Sistem Pengendalian intern LANDASAN TEORI

b Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek.

D. Sistem Pengendalian intern

1. Definisi Menurut Sawyer 2003:46, sistem pengendalian intern terdiri dari rencana organisasi yang mengkoordinasikan dan melakukan pengukuran dalam suatu usaha untuk i. Mengamankan asset harta perusahaan, ii. Mengecek keakuratan, dan iii. Data akuntansi yang dapat dipercaya, sehingga dapat meningkatkan operasional secara efisien dan meningkatkan ketaatan terhadap kebijakan manajerial Secara umum, sistem pengendalian intern sebagai sistem pengendalian dalam suatu organisasi yang dirancang untuk mencegah dan mendeteksi terhadap kesalahan yang akan terjadi serta mengendalikan dan melindungi seluruh aktivitas organisasi dari penyimpangan-penyimpangan lainnya yang dapat merugikan perusahaan. 2. Tujuan Sistem Pengendalian intern Tujuan sistem pengendalian intern yaitu Mulyadi, 2010:163: a. Menjaga kekayaan organisasi b. Mengecek keandalan dan ketelitian data akuntansi c. Mendorong efisiensi, dan d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen 3. Atribut Sistem Pengendalian Intern Sistem akuntansi yang dibangun dalam suatu sistem pengendalian intern yang memadai diharapkan dapat menghasilkan data yang dapat dipercaya dan dapat digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari hal-hal yang merugikan perusahaan. Beberapa karakteristik yang harus melekat dalam kegiatan pengendalian, khususnya yang berkaitan dengan sistem pengendalian intern, menurut Suwardjono 2003:280 adalah: a. Pemisahan fungsi Fungsi-fungsi yang terlibat dalam suatu transaksi yang bermuara pada penciptaan data akuntansi harus dipisahkan dan dikerjakan oleh pihak yang berbeda dan independen. Fungsi yang terkait dalam suatu transaksi meliputi penyimpanan baranguang, pencatatan, pelaksanaan suatu transaksi ataupun operasi perusahaan, dan otorisasi. Pemisahan fungsi penyimpanan, pencatatan, dan pelaksanaan transaksi menjamin tercapai reliabilitas data. Pemisahan tugas secara tegas dengan deskripsi jabatan yang jelas sehingga untuk tiap tugas ada yang bertanggungjawab secara tegas bisa membuat tujuan pengendalian akuntansi dapat tercapai. Dengan adanya pemisahan tugas nantinya jika terjadi kecurangan yang dilakukan oleh seseorangbagian yang melaksanakan suatu transaksi dapat dideteksi. Pemisahan fungsi sebagai sarana pengendali akan tidak efektif jika ada kolusi diantara karyawan dalam suatu bagian. b. Otorisasi transaksi yang layak Sistem otorisasi menjamin bahwa yang tercatat dalam sebuah sistem akuntansi hanyalah transaksi yang sah. Untuk mencegah terjadinya tindakan kecurangan harus ditetapkan prosedur otorisasi dan pengesahan yang jelas dan layak. Dengan sistem otorisasi maka setiap transaksi yang dicatat dalam sistem akuntansi harus ada otorisasinya. Dengan demikian, transaksi yang terjadi merupakan bagian dari kebijakan perusahaan secara keseluruhan. Bukti pembukuan yang memuat persetujuanpengesahan dari pihak yang bertanggungjawab untuk dapat mencatat suatu transaksi ke dalam suatu sistem akuntansi. Pengesahan mempunyai fungsi untuk meyakinkan bahwa kebijakan perusahaan telah dilaksanakan. Jadi otorisasi berbeda dengan pengesahan. Keputusan untuk mengirim kendaraan kepada pembeli dan mengeluarkan kos kendaraan dari catatan pembukuan merupakan persetujuan sedangkan keputusan untuk menjual kendaraan bekas merupakan otorisasi. Otorisasi merupakan dasar untuk melakukan pengesahan. c. Dokumen dan sarana pencatatan yang memadai Perusahaan berkewajiban untuk merancang sistem akuntansi yang memadai yang terdiri atas prosedur akuntansi yang jelas yang dimuat dalam buku pedoman akuntansi, buku pencatatan jurnal dan buku besar, dokumen formulir. Dokumentasi memberi kepastian bahwa semua keputusan dapat dievaluasi kelayakannya. Menurut Suwardjono 2003:281, pedoman pengendalian yang berkaitan dengan dokumen antara lain: 1 Tempat penyimpanan yang aman, baik dari kemungkinan pencurian atau kebakaran. 2 Hanya orang yang berwenang berhak mengambil dan membaca dokumen tertentu biasanya yang bersifat rahasia. 3 Semua dokumen pembukuan diberi nomor urut yang telah dicetak prenumbered. 4 Dokumen transaksi harus diselesaikan segera setelah transaksi. 5 Bukti pembukuan harus didukung oleh bukti transaksi yang sah. d. Keamanan fisik aset yang memadai Keamanan fisik memberi perlindungan terhadap aset perusahaan yang menghindarkan dari kehilangan atau kerusakan. Beberapa aset perusahaan memerlukan pengamanan yang lebih untuk menghindari kerugian dengan cara menjaga dan menyimpannya secara memadai. e. Kualifikasi pegawai yang sepadan Pegawai yang memadai menjamin terlaksananya pekerjaan secara efisien dan efektif. Pegawai yang andal akan mengurangi terjadinya kesalahan dalam bekerja. Untuk menunjang keefektifan dan keefisienan maka sebaiknya perusahaan memberikan program pelatihan dan memberikan insentif kepada pegawai yang prestasinya baik. f. Rotasi tugas dan pemberian cuti Rotasi tugas dalam sebuah perusahaan bisa mencegah terjadinya penyimpangan dan juga mendeteksinya bila terjadi penyimpangan sekaligus memberikan suasana baru bagi karyawan. g. Pemeriksaan mendadak Pemeriksaan mendadak di dalam sebuah