Rini Kalasan Yogyakarta, dapat disimpulkan bahwa catatan akuntansi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengadaan dan pemakaian
obat dan alat kesehatan tidak sesuai dengan teori, karena dua dari enam catatan akuntansi yang terdapat dalam teori tetapi tidak terdapat dalam
praktik.
5. Deskripsi Bagan Alir Dokumen
a. Prosedur pembelian dan penerimaan obat dan alat kesehatan RS
Panti Rini Kalasan Yogyakarta, sebagai berikut:
1 Bagian Gudang:
a Gudang mengecek persediaan obat habis pada buku obat
habis.
b Mengadakan
pembelian dengan
membuat order
pembelian OP atas persediaan obat dan alat kesehatan
yang akan habis.
c Menyerahkan order pembelian kepada kepala apoteker
untuk meminta persetujuan pembelian.
d Gudang mengisi buku dan memberikan buku ekspedisi
kepada bagian ekspedisi untuk dikirimkan ke RS Panti Rapih bagian akuntansi, bagian keuangan, dan bagian
pembelian. Bagian gudang mengarsipkan sementara OP
lembar ke lima.
e Gudang mengisi buku dan memberikan buku ekspedisi
kepada bagian ekspedisi untuk dikirimkan ke RS Panti Rapih bagian akuntansi, bagian keuangan, dan bagian
pembelian. Bagian gudang mengarsipkan sementara OP
lembar ke lima.
f Gudang mengisi buku dan memberikan buku ekspedisi
kepada bagian ekspedisi untuk dikirimkan ke RS Panti Rapih bagian akuntansi, bagian keuangan, dan bagian
pembelian. Bagian gudang mengarsipkan sementara OP
lembar ke lima.
g Pada saat obat dan alat kesehatan di kirim supplier ke RS
Panti Rini Kalasan Yogyakarta bagian gudang menerima obat dan alat kesehatan yang dikirim oleh supplier.
Gudang membuka kembali arsip OP lembar ke lima untuk mengecek bahwa barang yang dikirim sudah
sesuai dengan OP. Jika tidak sesuai gudang membuat memo retur pada OP dan menyerahkan kembali faktur
penjualan kepada supplier. Jika sesuai, gudang menandatangani faktur. Kemudian membuat Bukti
Penerimaan Barang Gudang Perbekalan Farmasi
BPBGPF dan meminta tandatangan kepada sales sebagai bukti bahwa barang sudah diterima sesuai OP.
Bagian gudang mengarsipkan sementara faktur penjualan
lembar ke tiga.
h Bagian gudang menulis laporan penerimaan barang pada
buku penerimaan barang.
i Bagian gudang memperbaharui catatan kartu persediaan
barang sesuai dengan obat dan alat kesehatan yang
diterima.
j Setiap akhir bulan bagian gudang menyerahkan OP
lembar ke lima, BPBGPF lembar pertama, dan surat jalanfaktur penjualan lembar ke dua ke bagian
akuntansi. Kemudian bagian akuntansi mengarsipkan
OP, BPBGPF dan surat jalanfaktur.
k Setiap akhir bulan bagiang gudang menyerahkan
BPBGPF lembar ke tiga ke kepala apotker.
2 Kepala Apoteker:
a
Kepala apoteker menerima OP dari bagian gudang.
b Kepala apoteker mengotorisasi OP dan menyerahkan
kembali OP ke bagian gudang.
c Setiap akhir bulan kepala apoteker menerima BPBGPF
lembar ke tiga untuk dicatat ke dalam buku penerimaan
barang.
d BPBGPF lembar ke tiga dan buku penerimaan barang
diarsipkan permanen oleh kepala apoteker urut tanggal.
3
Bagian Ekspedisi:
a Bagian ekspedisi menyerahkan OP sekaligus meminta
otorisasi pada buku ekspedisi kepada bagian akuntansi, bagian keuangan, dan bagian pembelian RS Panti Rapih
sebagai bukti telah menyerahkan OP. Kemudian menyerahkan kembali buku ekspedisi ke bagian gudang
RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta.
4 Bagian Pembelian RS Panti Rapih:
a Bagian pembelian RS Panti Rapih memesankan obat dan
alat kesehatan ke supplier sesuai OP. Lembar pertama OP diserahkan ke supplier dan lembar ke empat
diarsipkan oleh bagian pembelian RS Panti Rapih.
