Kegiatan Perusahaan Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009

2. Kegiatan Perusahaan

Sesuai dengan pasal 3 Anggaran Dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan perusahaan meliputi hal sebagai berikut: a. Mengusahakan perkebunan Kelapa Sawit, karet, kecambah serta pengolahannya. b. Mengadakan rehabilitasi, pembangunan serta modernisasi perkebunan dan pembibitan, instalasi dan alat-alatnya sampai taraf yang mutakhir. c. Mendirikan dan mengusahakan perusahaan atau kehutanan. d. Melakukan ekspor dan penjualan lokal hasil perkebunan dan hasil hutan tersebut diatas. PT. Socfindo mempunyai beberapa kebun-kebun yang tersebar di daerah Sumatera Utara dan Aceh terdiri 3 Group: Group I : kebun Sei Liput Kebun Seunagan Kebun Seumanyam Kebun Lae Butar Group II : Kebun Mata Pao Kebun Bangun Bandar Kebun Tanah Gambus Kebun Tanjung Maria Kebun Tanah Besih Kebun Lima Puluh Group III : Kebun Aek Loba Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 Kebun Padang Pulo Kebun Negeri Lama Kebun Aek Pamienke Kebun Halimbe

3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Suatu organisasi yang baik tercermin dengan adanya penentuan kekuasaan outhority dan pembagian tugas yang jelas. Hal ini berarti orang yang bekerja di dalamnya akan mengetahui tugas masing-masing, hubungan kerja yang cukup jelas dan adanya hubungan vertikal dan horizontal yang baik antara segmen organisasi yang terkait. Dapat dilihat pada lampiran 2. Adapun pembagian tugas dan tanggungjawab pada PT. Socfindo Medan adalah sebagai berikut: a. Principal Director 1 Memimpin dan mengurus perusahaan 2 Mewakili perusahaan baik keluar maupun kedalam 3 Bertanggung jawab atas seluruh keputusan dan ketetapan dalam perusahaan b. General Manager 1 Mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan 2 Mewakili Principal Director c. Estate Adviser Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 Memberikan pendapatsaran langsung kepada Principal Director d. General Department Bagian Umum Dipimpin oleh seorang kepala bagian yang bertanggungjawab langsung kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut: 1 Urusan law Agrarian Affair a Mengurus masalah HGU b Menangani masalah keamanan yang timbul serta mengukur penjagaan asset perusahaan 2 Urusan Personil dan General Accounting a Menangani masalah kepegawaian b Mengontrol biaya umum dan membuat daftar gaji dan budget 3 Urusan General Affair HRD a Menangani masalah umum b Menbuat daftar dan perincian bangunan rumah staff dan karyawan kantor besar Medan 4 Urusan ISO a Menangani dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Lingkungan ISO 14001 dan K3 OHSAS 18000 b Menangani Aplikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 lingkungan ISO 14001 dan K3 OHSAS 18000 5 Urusan secretary Principal Director a Menyeleksi surat masukkeluar termasuk sistem filling Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 b Menyiapkan laporan kunjungan Principal Director dan laporan untuk komisaris 6 Urusan Liasion Office Jakarta dan Banda Aceh a Mengurus izin yang diperlukan dari BKPM, Deptan, Deperindag dan Depkeu b Mengurus keperluan dan kepentingan perusahaan di wilayah masing- masing e. Agricultural Department Bagian Tanaman Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dan bertanggungjawab kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut: 1 Urusan Kultur Teknis Kelapa sawit dan Karet a Membuat rekomendasi mengenai kultur teknis kelapa sawit b Mengecek dan mereview program pemupukan kelapa sawit, karet yang dibuat oleh staf urusan Adm kelapa sawit dan pemupukan c Mengecek dan mereview program sadap, stimulasi dan rencana klon serta panel deres yang dibuat oleh staff urusan Adm karet d Pengelolaan percobaan pemupukan 2 Urusan control panen kelapa