perusahaan bisa mencegah niat untuk melakukan kecurangan. Pemeriksaan mendadak dilakukan untuk mendorong agar karyawan menaati prosedur yang ada dan untuk mendeteksi penyimpangan yang terjadi setiap saat. Dalam pemeriksaan mendadak sebaiknya perusahaan menggunakan jasa dari luar bagian yang akan diperiksa. h. Verifikasi Intern Menurut Suwardjono 2003:282, “verfikasi Intern yaitu suatu atribut sistem pengendalian Intern yang memungkinkan hasil pekerjaan seseorangbagian yang satu secara automatis diuji atau diverifikasi oleh orangbagian yang lain yang independen.” Saling uji antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya dapat mendeteksi terjadinya sebuah kesalahan sehingga data yang dihasilkan dapat diandalkan. Verifikasi Intern sangat penting terutama dalam menentukan kesesuaian antara catatan dan eksistensi fisik sebuah aktiva. i. Praktik yang sehat Praktik yang sehat mendorong perusahaan untuk mencapai tujuan sistem pengendalian internnya. Penggunaan register kas, rotasi jabatan, peggunaan fire-alarm merupakan beberapa contoh praktik yang sehat. Atribut-atribut yang sudah disebutkan diatas saling berkaitan dan bila bisa dijalankan bersama-sama sesuai prosedur akan membentuk suatu sistem pengendalian intern yang andal di sebuah perusahaan. Didalam penerapannya sebaiknya diperhatikan apakah sistem pengendalian intern sepadan dengan risiko keuangan dan manfaat yang diperoleh akibat tidak adanya sistem pengendalian intern. 4. Pengendalian Intern atas Persediaan Pengendalian intern atas persediaan sangat diperlukan mengingat aktiva persediaan termasuk golongan aktiva lancar. Pengendalian intern atas persediaan bertujuan untuk mengamankan atau mencegah aktiva perusahaan dari tindak pencurian, penyelewengan, penyimpangan, dan kerusakan serta menjamin ketepatan penyajian persediaan dalam laporan keuangan. Pengendalian intern atas persediaan dimulai pada saat barang diterima dari pemasok. Bagian penerimaan menyiapkan laporan penerimaan barang yang bernomor urut cetak untuk menetapkan tanggungjawab awal atas persediaan. Setiap laporan penerimaan barang harus dicocokkan dengan formulir pesanan pembelian yang asli, cara ini dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan apa yang dipesan. Harga barang yang dipesan, yang tertera pada formulir pesanan pembelian, dicocokkan dengan harga yang tercantum dalam faktur tagihan invoice. Pengendalian intern atas persediaan melibatkan alat pengamanan, seperti kaca dua arah, kamera, sensor magnetik, kartu akses gudang, pengatur suhu ruangan, termasuk petugas keamanan. Dalam pengendalian intern atas persediaan juga harus diperhatikan mengenai tempat penyimpanan persediaan. Persediaan disimpan dalam gudang di mana aksesnya dibatasi hanya untuk karyawan tertentu saja. Setiap pengeluaran barang dari gudang harus dilengkapi atau didukung dengan formulir permintaan barang, yang telah diotorisasi. Suhu tempat penyimpanan barang diatur untuk menghindari terjadinya kerusakan atas barang dagangan. 5. Unsur Pengendalian Intern dalam Persediaan a. Organisasi Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian intern seperti: 1 Harus dipisahkan tiga fungsi pokok yaitu fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. 2 Tidak ada transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu fungsi saja. Unsur pokok sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan: 1 Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang 2 Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi 3 Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan 4 Fungsi penyimpanan harus terpisah dari fungsi akuntansi 5 Tidak satupun departemen diberi tanggungjawab untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1 Daftar kebutuhan barang dan surat permintaan barang diotorisasi oleh kepala bagian gudang 2 Surat penawaran yang dikirim kepada supplier diotorisasi oleh kepala bagian pembelian 3 Formulir order pembelian persediaan barang diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi 4 Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian penerimaan barang 5 Memo debit untuk retur pembelian barang diotorisasi oleh bagian keuangan 6 Register bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala bagian keuangan 7 Surat tanda penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian gudang c. Praktik yang sehat 1 Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang. 2 Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian 3 Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang 4 Memo debit dan retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian. 5 Barang hanya diperiksa dan diterima oleh bagian penerimaan barang jika bagian ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian 6 Bagian penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan membandingkan dengan tembusan surat order pembelian. 7 Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. d. Karyawan yang kompeten 1 Seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan tertentu 2 Pemberian latian kerja kepada calon karyawan. 3 Pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar selalu sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. 36

BAB III METODE PENELITIAN