5 Supplier:
a Supplier menerima OP dan menyiapkan pesanan obat
dan alat kesehatan sesuai dengan OP. Supplier mengarsipkan OP lembar pertama. Supplier melalui sales
mengirimkan obat dan alat kesehatan ke bagian gudang RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta dengan membawa
dokumen Faktur Penjualan.
b Supplier melalui sales mengirim faktur yang sudah
diotorisasi bagian gudang dan bagian akuntansi RS Panti
Rapih.
6 Bagian Akuntansi:
a Disetiap akhir bulan bagian akuntansi menerima OP
lembar ke lima, BPBGPG lembar pertama dan Faktur Penjualan lembar ke dua dari bagian gudang. Bagian
akuntansi menginput pembelian dan penerimaan barang
ke buku besar.
b Pada saat menerima tagihan obat dari RS Panti Rapih
bagian akuntansi menerima tagihan pembelian obat dan alat kesehatan dari RS Panti Rapih. Menjelang saat jatuh
tempo, bagian akuntansi mencocokkan tagihan dari RS Panti Rapih dengan data yang sudah ada di RS Panti
Rini. Jika sesuai, bagian akuntansi membuat Surat Perintah Pembayaran untuk mengajukan permintaaan
pembayaran utang atas obat dan alat kesehatan kepada
bagian keuangan RS Panti Rini.
Sistem Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan
Mulai
Membuat OP
Mengisi buku
ekspedisi 2
3 N
1 Mencek
persediaan obat habis
pada buku obat habis
OP OP
1 4
OP 3
OP 2
OP 5
1 Buku
Ekspedisi
Gudang
OP OP
1 4
OP 3
OP 2
OP 5
1 OP
OP 1
4 OP
3 OP
2 OP
5 1
Keterangan: OP
: Order Pembelian Gambar 5.1 : Bagan Alir Sistem Pembelian Obat dan Alat Kesehatan RS Panti
Rini Kalasan Yogyakarta
Sistem Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan
Keterangan: OP
: Order Pembelian Gambar 5.1 : Bagan Alir Sistem Pembelian Obat dan Alat Kesehatan RS Panti
Rini Kalasan Yogyakarta Lanjutan
Mengotorisasi OP
OP OP
1 4
OP 3
OP 2
OP 5
1
2 1
Kepala Apoteker
OP OP
1 4
OP 3
OP 2
OP 5
1 3
Mengirim OP ke RS Panti
Rapih dengan membawa
buku ekspedisi
4 OP
1 4
OP 3
OP 2
OP 1
Buku Ekspedisi
OP 1
4 OP
3 OP
2 OP
1 Buku
Ekspedisi
Ekspedisi
Bagian Akuntansi RS Panti Rapih
Bagian Keuangan RS Panti Rapih
Sistem Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan
OP 4
OP 1
5 N
Buku ekspedisi
Mengotorisasi buku ekspedisi
Memesankan barang ke
supplier
OP 4
OP 1
Buku ekspedisi
Dikembalikan ke bagian gudang
RS Panti Rini 4
Bag. Pembelian RS Panti Rapih
5
OP 1
Menyiapkan barang
sesuai OP
Mengirimkan barang
Bersamaan dengan
barang
6
Suplier
OP 3
OP 2
Faktur Penjualan 1
Keterangan: OP
: Order Pembelian Gambar 5.1 : Bagan Alir Sistem Pembelian Obat dan Alat Kesehatan RS Panti
Rini Kalasan Yogyakarta Lanjutan
Sistem Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan
6
Mengecek Barang yang
Datang
Menandatangani Faktur Penjualan
Membuat mengotorisasi
BPBGPF dan minta otorisasi
dari supplier Barang sesuai
OP Ya
Tidak Membuat
Memo Retur pada OP dan
Faktur Penjualan
Dikembalikan ke Pemasok
Gudang
OP 3
OP 2
Faktur Penjualan 1
OP 3
OP 2
1
N OP
OP 4
3 OP
2 1
Dikembalikan ke pemasok
N
Ke Bagian Keuangan
RS Panti Rini
7 Menulis
laporan penerimaan
barang pada buku
penerimaan barang
Buku Penerimaan
Barang Ke Bagian Gudang dan
Akuntansi RS Panti Rapih
Selesai Faktur Penjualan
BPBGPF Kartu
Persediaan Barang
Memperbaharui catatan kartu
persediaan barang
OP 3
OP 2
