan untuk fungsi pembelian sedangkan tembusannya digunakan untuk arsip dari fungsi yang meminta barang. b. Surat Permintaan Penawaran Harga Merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang benar. c. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. d. Laporan Penerimaan Barang Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari pemasok ke kartu gudang. e. Laporan Pengiriman Barang Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang. f. Memo Debit Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan. g. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat pengeluaran barang gudang. h. Bukti Pengembalian Barang Gudang Digunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pencatatan tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Selain itu, juga dipakai oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya dan untuk mencatat pengembalian barang ke dalam jurnal umum. i. Kartu Perhitungan Fisik Kartu ini digunakan untuk melakukan perekaman atau pencatatan hasil perhitungan fisik dari persediaan. j. Daftar Hasil Perhitungan Fisik Daftar ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam ke bagian dari kartu persediaan fisik. k. Bukti Memorial Bukti ini digunakan untuk membuktikan penyesuaian rekening persediaan sebagai akibat dari transaksi tertentu atau adanya perhitungan ulang fisik persediaan. 4. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah: a. Kartu Gudang Kartu gudang berfungsi untuk mencatat persediaan dan mutasi barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, tetapi hanya berisi informasi jumlah tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu ini disimpan di gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. b. Kartu Barang Kartu ini biasanya diletakkan pada tempat penyimpanan barang. Kartu ini berfungsi sebagai indentitas barang yang disimpan. c. Kartu Persediaan Kartu ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang. Kartu ini juga digunakan sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang di gudang. d. Kartu Hutang Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu hutang. e. Jurnal Umum Jurnal umum berfungsi untuk mencatat jurnal harga pokok barang yang dijual. 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Prinsip-prinsip umum yang harus diperhatikan Soemita,1981:38-40 a. Prosedur Permintaan Pembelian Di dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunkan surat permintaan pembelian. Surat permintaan pembelian ini merupakan surat bukti pesanan pembelian. Surat permintaan pembelian ini merupakan suatu bukti pesanan pembelian. Bagian pembelian akan mencocokkan kondisi persediaan fisik persediaan sebelum menyetujui permintaan pembelian. Tidak ada barang-barang yang dibeli sebelum mendapat persetujuan dari instansi yang berwenang. b. Prosedur Penerimaan Barang Jika perusahaan terlalu kecil untuk menyelenggarakan administrasi persediaan yang terus menerus, maka harus dibuat suatu laporan penerimaan. Tiap daftar penerimaan barang harus dicocokkan dengan pesanan pembelian dan mencatat banyaknya barang-barang yang diterima, berikut tanggal penerimaannya dalam surat pesanan pembelian. Karyawan yang diberi tugas untuk menerima barang-barang tidak diijinkan untuk melihat surat permintaan pembelian atau catatan-catatan pesanan pembelian, supaya ia jangan mencatat banyaknya barang yang dipesan, akan tetapi harus mencatat banyaknya barang-barang yang benar-benar diterima yang mungkin berbeda dengan barang yang dipesan, oleh karena adanya kesalahan-kesalahan dari pihak penjual. Tiap barang harus dihitung, ditimbang atau diukur kuantitas maupun kualitas untuk memperoleh keyakinan bahwa yang dibayar adalah hanya barang-barang yang telah diterima. c. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang dari Gudang Mulyadi,2010:574 Prosedur ini adalah prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini terjadi proses perekaman, yaitu pencatatan harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi. Dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang untuk mencatatat terjadinya pemakaian barang yang mengakibatkan berkurangnya persediaan. Bukti ini digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan sebagai akibat pemakaian intern. Gambar 2.1: Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Sumber: Mulyadi 2010:437 6. Sistem Perhitungan Fisik Persediaan Di dalam bagian kartu persediaan terjadi proses pencatatan akuntansi yang menghasilkan catatan akuntansi berupa kartu persediaan. Bagian gudang bertanggungjawab untuk melaksanakan pencatatan akuntansi yang bisa diandalkan atas penyimpanan fisik persediaan di gudang, sedangkan bagian kartu persediaan bertanggungjawab untuk melakukan pencatatan akuntansi yang bisa diandalkan mengenai persediaan yang disimpan pada bagian gudang. Secara teratur catatan persediaan yang telah dicatat pada bagian kartu persediaan harus dicocokkan dengan persediaan yang secara fisik ada di gudang. Prosedur ini dilakukan untuk menjaga aset yang ada di gudang karena kondisi barang yang kemungkinan mengalami kerusakan pada saat penyimpanan di gudang atau karena kemungkinan terjadinya pencurian terhadap barang yang disimpan di gudang. Sistem perhitungan fisik persediaan pada umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban di bagian kartu persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakan, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan pada bagian kartu persediaan. a. Dokumen Menurut Mulyadi 2010:576, dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah: 1 Kartu perhitungan fisik Dalam perhitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung dan pengecek. Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan. 2 Daftar hasil perhitungan fisik Di dalam dokumen ini dicatat harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan yang dilakukan bagian kartu persediaan yang berdasarkan atas data yang telah dicatat dalam kartu persediaan. Daftar hasil perhitungan fisik persediaan yang telah selesai diproses kemudian ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik dan otorisasi oleh direktur utama. Kemudian daftar ini digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggungjawaban dari bagian kartu persediaan mengenai keandalan penyelanggaraan catatan akuntansi persediaan. Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam perhitungan kedua kartu perhitungan fisik. 3 Bukti memorial Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan penyesuaian rekening persediaan sebagai akibat dari hasil perhitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan. b. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah Mulyadi 2010:577: 1 Kartu persediaan Kartu persediaan digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data persediaan kuantitas dan harga pokok total yang tercantum dalam kartu persediaan pada bagian kartu persediaan yang dihitung dari hasil perhitungan fisik persediaan. 2 Kartu gudang Kartu gudang digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data persediaan kuantitas yang tercantum dalam kartu gudang diselenggarakan oleh bagian gudang, berdasarkan perhitungan fisik persediaan. 3 Jurnal umum Didalam sistem perhitungan fisik persediaan, jurnal umum digunakan untuk mencatat penyesuaian rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik. c. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan Fungsi yang dibentuk dalam melaksanakan proses penghitungan fisik persediaan pada umumnya bersifat sementara, yang berbentuk panitia, yang anggotanya dipilih dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia perhitungan fisik persediaan terdiri dari: 1 Pemegang kartu perhitungan fisik 2 Penghitung 3 Pengecek Fungsi yang terkait dalam setiap perhitungan fisik persediaan adalah: 1 Panitia penghitungan fisik persediaan Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjusment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Pemegang kartu perhitungan fisik bertugas untuk menyimpan dan mendistribusikan kartu perhitungan fisik kepada para penghitung, dan melakukan perbangingan hasil perhitungan fisik persediaan yang telah dilaksanakan oleh penghitung dan pengecek dan mencatat hasil perhitungan fisik persediaan dalam daftar hasil perhitungan fisik. 2 Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggungjawab mencantumkan harga perolehan satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil perhitungan fisik, mencantumkan harga perolehan total dalam daftar hasil perhitungan fisik dan membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. 3 Fungsi gudang Fungsi gudang bertanggungjawab untuk menyimpan persediaan, mengajukan permintaan pengadaan barang kepada bagian produksi dan melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik. d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Persediaan Menurut Mulyadi 2010:580, jaringan prosedur yang membentuk sistem perhitungan fisik persediaan adalah: 1 Prosedur penghitungan fisik Dalam prosedur ini penghitung dan pengecek menghitung secara independen tiap jenis persediaan di gudang untuk kemudian mencatatat hasilnya dalam kartu penghitungan fisik. 2 Prosedur kompilasi Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian perhitungan pertama dan bagian perhitungan kedua kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian perhitungan kedua kartu penghitungan fisik ke dalam daftar penghitungan fisik. 3 Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan Dalam prosedur ini bagian kartu persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung. 4 Prosedur Adjustment Dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam prosedur ini pula Bagian Gudang melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang. e. Unsur Pengendalian Intern pada Sistem Perhitungan Fisik Persediaan Menurut Mulyadi 2010:581, unsur pengendalian intern dalam sistem penghitungan fisik persediaan digolongkan ke dalam tiga kelompok, yaitu: 1 Organisasi a Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek. b Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan. 2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan. b Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik. c Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi kuantitas maupun harga pokok total tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik. 3 Praktik yang Sehat a Kartu penghitung fisik benomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik. b Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek.

D. Sistem Pengendalian intern