sawit a Memeriksa seluruh aspek panen kelapa sawit b Memeriksa seluruh keperluan tanaman 3 Urusan Exploitasi karet Memeriksa seluruh aspek exploitasideresan, stimulasi semua kebun karet Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 4 Urusan hama dan penyakit tanaman a Melaksanakan pengendalian hama penyakit sawit dan karet b Membuat laporan pengendalian hama penyakit c Mengevaluasi pengendalian hama penyakit 5 Urusan Survey dan Pemetaan a Mensurvey areal dan membat peta dan ukurannya dan rekapitulasi luas areal kebun sawit dan karet b Membuat laporan hasil ukuran areal program peremajaan, perluasan dan konversi 6 Urusan Administrasi Karet a Budget, Progress report dan laporan tahunan b Membuat booklet program sadap stimulasi dan realisasi klon c Membuat booklet dan tabel estimasi produksi karet 7 Urusan Administrasi Kelapa Sawit dan Pemupukan a Membuat estimasi produksi TBS, MKS dan IKS per hatahun b Membuat program pemupukan dan realisasi pemupukan c Mereview realisasi produksi 8 Urusan Pesanan KebunBiaya Fisik a Laporan statistik, komputerisasi perkebunan b Analisa biaya capital c Membuat program cuci rumput, pasar rintis, gawangan dan biayanya 9 Urusan Adm Umum dan BudgetControl a Output data biaya potong buah dan tunasan Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 b Biaya tanaman baru dan tanaman belum menghasilkan c Biaya pemupukan d Progress report. Laporan tahunan dan expectorat laporan e Laporan produksi dan biaya germinator f. TechnicalTechnology Department Bagian teknik Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang bertanggungjawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut: 1 Urusan Plant, Building, Machinery and Processing Installation Maintenance a Membuat disain, kalkulus dan mengawasi pekerjaan bangunan pabrik dan seluruh instansi. b Memeriksa dan member petunjuk mengenai perawatan bangunan, intansi pabrik dan mesin pengolahan. c Melakukan kunjungan rutin ke kebun-kebun d Mengawasi pesanan barang dan mengevaluasi biaya perawatan bangunan, instansi pabrik dan mesin e Mengawasi perbaikan mesin-mesin dan instansi pabrik 2 Urusan Building and Civil Work a Mempersiapkan gambar dan bestek pekerjaan bangunan dan mesin-mesin b Mengevaluasi biaya pekerjaan sipil c Survey titi plat beton 3 Urusan Administrasi a Menerima dan memeriksa surat masuk, faktur Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 b Mempersiapkan surat tender kontrak kerja c Memonitor biaya eksploitasi pengolahan pemeliharaan mesin dan alat transport d Mempersiapkan laporan tahunan 4 Urusan Processing FFB, Quality Control, 3RD Party a Mengawasi Mutu TBS, MKS, IKS b Mengawasi air limbah c Membuat statistic pengolahan dan biaya pengolahan d Mengawasi kerugian semua proses produksi e Mengawasi Ekstraksi 5 Urusan Processing Rubber, Quality Control dan Influent Treatment a Mengawasi mutu produksi karet b Mengawasi serta menganalisa mutu air limbah pabrik karet c Menganalisa pengolahan dan membuat statistic pengolahan karet d Memonitor pengangkutan dan penjualan produksi e Sertifikasi produksi karet ISO 9001-2000 6 Urusan Processing FRF, PKOF, Amdal, ISO, Transport produksi a Mengawasi mutu produksi harian FRF, PKOF b Mengawasi mutu bahan baku proses produksi FRF, PKOF c Memonitor harga pembelian TBS pihak ketiga d Mengawasimemeriksa mutu air limbah e Mengurus semua urusan Amdal 7 Urusan Transport dan Heavy Equipment Maintenance Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 a Mengawasi pengangkutan semua produksi b Memeriksa, mengawasi kondisi alat trsnsport dan alat-alat berat c Memberikan petunjuk perawatan pengoperasian alat transport dan alat-alat berat g. Sales Department Bagian Penjualan Dipimpin oleh seorang Kepala bagian yang bertanggungjawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut: 