1 Faktur Penjualan
N OP
5 Pada Saat
Barang Datang
OP 3
OP 2
1 Faktur Penjualan
N OP
5
OP 5
Bersamaan dengan
barang yang diretur
N
Keterangan: OP
: Order Pembelian BPBGPF
: Bukti Penerimaan Barang Gudang Perbekalan Farmasi
Gambar 5.1 : Bagan Alir Sistem Pembelian Obat dan Alat Kesehatan RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta Lanjutan
Sistem Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan
7
BPBGPF 3
Mencatat BPBGPF ke
dalam Buku Penerimaan
Barang
BPBGPF Buku
Penerimaan Barang
3
T
Kepala Apoteker
Keterangan: BPBGPF
: Bukti Penerimaan Barang Gudang Perbekalan Farmasi
Gambar 5.1 : Bagan Alir Sistem Pembelian Obat dan Alat Kesehatan RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta Lanjutan
Sistem Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan
Faktur Penjualan BPBGPF
OP
Menginput pembelian, penerimaan barang ke Buku
Besar Pada saat
menerima dokumen
dari Gudang
Akuntansi
N
5 1
2 OP
Faktur Penjualan N
Membuat SPP dan
meminta otorisasi
SPP
OP Faktur Penjualan
Surat Perintah Pembayaran
N Ke Bagian Keuangan
Selesai 3
5
3 5
Tagihan Pembelian Obat
Pada Saat Menerima
Tagihan Pembelian
Obat
Keterangan: OP
: Order Pembelian
Gambar 5.1 : Bagan Alir Sistem Pembelian Obat dan Alat Kesehatan RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta Lanjutan
b. Prosedur pengeluaran obat dan alat kesehatan dari gudang
perbekalan farmasi ke instalasi farmasi rawat inap RS Panti Rini
Kalasan Yogyakarta, sebagai berikut:
1
Instalasi Farmasi Rawat Inap:
a Petugas instalasi farmasi rawat inap menulis obat dan
alat kesehatan yang dibutuhkan pada Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Perbekalan Farmasi
BPPBGPF.
b Unit instalasi farmasi rawat inap mengotorisasi
BPPBGPF dan mengarsipkan BPPBGPF lembar ke dua.
2
Gudang:
a Bagian gudang mengotorisasi dan menyerahkan barang
berdasarkan BPPBGPF kepada petugas instalasi farmasi
rawat inap.
b Bagian gudang menulis pengeluaran barang pada buku
permintaan dan
pengeluaran barang.
Kemudian
memperbaharui catatan pada kartu persediaan barang
Sistem Pemakaian Obat dan Alat Kesehatan
1
OP 3
OP 2
BPPBGPF 1
Mengotorisasi dan
Menyerahkan barang
berdasarkan BPPBGPF
Menulis pengeluaran
barang pada buku permintaan dan
pengeluaran barang
OP 3
OP 2
BPPBGPF 1
2 N
Kartu Persediaan
Barang
Gudang
Selesai Membuat dan
mengotorisasi BPPBGPF
OP 3
OP 2
BPPBGPF 1
1 Mulai
2
BPPBGPF 2
N
Farmasi Rawat Inap
Keterangan : BPPBGPF
: Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Perbekalan Farmasi
Gambar 5.2 : Bagan Alir Pengeluaran Obat dan Alat Kesehatan dari Gudang Farmasi ke Instalasi Farmasi Rawat Inap RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta
c. Prosedur pengeluaran obat dan alat kesehatan dari instalasi
farmasi rawat inap ke pasien rawat inap RS Panti Rini Kalasan
Yogyakarta, sebagai berikut:
1
Perawat Rawat Inap:
a Perawat rawat inap mengisi Kartu Permintaan ObatAlat
Kesehatan Pasien Rawat Inap KPOAPRI. Kemudian perawat menyerahkan KPOAPRI kepada unit instalasi
farmasi rawat inap.
b Menerima obat dan alat kesehatan dari petugas instalasi
farmasi rawat inap.
c
Mencatat penerimaan obat dalam buku penerimaan obat.
d Menyerahkan obat sesuai petunjuk dokter kepada pasien
rawat inap.
