Panti Rini Kalasan Yogyakarta. Namun dalam pelaksanaannya petugas di masing-masing fungsi masih merangkap tugas.
Contohnya karyawan bagian gudang memegang fungsi gudang, fungsi pembelian, dan fungsi penerimaan.
Berdasarkan analisis lapangan dalam sistem pengadaan dan pemakaian obat dan alat kesehatan ditemukan hasil bahwa fungsi
yang terkait dalam sistem pengadaan dan pemakaian obat dan alat kesehatan tidak sesuai dengan teori, karena fungsi yang terdapat
dalam teori tidak sesuai dengan yang diterapkan dalam praktik, namun fungsi gudang masih merangkap sebagai fungsi pembelian,
fungsi penerimaan barang.
2. Deskripsi Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengadaan
dan Pemakaian Obat dan Alat Kesehatan di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta:
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Prosedur permintaan pembelian di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta hanya dilakukan untuk pembelian yang tidak rutin.
Pembelian obat dan alat kesehatan RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta termasuk dalam pembelian rutin, sehingga berapapun
dan kapanpun ketika bagian gudang akan melakukan pembelian obat dan alat kesehatan langsung membuat order pembelian untuk
kemudian diotorisasi oleh bagian pembelian.
b. Prosedur Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta tidak melakukan prosedur penawaran harga karena prosedur ini dilakukan oleh RS Panti
Rapih. RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta hanya melakukan pemilihan pemasok. Pemasok yang menjadi mitra RS Panti Rini
Kalasan Yogyakarta sebelumnya sudah diseleksi terlebih dahulu, misalnya pemasok dipilih dari cepatnya pengiriman pesanan dan
barang yang dijual berkualitastidak cacat. c.
Prosedur Order Pembelian Transaksi pengadaan obat dan alat kesehatan di RS Panti Rini
Kalasan Yogyakarta dimulai dari bagian gudang. Bagian gudang membuat order pembelian untuk kemudian diotorisasi kepala
apoteker sebagai penanggung jawab pengadaan obat dan alat kesehatan. Bagian gudang mengarsipkan order pembelian lembar
ke lima, kemudian bagian gudang membuat catatan di buku ekspedisi untuk di bawa ke RS Panti Rapih melalui bagian
ekspedisi. Bagian ekspedisi mengirim order pembelian yang sudah diotorisasi ke RS Panti Rapih dengan membawa buku ekspedisi.
Bagian akuntansi, pembelian dan keuangan RS Panti Rapih mengarsipkan order pembelian. Bagian pembelian memesankan
obat dan alat kesehatan sesuai dengan order pembelian kepada pemasok. Pemesanan bisa dilakukan via telp ataupun dengan pesan
langsung kepada sales. Pemasok menyiapkan pengiriman sesuai
order pembelian dan mengirimkan barang beserta faktur penjualansurat jalan ke RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Bagian Gudang menerima barang yang sudah dipesan ke pemasok beserta faktur penjualansurat jalan. Kemudian bagian gudang
mencocokkan barang, faktur penjualansurat jalan dengan Order Pembelian OP. Bila cocok, faktur penjualansurat jalan
ditandatangani dan faktur penjualansurat jalan asli dikembalikan ke supplier. Bagian gudang membuat Bukti Penerimaan Barang
Gudang Perbekalan Farmasi BPBGPF rangkap empat dan ditandatangani oleh supplier. BPBGPF diarsipkan oleh bagian
gudang. e.
Prosedur Pencatatan Utang Bagian akuntansi menerima OP lembar ke lima dan BPBGPF
lembar kedua yang dilampiri faktur penjualansurat jalan dari bagian gudang, kemudian mencocokkan BPBGPF lembar ke dua,
faktur penjualansurat jalan dengan OP lembar ke lima, kemudian memeriksa kelengkapan otorisasi dari bagian gudang dan bagian
pembelian pada BPBGPF. f.
Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Farmasi Ke Instalasi Farmasi Rawat Inap.
Instalasi farmasi rawat inap membuat dan mengotorisasi BPPBGPF kemudian meminta otorisasi bagian gudang sebagai
persetujuan. Setelah instalasi farmasi rawat inap menerima obat dan alat kesehatan, kemudian bagian instalasi farmasi rawat inap
mencatat pada buku penerimaan barang, lalu memperbaharui kartu persediaan barang. Bagian Gudang mengarsipkan BPPBGPF dan
mengurangi stok obat dan alat kesehatan yang keluar pada kartu persediaan barang.
g. Prosedur Pengeluaran Barang dari Instalasi Farmasi Rawat Inap ke
Pasien Rawat Inap. Perawat rawat inap mengisi Kartu Permintaan ObatAlat kesehatan
Pasien Rawat Inap KPOAPRI sesuai petunjuk dokter, kemudian meminta obat dan alkes dengan membawa KPOAPRI ke instalasi
farmasi. Farmasi rawat inap menyiapkan obat dan alat kesehatan dan mengisi kolom “Diberi” pada KPOAPRI, lalu input jumlah
obat dan alkes yang diberikan ke program komputer, kemudian mencetak Nota Instalasi Farmasi Pasien Rawat Inap NIFPRI, lalu
menempelkan NIFPRI pada KPOAPRI. Farmasi rawat inap menyerahkan obat dan alat kesehatan ke perawat dan
menandatangani Rekap NIFPRI untuk kemudian ditandatangani oleh farmasi rawat inap.
Selanjutnya akan dibahas perbandingan mengenai uraian jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan dan
pemakaian obat dan alat kesehatan di RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta.
Tabel 5.2. Perbandingan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengadaan dan Pemakaian Obat dan Alat Kesehatan antara
Teori dan Praktik
No. Teori
Praktik Keterangan
Ada Tidak
Ada TDD
1. Prosedur
Permintaan Pembelian
√ Prosedur
permintaan pembelian
dilaksanakan oleh RS Panti Rapih,
sebagai
kantor pusat.
2. Prosedur
Permintaan Penawaran
Harga dan Pemilihan
Pemasok √
Prosedur permintaan
penawaran harga dan
pemilihan pemasok
dilaksanakan oleh RS Panti Rapih,
sebagai
kantor pusat.
3. Prosedur
Order Pembelian
√ Sesuai Teori
4. Prosedur
Penerimaan Barang
√ Sesuai Teori
5. Prosedur
permintaan dan
pengeluaran barang dari
gudang √
Sesuai Teori
6. Prosedur
Pencatatan Utang
√ Sesuai Teori
Keterangan : TDD = Tidak Dapat Diterapkan Sumber : Data Diolah
Berdasarkan jaringan prosedur yang terkait dalam pelaksanaan sistem pengadaan dan pemakaian obat dan alat kesehatan di RS
Panti Rini Kalasan Yogyakarta, terdapat dua dari enam prosedur
yang tidak dapat diterapkan. Prosedur permintaan pembelian dan prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
tidak bisa diterapkan oleh RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta karena kedua prosedur tersebut telah dilakukan oleh RS Panti
Rapih sebagai kantor pusat. Dan oleh karena RS Panti Rapih yang melaksanakan pemesanan obat dan alat kesehatan kepada pemasok.
Berdasarkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan dan pemakaian di RS Panti Rini, dapat disimpulkan
bahwa jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan dan pemakaian obat dan alat kesehatan tidak sesuai dengan teori.
3. Deskripsi Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pengadaan