1 Administration and local sales a Membuat anggaran dan realisasi penjualan dan penerimaan b Membuat dan memeriksa dokumen penjualan local c Membuat dan memeriksa laporan administrasi penjualan d Membuat faktur pajak penjualan local 2 Export Oil a Membuat dan memeriksa dokumen export CPO dan turunannya b Pembayaran pajak export c Memeriksa rekening PT. Socfindo 3 Export RubberSeeds and Local Seeds a Membuat dan memeriksa dokumen export karet dan kecambah b Membuat dan memeriksa dokumen penjualan kecambah 4 Tank Instansi Belawan a Melaksanakan export produksi karet b Melaksanakan export produksi CPO Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 c Penyimpanan produksi karet digudang TI h. Finance Department Bagian Perbelanjaan Dipimpin oleh seorang kepala bagian yang bertanggungjawab langsung kepada direksi dengan kegiatan sebagai berikut: 1 Urusan Head Office Accounting and Verification Accounting Section a Memeriksa slip jurnal hutang-hutang staff, pegawai dan pensiun b Memeriksa jurnal transaksi pembukuan kantor besar c Mempersiapkan financial result d Mempersiapkan laporan keuangan e Mempersiapkan daftar perincian No. 1271,1272, 1273, dan 1278 f Memeriksa laporan-laporan 2 Urusan payment Verification Section a Koordinasi payment verification b Memeriksa kembali seluruh dokumen pengajuan pembayaran sesuai syarat pembayaran hutang yang sah c Mempersiapkan pembayaran baik gaji atau pun pembayaran kepada pihak ke- III melalui transfer Bank d Mempersiapkan data penempatan dana perusahaan di Bank-Bank 3 Urusan Taxesjamsostek Section a Memeriksa SPT Masa PPh pasal 21, 23, 24, PPN, PBDR dan PBB b Memeriksa penacatatan pajak penghasilan PPh 21 pada general ledger dan membandingkannya dengan jumlah yang telah disetor ke kantor pajak c Membuat perincian Jamsostek terhutang untuk Kantor Besar Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 4 Urusan Estate Accounting Section a Memeriksa kembali Nota-nota tata buku kebun-kebun yang dipersiapkan oleh verificator laporan berupa; daftar klasifikasi biaya Ex-factory, perincian biaya pengolahan MKS dan IKS, stock pupuk, upah buruh rata- rata b Memeriksa kembali laporan dan Statistik permintaan uang bulanan, produksi, jurnal cost price, estate trial balance, perkiraan sementara kebun- kebun yang belum selesai, stock posisi, persentase lembur c Memeriksa kembali anggaran kebun-kebun selanjutnya mencetak dan mengirim kembali anggaran yang telah disetujui i. Purchase Department Bagian Pembelian Dipimpin oleh seorang kepala bagian yang bertanggungjawab langsung kepada Direksi dengan kegiatan sebagai berikut : 1 Urusan Import Purchase a Memeriksa seluruh proses import b Memeriksa permintaan uang dan pertanggung jawabannya c Melaksanakan proses import d Mengurus pengeluaran barang import dari pelabuhan udara dan laut 2 Urusan Local and Cash Purchasing a Memeriksa kontark-kontrak pembelian barang local b Memeriksa pembayaran dan faktur-faktur pembelian local dan pembayaran kontan c Memeriksa jurnal-jurnal supplier Silvia Irawana : Hubungan Total Quality Management Dengan Biaya Kualitas Pada PT. Socfindo Medan, 2009. USU Repository © 2009 d Rekonsiliasi stock gudang e Melakukan pembelian kontan f Membuat perbandingan harga 3 Gudang Pusat Central Godown a Menerima barang dari supplier b Mengirim barang kebutuhan kebun c Menyimpan barang sebelum dikirim ke kebun d Mempersiapkan dokumen pembayaran supplier j. IT Department a Mempersiapkan dan memelihara system komputerisasi yang terintegrasi SAP System untuk kantor besar dan Harvest IT plus untuk kebun-kebun b Mengadakan dan memelihara seluruh jaringan komputerisasi dan hardwarenya c Memelihara dan menyimpan data-data perusahaan yang ada diserver

4. Bidang Kegiatan Perusahaan