2
Instalasi Farmasi Rawat Inap:
a Unit instalasi farmasi rawat inap menerima KPOAPRI
dan menyiapkan obat dan alat kesehatan sesuai
permintaan.
b Unit instalasi farmasi rawat inap menginput jenis dan
jumlah obat dan alat kesehatan yang diberikan ke
program komputer.
c Unit instalasi farmasi rawat inap mencetak Nota Instalasi
Farmasi Pasien Rawat Inap NIFPRI untuk kemudian
menempelkan NIFPRI pada KPOAPRI.
d Menyerahkan obat dan alat kesehatan ke perawat ruang
rawat inap.
e Mengarsipkan KPOAPRI per bangsal dan urut tanggal.
f Pada saat pasien selesai perawatan, Instalasi Farmasi
Rawat Inap menyerahkan KPOAPRI ke kassa pada saat
pasien akan pulang.
Sistem Pemakaian Obat dan Alat Kesehatan
Mengisi KPOAPRI
Membawa KPOAPRI ke
instalasi farmasi untuk
minta obat alkes
1 KPOAPRI
Mulai
Perawat Rawat Inap
1
Menyiapkan obatalkes
yg diminta Mengisi
kolom “Diberi” pada
KPOAPRI Input jumlah obatalkes yang
diberikan ke program komputer
Mencetak NIPFPRI
Menempelkan NIPFPRI pada
KPOAPRI Menyerahkan
obatalkes ke perawat ruang
perawatan rawat inap
Mengarsip NIPFRI per
bangsal dan urut tanggal
KPOAPRI
KPOAPRI T
Menyerahkan KPOAPRI ke Kassa
Pada saat pasien akan pulang
Farmasi Rawat Inap
NIPFPRI NIPFPRI
2 2
Menerima Obatalkes
dari petugas instalasi
farmasi rawat inap
Mencatat penerimaan
obat dalam buku
penerimaan obat
Menyerahkan obat sesuai
petunjuk dokter
kepada pasien
Buku Penerimaan
Obat
3 3
Selesai Bersamaan
dengan obat dan alat
kesehatan
Bersamaan dengan
obat dan alat kesehatan
Keterangan : KPOAPRI
: Kartu Permintaan ObatAlat Kesehatan Pasien Rawat Inap NIPFRI
: Nota Instalasi Farmasi Pasien Rawat Inap
Gambar 5.3 : Bagan Alir Pengeluaran Obat dan Alat Kesehatan dari Instalasi Farmasi Rawat Inap ke Pasien Rawat Inap RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta
d. Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan RS Panti Rini Kalasan
Yogyakarta, sebagai berikut:
1 Panitia Perhitungan Fisik Persediaan
a Panitia perhitungan fisik persediaan mencocokkan
kartu persediaan barang dengan jumlah barang sesuai dengan jenis dan nama masing-masing obat dan alat
kesehatan.
b Menuliskan hasil perhitungan fisik persediaan pada
kartu perhitungan fisik.
c Panitia perhitungan fisik persediaan menyerahkan hasil
perhitungan fisik
yang dituliskan
pada kartu
perhitungan fisik kepada ketua panitia perhitungan
fisik.
2
Ketua Panitia Perhitungan Fisik
a Ketua panitia perhitungan fisik persediaan merekap
jumlah hasil stok dikalikan dengan harga netto.
b Ketua panitia perhitungan fisik persediaan mencetak
dokumen hasil perhitungan fisik.
c Ketua panitia perhitungan fisik menyerahkan daftar
hasil perhitungan fisik kepada direktur dan bagian
akuntansi.
Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Obat dan Alat Kesehatan
Mencocokan kartu persediaan
barang dengan jumlah barang
sesuai dengan jenis dan nama
masing-masing obat
Kartu Perhitungan Fisik
Kartu Perhitungan Fisik
1 Mulai
Panitia Penghitungan Fisik Persediaan
1
Kartu Perhitungan Fisik
Rekap jumlah hasil stok
dikalikan dengan
harga netto
Mencetak dokumen
hasil perhitungan
fisik
Selesai Daftar hasil
perhitungan fisik
Melaporkan daftar hasil
perhitungan fisik kepada
direktur dan bagian
akuntansi
Ketua Panitia Perhitungan Fisik
Gambar 5.4 : Bagan Alir Pengeluaran Obat dan Alat Kesehatan dari Instalasi Farmasi Rawat Inap ke Pasien Rawat Inap RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta
B. Deskripsi Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Pengadaan dan
